Stuurinformatie op Personeel: verschil tussen versies

Uit normenkaderzorg.nl
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
 
(102 tussenliggende versies door 5 gebruikers niet weergegeven)
Regel 3: Regel 3:
 
Met de inzet van personeel heb je als organisatie te maken met diverse vraagstukken. Betrouwbare personeel gerelateerde stuurinformatie is voor zowel het welzijn van de medewerkers alswel de bedrijfsvoering cruciaal.  
 
Met de inzet van personeel heb je als organisatie te maken met diverse vraagstukken. Betrouwbare personeel gerelateerde stuurinformatie is voor zowel het welzijn van de medewerkers alswel de bedrijfsvoering cruciaal.  
  
−
Waar personeel is spelen vragen omtrent zaken als ziekteverzuim en bezetting. Tevens is tijdig sturen op bijvoorbeeld onderbezetting van belang voor het welzijn van de medewerkers. ValueCare biedt deze en andere personele inzichten aan in overzichtelijke dashboards.  
+
Waar personeel is, spelen vragen omtrent zaken als ziekteverzuim en bezetting. Tevens is tijdig sturen op bijvoorbeeld onderbezetting van belang voor het welzijn van de medewerkers. ValueCare biedt deze en andere personele inzichten aan in overzichtelijke dashboards.  
  
 
Zo hebben wij verschillende inzichten op verzuim - o.a. verzuimduur, verzuimfrequentie en nulverzuimers -, in- en uitstroom van medewerkers en de bezetting op basis van het contract. Deze inzichten worden getoond vanuit verschillende doorsnedes, zoals per tijdsperiode, organisatieonderdeel, functie, arbeidsovereenkomst etc.
 
Zo hebben wij verschillende inzichten op verzuim - o.a. verzuimduur, verzuimfrequentie en nulverzuimers -, in- en uitstroom van medewerkers en de bezetting op basis van het contract. Deze inzichten worden getoond vanuit verschillende doorsnedes, zoals per tijdsperiode, organisatieonderdeel, functie, arbeidsovereenkomst etc.
 +
 +
=== Bronnen ===
 +
De data gepresenteerd in de rapportages is gebaseerd op het HR systeem (bijvoorbeeld AFAS, Beaufort) en het roostersysteem (bijvoorbeeld Inplanning, Ortec).
  
 
== Definities Personeel ==
 
== Definities Personeel ==
−
TBD
+
=== Algemeen ===
 +
De definities en rekenregels zijn gebaseerd op onderstaande bronnen:
 +
 
 +
* NVS Standaard voor verzuimregistratie: Nationale Verzuimstatistiek. Voor meer informatie: https://www.cbs.nl/nl-nl/onze-diensten/methoden/onderzoeksomschrijvingen/aanvullende-onderzoeksbeschrijvingen/berekening-van-verzuim-nvs-standaard-voor-verzuimregistratie-nationale-verzuimstatistiek
 +
* Vernet, voor meer informatie https://www.vernet.nl/definities/
 +
 
 +
Bij afwijkende definities tussen NVS en Vernet, zijn de definities van Vernet leidend.
 +
 
 +
=== AVG proof dashboards ===
 +
Vanuit de gedachtegang algemene verordening gegevensbescherming bevatten de AVG datasets geen informatie op individueel medewerker niveau zoals namen, leeftijd of personeelsnummers van medewerkers. Verder zijn er zo veel als mogelijk aggregaties gemaakt zonder de basisfunctionaliteiten te verliezen.
 +
 
 +
Filtercombinaties waarbij het aantal medewerkers dat getoond wordt 5 of lager is, is te herleiden naar een medewerker. Om een dataset AVG proof te maken wil je dit voorkomen. Om de datasets wel zo default mogelijk te maken, maar ook AVG proof zijn de volgende overwegingen gemaakt:
 +
 
 +
* Data op het niveau van medewerkers is privacy gevoelig, daarom is deze informatie uit de AVG datasets gehaald.
 +
* De AVG datasets kunnen data tonen t/m de kostenplaats. Hiermee is echter vaak nog te herleiden om welke medewerker het gaat. Daarom is het mogelijk om met een parameter in te stellen tot op welk organisatie niveau data wordt geaggregeerd.
 +
* Omdat de dataset geen informatie tot op medewerker niveau heeft, zitten velden zoals fulltimer en abreidsovereenkomst ook niet in de AVG dataset.
 +
* Om te voorkomen dat er met filtercombinaties te achterhalen is om welke medewerker het gaat is de leeftijdscategorie ook geaggregeerd tot Leeftijdscategorie per 10 jaar
 +
* Om te voorkomen dat er met filtercombinaties te achterhalen is om welke medewerker het gaat is het met een parameter mogelijk om op functie groep te aggregeren in plaats van op functie
 +
 
 +
===Default filters op rapportages===
 +
Op de Personeel rapportages worden in de regel de volgende filters toegepast:
 +
 
 +
* Meenemen personeel: Ja. Met dit filter kunnen specifieke medewerkers obv functie, arbeidsovereenkomst of WIA standaard uitgesloten worden van de overzichten. Bijvoorbeeld alle vakantiemedewerkers.
 +
* Stagiair: Nee. Standaard worden stagiaires uitgesloten van de rapportages. Stagiair data wordt getoond als deze filter wordt gewijzigd.
 +
* In loondienst: Ja. Standaard wordt er gekeken naar personeel in loondienst. Personeel niet in loondienst data wordt getoond als deze filter wordt gewijzigd.
 +
* Oproepkracht: Nee. Standaard worden oproepkrachten niet meegenomen in de berekening van verzuimcijfers. Door het filter te verwijderen worden oproepkrachten wel meegenomen in de berekening. ''Let op: Het veld oproepkracht moet wel gevuld zijn in de data voor de instelling wil dit niet meegenomen worden in de berekening.''
 +
 
 +
=== In-, door- en uitstroom van personeel ===
 +
Instroom: Instroom van FTE/Medewerkers op een organisatie niveau. Het kan gaan om instroom van extern of binnen de organisatie.
 +
 
 +
Uitstroom: Uitstroom van FTE/Medewerkers van een organisatie niveau. Het kan gaan om uitstroom naar extern of binnen de organisatie.
 +
 
 +
Doorstroom (In/Uit): Doorstroom binnen de organisatie wordt ook gekenmerkt als doorstroom in/uit.
  
 
=== Percentage nulverzuimers ===
 
=== Percentage nulverzuimers ===
−
Aantal unieke medewerkers dat in de geselecteerde periode 1 jaar lang geen verzuim heeft gehad ten opzichte van het totaal aantal medewerkers in de periode.
+
De definitie van een nulverzuimer is iemand die in de voorgaande 12 maanden niet heeft verzuimd. In onze rapportages wordt de som van het aantal FTE contract netto van de nulverzuimers in de rapportageperiode gedeeld door de som van FTE contact netto van het totaal aantal medewerkers.
 +
 
 +
Vb: Iemand is nog nooit ziek geweest en wordt voor het eerst ziek op 10 mei 2020. Dan telt deze medewerker in april 2020 nog mee als nulverzuimer, maar in mei 2020 niet meer.
 +
 
 +
=== Personeelsbezetting ===
 +
Bruto FTE is het aantal contractuele FTE's.
 +
 
 +
Om van de bruto naar de netto uren te komen wordt hetgeen vallende onder Wet arbeid en zorg van de bruto uren gehaald:
 +
 
 +
Netto FTE = Bruto FTE - Zwangerschap - Onbetaald verlof - Ouderschapsverlof - Pleegzorgverlof - Geboorteverlof + Verlofsparen
 +
 
 +
''Let op: Welke verlof soorten exact van de Bruto FTE worden afgehaald voor de berekening naar Netto FTE is in te stellen in de [https://www.normenkaderzorg.nl/index.php?title=Stuurinformatie_op_Personeel#Beheer_BI:_Declarabiliteit_parameters BI beheertabel: Beheer BI: Declarabiliteit parameters].''
  
 
=== Productiviteit - declarabiliteit - cliëntgebonden tijd ===
 
=== Productiviteit - declarabiliteit - cliëntgebonden tijd ===
 
Productiviteit is grofweg gezegd het aantal uren geregistreerd in het EPD gedeeld door het aantal contracturen. In de grafiek hiernaast en de tekst hieronder wordt een nadere toelichting gegeven.
 
Productiviteit is grofweg gezegd het aantal uren geregistreerd in het EPD gedeeld door het aantal contracturen. In de grafiek hiernaast en de tekst hieronder wordt een nadere toelichting gegeven.
−
[[Bestand:ValueCare definitie van Productiviteit.png|alt=|miniatuur|ValueCare definitie Productiviteit]]
+
[[Bestand:ValueCare definitie van Productiviteit 20221214.png|alt=|miniatuur|ValueCare definitie Productiviteit]]
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|+
 
|+
Regel 22: Regel 68:
 
|-
 
|-
 
|A - Bruto contracttijd
 
|A - Bruto contracttijd
−
|Dit is de bruto contracttijd van een zorgverlener. Een fulltime medewerker werkt naar alle waarschijnlijkheid 36 uur per week. Dit komt neer op ca. 1820 uren per jaar.
+
|Dit is de bruto contracttijd van een zorgverlener. Een fulltime medewerker werkt naar alle waarschijnlijkheid 36 uur per week. Dit komt neer op ca. 1872 uren per jaar.
 
|-
 
|-
 
|B - Netto contracttijd
 
|B - Netto contracttijd
Regel 30: Regel 76:
 
|Dit zijn de uren die een werkgever niet uitbetaalt aan de werknemer of waarvoor de werkgever een vergoeding krijgt. Voorbeeld: voor zwangerschap krijgt de werkgever een vergoeding van het UWV.
 
|Dit zijn de uren die een werkgever niet uitbetaalt aan de werknemer of waarvoor de werkgever een vergoeding krijgt. Voorbeeld: voor zwangerschap krijgt de werkgever een vergoeding van het UWV.
 
|-
 
|-
−
|D - Beschikbare tijd
+
|D - Inzetbare tijd
−
|Dit zijn de uren die een zorgverlener beschikbaar heeft zonder de afwezigheidsuren uit Blok E.  
+
|Dit zijn de uren die een zorgverlener beschikbaar heeft zonder de niet inzetbare tijd uit Blok E.  
−
|-
+
''Middels een parameter is in te stellen of voor de beschikbare uren wordt gekeken naar de contracturen of de roosteruren.''
−
|E - Afwezigheid
 
−
|Dit zijn de uren die een zorgverlener niet beschikbaar heeft voor het verlenen van zorg. Voorbeelden: verzuim, verlof, neventaken.
 
−
|-
 
−
|F - Declarabele tijd
 
−
|Dit is de tijd die een zorgverlener kan inzetten voor directe en indirect cliëntgebonden tijd.
 
 
|-
 
|-
−
|G - Niet-declarabele tijd
+
|E - Niet inzetbare tijd
−
|Dit is de tijd die een zorgverlener niet kan inzetten voor directe en indirect cliëntgebonden tijd.
+
|Dit zijn de uren die een zorgverlener niet beschikbaar heeft voor het verlenen van zorg. Voorbeelden: verzuim, betaald verlof, neventaken.
 
|-
 
|-
 
|1 - Cliëntgebonden uren
 
|1 - Cliëntgebonden uren
Regel 50: Regel 91:
 
|3 - Niet-declarabele cliëntgebonden uren
 
|3 - Niet-declarabele cliëntgebonden uren
 
|Dit zijn de in het EPD geregistreerde cliëntgebonden uren, die niet gedeclareerd kunnen worden.
 
|Dit zijn de in het EPD geregistreerde cliëntgebonden uren, die niet gedeclareerd kunnen worden.
 +
|-
 +
|4 - Niet-Cliëntgebonden uren
 +
|Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren.
 +
|-
 +
|5 - Declarabele niet-cliëntgebonden uren
 +
|Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren, die daadwerkelijk gedeclareerd kunnen worden.
 +
|-
 +
|6 - Niet-declarabele niet-cliëntgebonden uren
 +
|Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren, die niet gedeclareerd kunnen worden.
 
|}
 
|}
 
Ad 1): In de GGZ hoeven indirecte uren niet geregistreerd te worden vanaf de introductie van het ZPM (>01-01-2022). De productiviteit kan worden bepaald aan de hand van alleen de directe uren of met behulp van een opslag voor indirecte uren.
 
Ad 1): In de GGZ hoeven indirecte uren niet geregistreerd te worden vanaf de introductie van het ZPM (>01-01-2022). De productiviteit kan worden bepaald aan de hand van alleen de directe uren of met behulp van een opslag voor indirecte uren.
Regel 55: Regel 105:
 
Definities productiviteit:
 
Definities productiviteit:
  
−
* Bruto productiviteit = (D + E) / 1
+
* Bruto productiviteit = "1" / "A"
 +
 
 +
* Netto productiviteit = "1" / "D"
 +
Opmerkingen:
 +
 
 +
* Indien gewenst kunnen ook niet-cliëntgebonden uren toegevoegd worden aan de teller van bovenstaande definities
 +
* ValueCare biedt instellingen de mogelijkheid om via configuratie te sleutelen aan de definities. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld "Niet inzetbare tijd (E)" op 0 te zetten, zodat "D" gelijk is aan "B".
 +
* De volgende wiki geeft meer inzicht in de cliëntgebonden tijd voor de GGZ: [[Percentage cliëntgebonden tijd GGZ]].
 +
 
 +
===Rooster===
 +
Werkzame uren: De uren binnen een dienst die inzetbaar zijn (= inzetbare FTE).
 +
 
 +
Betaalbare uren: De uren binnen een dienst die betaalbaar zijn.
 +
 
 +
Let op: deze definities zijn van toepassing op dashboards als 'Personeel - Dienst' die inzicht geven in de verschillende diensten en dienstsoorten die medewerkers draaien. Indien de bruto en netto inzetbaarheid voor de cliëntgebonden (declarabele) tijd op het rooster wordt gebaseerd i.p.v. op de bezetting o.b.v. het contract, is de definitie als volgt:
 +
 
 +
Bruto uren rooster: het totaal van uren waarin een medewerker in potentie inzetbaar is (overeenkomstig met de bruto contract uren, dus bijv. ook inclusief verzuim).
 +
 
 +
Netto uren rooster: het deel van de bruto uren waarin de medewerker daadwerkelijk inzetbaar is (dus bijv. minus verzuim en verlof).
 +
 
 +
Deze definities kunnen naar gelang wens van de instelling en inrichting van het bronsysteem worden aangepast. Het is wel belangrijk te weten dat zowel dashboards als 'Personeel - Dienst' als de bruto en netto inzetbaarheid voor cliëntgebonden (declarabele) tijd op dezelfde brontabel binnen ValueCare worden gebaseerd. Daarom moeten de definities op elkaar aansluiten wanneer deze inzichten allemaal op de rooster uren worden gebaseerd.
 +
 
 +
=== Vangnet verzuim ===
 +
Onder het vangnet verzuim (FTE ziek (+ vangnet)) vallen de volgende categorieën:
 +
 
 +
* Ziekte wegens zwangerschap
 +
* Arbeidsongeschikt (bijv. WGA)
 +
* Orgaandonatie
 +
 
 +
=== Verlof ===
 +
De verlof dataset is per dag, echter wordt niet altijd data per dag ontvangen uit het bronsysteem. Hierdoor kan het voorkomen dat het ontvangen verlof wordt uitgesmeerd, zodat het verlof per dag getoond kan worden. Dit gebeurt als volgt: Het ontvangen aantal uur voor bijv. een week of maand wordt gedeeld door het aantal dagen in dat tijdsbestek om tot een regel per dag te komen.
 +
 
 +
=== Verlof types ===
 +
De volgende types verlof worden onderscheiden:
 +
 
 +
* Geboorte verlof
 +
* Onbetaald verlof
 +
* Ouderschapsverlof
 +
* Betaald ouderschapsverlof
 +
* Onbetaald ouderschapsverlof
 +
* Zorgverlof
 +
* Pleegzorgverlof
 +
* Adoptieverlof
 +
* Bijzonder verlof
 +
* Verlof recht
 +
=== Verzuim types ===
 +
De volgende types verzuim worden onderscheiden:
 +
 
 +
* Ziekteverzuim
 +
* Zwangerschap
 +
* Ziekte na zwangerschap
 +
* Ziekte wegens zwangerschap
 +
* Arbeidsgehandicapt
 +
* Orgaandonatie
 +
 
 +
=== Verzuimfrequentie ===
 +
De verzuimfrequentie is het aantal verzuimmeldingen (in verslagperiode) / aantal unieke medewerkers (in verslagperiode).
 +
 
 +
=== Verzuimpercentage ===
 +
Verzuimpercentage is gedefinieerd als FTE ziek gedeeld door FTE netto
  
−
* Netto productiviteit = D / 1
+
Daarbij is FTE netto gelijk aan FTE bruto minus zwangerschapsverlof en onbetaald verlof.
  
−
ValueCare biedt instellingen de mogelijkheid om via configuratie te sleutelen aan de definities.  
+
FTE ziek is gedefinieerd als de ziekteperiode maal het deeltijdpercentage. De ziekteperiode volgt de kalenderdag methode uit de landelijke definities.
 +
 
 +
=== Verzuimduur ===
 +
De vier duurklassen die Vernet hanteert zijn:
 +
 
 +
* 1 t/m 14 dagen (kortdurend verzuim)
 +
* 15 t/m 91 dagen (middellang verzuim)
 +
* 92 t/m 365 dagen (lang verzuim)
 +
* 366 t/m 730 dagen (extra lang verzuim)
 +
 
 +
=== Gemiddelde verzuimduur ===
 +
Gemiddelde verzuimduur = (alle verzuimdagen van de in de betreffende periode beëindigde verzuimgevallen)/(het aantal in de betreffende periode beëindigde verzuimgevallen)
 +
 
 +
=== Voortschrijdend verzuim ===
 +
Het voortschrijdend verzuim wordt opgebouwd op basis van de gegevens van het afgelopen jaar. Elke maand is het gemiddelde percentage van de dan afgelopen 365 dagen. Steeds wordt de ‘oudste’ maand weggelaten en de ‘nieuwste’ maand toegevoegd. Met deze inzichten wordt de structurele ontwikkeling van het verzuim getoond, zonder fluctuaties ten gevolge van seizoensinvloeden.
 +
 
 +
Voorbeeld van voortschrijdend verzuim: voor de maand april 2021 wordt het gemiddelde percentage genomen van de periode mei 2020 t/m april 2021.
  
 
== Datasets Personeel ==
 
== Datasets Personeel ==
Regel 81: Regel 206:
 
|-
 
|-
 
|Personeel in en uitstroom
 
|Personeel in en uitstroom
 +
|Tabel met informatie over de in-, door- en uitstroom van personeel
 +
|-
 +
|Personeel dienst
 +
|Tabel met informatie over de geregistreerde diensten uit het roostersysteem.
 +
|-
 +
|Personeel dienstverband
 
|
 
|
 
|-
 
|-
−
|Personeel dienstverband
+
|Personeel dienstverband evaluatie
 
|
 
|
 
|-
 
|-
Regel 93: Regel 224:
 
|-
 
|-
 
|Personeel verlof maand
 
|Personeel verlof maand
−
|
+
|Tabel met informatie over het verlofsaldo (verlofrecht - verlof) van personeel
 
|-
 
|-
 
|Personeel DigiMV
 
|Personeel DigiMV
Regel 106: Regel 237:
 
|Personeel cao dienstperiode
 
|Personeel cao dienstperiode
 
|
 
|
−
|-
 
−
|Personeel dienst
 
−
|Tabel met informatie over de geregistreerde diensten uit het roostersysteem.
 
 
|-
 
|-
 
|Personeel financieel
 
|Personeel financieel
Regel 114: Regel 242:
 
|-
 
|-
 
|Personeel in en uitleen
 
|Personeel in en uitleen
−
|
+
|Tabel met informatie over het in- en uitlenen van personeel van/aan andere kostenplaatsen
 
|-
 
|-
 
|Personeel productiviteit
 
|Personeel productiviteit
Regel 123: Regel 251:
 
|}
 
|}
  
 +
== Beheertabellen Personeel ==
 +
=== Beheer BI Personeel & Financieel: Kostenplaatsstructuur ===
 +
In deze tabel is te bepalen per kostenplaats:
 +
*Kostenplaats code voor niveau 1 t/m 5
 +
*Rekening omschrijving voor niveau 1 t/m 5
 +
*Kostenplaats categorie
 +
In de meeste gevallen zal de data voor deze beheertabel uit de brondata gehaald kunnen worden.
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Afwijkende Verzuimnorm ===
 +
In deze tabel is het mogelijk om een afwijkende verzuimnorm voor het verzuimpercentage en de verzuimfrequentie in te stellen per organisatieniveau 2. Hier kunnen ook afwijkende periodes worden ingesteld. De reguliere verzuimnorm is in te stellen via Beheertabellen 'Parameters', genaamd 'norm op ziekteverzuim'. 
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Omzetnorm per Beroep en Setting ===
 +
In deze tabel is het mogelijk om een norm voor de jaaromzet in te stellen voor alle GGZ zorg-soorten. Dit is in te stellen per beroepscategorie en setting, met een begin- en einddatum. Dit is enkel van toepassing mits gestuurd wordt op cliëntgebonden (declarabele) omzet.   
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Dienst soort (betaalbaarheid/ inzetbaarheid) ===
 +
In deze tabel is het mogelijk om per dienst aan te geven of deze betaald moet worden of niet, en of iemand ingezet moet worden om wat te doen. Bijvoorbeeld voor personeel roosteruren, waar kan worden gefilterd op diensten waar de medewerker daadwerkelijk moet worden ingezet voor patiëntbehandeling.
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Parameters ===
 +
In deze tabel kan voor verschillende parameters waarden worden ingesteld voor verschillende personeel datasets. 
 +
{| class="wikitable"
 +
|+
 +
!Parameter
 +
!Default Waarde
 +
!Toelichting
 +
|-
 +
|Norm op ziekteverzuim
 +
|
 +
|Vullen met numerieke waarde voor percentage, bijv. 4
 +
|-
 +
|Extra personeel datasets aanmaken, geaggregeerd op maandniveau
 +
|NEE
 +
|Kan gebruikt worden voor extra rapportage doeleinden. Echter, dit heeft ook invloed op de prestatie van het portaal door de extra data. Vullen met JA of NEE
 +
|-
 +
|AVG datasets aggregeren op functie of functiegroep
 +
|
 +
|Hier is mogelijk om op functie en functiegroep datasets te aggregeren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als weinig mensen een bepaalde functie uitvoeren. Hiermee kunnen deze medewerkers gemakkelijk worden herleid. Vul met FUNCTIE of FUNCTIEGROEP
 +
|-
 +
|Extra personeel datasets aanmaken, geaggreerd op instelbare AVG niveaus
 +
|NEE
 +
|Kan gebruikt worden voor extra rapportage doeleinden. Echter, dit heeft ook invloed op de prestatie van het portaal door de extra data. Vullen met JA of NEE
 +
|-
 +
|AVG datasets aggregeren op organisatieniveau
 +
|
 +
|Hier is het mogelijk om op organisatieniveau datasets te aggregeren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als weinig mensen werkzaam zijn binnen een organisatie niveau. Hiermee kunnen deze medewerkers gemakkelijk worden herleid. Ook kan worden gekozen om op hoger organisatieniveau te aggregeren. Vullen met 1,2,3,4,5 of KPL. Laatste org. niv. niveau dat in aggregatie voor de AVG datasets wordt gebruikt.
 +
|-
 +
|Jaargesprekken - Aantal dagen waarop eerste jaargesprek plaats moet hebben na start dienstverband
 +
|
 +
|Deze parameter geeft het aantal dagen weer na starten van het dienstverband waarbinnen het eerste jaargesprek plaats moet hebben gevonden. Voor daaropvolgende gesprekken wordt dezelfde interval gehanteerd.
 +
|-
 +
|Personeel productiviteit dataset aanmaken
 +
|
 +
|Indien gewenst om op cliëntgebonden (declarabele) uren te rapporteren, dient personeel productiviteit aangezet te worden. Vullen met JA of NEE
 +
|-
 +
|Looncomponent code tonen in dataset "Personeel Financieel"
 +
|
 +
|Vullen met JA of NEE, om naast de omschrijving ook de code van het looncomponent te tonen
 +
|-
 +
|Aantal extra toekomstige maanden dat voor personeelsdatasets moet worden meegenomen
 +
|
 +
|Bepaalt het aantal extra maanden dat in de Personeel dag BI-tabel meegenomen moet worden, vanaf vandaag. De laatste maand die toegevoegd wordt, wordt altijd in zijn geheel meegenomen, dus t/m de laatste dag van die maand. Standaard 6 maanden om personeel vooruitzicht ook te vullen.
 +
|-
 +
|PNIL medewerkers tonen in dataset "Personeel in en uitstroom"
 +
|
 +
|Vullen met JA of NEE
 +
|-
 +
|Naast de functieomschrijving ook de functie code tonen in personeel rapportages"
 +
|
 +
|Vullen met JA of NEE. Indien gekozen wordt voor JA, wordt de functiecode voorafgaand aan de functieomschrijving getoond.
 +
|-
 +
|Verzuim wat langer duurt dan 2 jaar (731+ dagen), meenemen in de berekening van cijfers op verzuimdashboards.
 +
|
 +
|Vullen met JA of NEE. Hiermee kunnen medewerkers die langer dan 2 jaar verzuim hebben worden uitgesloten van de rapportages.
 +
|-
 +
|Het percentage regiebehandelaar beroepen binnen de organisatie.
 +
|
 +
|Vullen met numerieke waarde voor percentage, bijv. 4. Deze parameter wordt als norm gebruikt voor de KPI 'ZPM - Percentage regiebehandelaar beroepen'.
 +
|-
 +
|Factor waarmee het uurloon vermenigvuldigd wordt om de werkgeverlasten te berekenen.
 +
|
 +
|Vullen met numerieke waarde. Deze parameter wordt gebruikt voor dashboard 'Personeel - Verzuimkosten'.
 +
|}
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit afwijkende normen ===
 +
In deze tabel is het mogelijk om een afwijkende norm in te stellen voor cliëntgebonden (declarabele) uren/ percentages rapportages. De standaardwaarde komt uit beheertabel 'Productiviteit & Declarabiliteit parameters'. In de beheertabel 'Productiviteit & Declarabiliteit afwijkende normen' kunnen de afwijkingen van de standaardwaarde worden aangegeven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een medewerker voor een bepaalde periode geen cliëntgebonden tijd gaat schrijven. De norm zou in dat geval kunnen worden bijgesteld naar '0'. 
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit functies ===
 +
In deze tabel kan per functie code en functie naam een behandelaarsfractie ingevuld worden.
 +
 +
De behandelaarsfractie is het deel van de werkweek dat declarabel is.
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Geschreven productie ===
 +
In deze tabel kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de kostenplaats waarop de uren zijn geschreven. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.
 +
 +
De behandelaarsfractie is het deel van de kostenplaats dat declarabel is.
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Inzet medewerker  ===
 +
In deze tabel kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de inzet kostenplaats van de medewerker. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.
 +
 +
De behandelaarsfractie is het deel van de kostenplaats dat declarabel is.
 +
 +
=== Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit parameters ===
 +
In deze tabel kan voor verschillende parameters aangegeven worden of deze actief zijn of niet. Als een parameter actief is dan wordt er met die parameter rekening gehouden in de bezetting/productiviteit/declarabiliteits berekening.
 +
 +
''Let op: Mocht je een wijziging willen in onderstaande tabel, neem dan contact op met de consultant. Dit graag niet zelf aanpassen.''
 +
{| class="wikitable"
 +
|+
 +
!Parameter
 +
!Default waarde
 +
!Toelichting
 +
|-
 +
|Zwangerschap  verrekenen naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met zwangerschap voor de berekening
 +
FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof
 +
|-
 +
|Verlofsparen  verrekenen naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met het verlofsparen in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Opleidingsuren  verrekenen naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met de neventaak opleidingsuren in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|OR uren verrekenen  naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met de neventaak OR uren in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Ziekteverlof  verrekenen naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met ziekteverlof in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Bijzonder verlof  verrekenen naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met bijzonder verlof in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Overig verlof  verrekenen naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met overig verlof in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Geregistreerd  verlofrecht verrekenen naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met geregistreerd verlofrecht in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Normaal verlofrecht  verrekenen naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met normaal verlofrecht in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Neventaken verrekenen  naar netto
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met overige neventaak in de berekening
 +
Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim
 +
|-
 +
|Productiviteit  toewijzen op kostenplaats waar deze geschreven is
 +
|FALSE
 +
|Het verdelen van de geregistreerde uren over de kostenplaatsen kan op 2 manieren:
 +
Parameter op TRUE:
 +
 +
* Er worden uren geschreven op kostenplaatsen uit de loonverdeling van de medewerker. En er worden uren geschreven op kostenplaatsen buiten de loonverdeling.
 +
* Eerst worden de uren neergezet bij de kostenplaatsen uit de loonverdeling.
 +
* Vervolgens worden de uren van de kostenplaatsen buiten de loonverdeling verdeeld. Die worden verdeeld over de kostenplaatsen van de loonverdeling naar rato van de verhouding van de loonverdeling.
 +
 +
Parameter op FALSE:
 +
 +
* Er worden uren geschreven op kostenplaatsen uit de loonverdeling van de medewerker. En er worden uren geschreven op kostenplaatsen buiten de loonverdeling.
 +
* De uren worden verdeeld over de kostenplaatsen van de loonverdeling naar rato van de verhouding van de loonverdeling.
 +
 +
 +
Uiteraard wordt rekening gehouden met kostenplaatsen die als niet tijdschrijvend zijn gemarkeerd in de beheertabel "Beheer BI: Declarabiliteit kostenplaatsen".
 +
|-
 +
|Alleen doorgevallen  productieve uren weergeven
 +
|FALSE
 +
|TRUE: Alleen de doorgevallen productieve uren worden weergegeven
 +
|-
 +
|Neventaken schalen  naar rato van ziekte en verlof uren
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Als iemand ziek is, dan wel verlof heeft, dan worden deze uren naar rato van de neventaken afgehaald
 +
|-
 +
|Ouderschap verlof  verrekenen naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met ouderschapsverlof voor de berekening
 +
 +
FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof
 +
|-
 +
|Onbetaald verlof  verrekenen naar netto
 +
|TRUE
 +
|TRUE: Er wordt rekening gehouden met onbetaald verlof voor de berekening
 +
 +
FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof
 +
|}
  
−
<p style="text-align: center">{{VALUECARE}}</p>
+
== Frequently Asked Questions ==
 +
# Op basis van welke gegevens wordt het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' gevuld?
 +
#* De dataset die hieronder hangt is 'Personeel financieel', deze wordt gevuld vanuit salarismutaties uit het personele systeem.
 +
# Zou het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' moeten aansluiten op het financiele dashboard 'Personeel - Verloonde FTE's'?
 +
#* Het zou inderdaad op hetzelfde neer moeten komen, alleen doordat het uit 2 verschillende systemen komt hoeft dit niet het geval te zijn. Daarnaast is de benadering van beide dashboards anders. Het verloonde FTE dashboard heeft een ander detailniveau, deze kijkt naar de FTE's van PIL vs PNIL waarover het loon is betaald op basis van de kostenplaats en rekeningstructuur. Terwijl het dashboard bezetting obv financiën niet de loonkosten toont, maar wel de financiële FTE's tot op medewerker niveau. Daarbij zijn er o.a. de doorsnedes functie, looncomponent en kostenplaats.
 +
#* De informatie van het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' kan bijvoorbeeld leidinggevende inzicht geven in waar de uitbetaalde FTE’s uit bestaan. Er is in te zien of er veel parttimers zijn ingezet, hoeveel ouderschapsverlof er is geweest of uitbetaling van overuren ect.
 +
# Hoeveel uur staat gelijk aan 1 FTE?
 +
#* Standaard staat 1 FTE gelijk aan 36 uur. Dit is wel aan te passen. Neem hiervoor contact op met de consultant.
 +
# Er zijn meerdere dashboards onder 'Meer dashboards' waar wij geen interesse in hebben, kunnen deze worden uitgezet?
 +
#* Zeker kunnen deze worden uitgezet. Neem hiervoor contact op met de consultant.
 +
# Bij ons in het bronsysteem wordt het verlof bij overgang naar een nieuw dienstverband al meegegeven. Dit lijkt ook in het dashboard Verlof te gebeuren, waardoor de data niet klopt. Kan dit worden gewijzigd?
 +
#* Hiervoor hebben wij een parameter ontwikkeld. Door contact op te nemen met de consultant kan de parameter op de juiste manier gevuld worden.
 +
# Wij willen een wijziging in de row level security. Hiervoor is een beheertabel aanwezig. Kunnen wij dit zelf aanpassen in deze beheertabel?
 +
#* Wij raden niet aan om de row level security zelf te wijzigen, aangezien het om gevoelige informatie gaat. Wij raden aan om dit samen met de consultant te bekijken en in te richten.

Huidige versie van 22 nov 2023 om 17:06

ValueCarelogo2022.png

Inleiding

Met de inzet van personeel heb je als organisatie te maken met diverse vraagstukken. Betrouwbare personeel gerelateerde stuurinformatie is voor zowel het welzijn van de medewerkers alswel de bedrijfsvoering cruciaal.

Waar personeel is, spelen vragen omtrent zaken als ziekteverzuim en bezetting. Tevens is tijdig sturen op bijvoorbeeld onderbezetting van belang voor het welzijn van de medewerkers. ValueCare biedt deze en andere personele inzichten aan in overzichtelijke dashboards.

Zo hebben wij verschillende inzichten op verzuim - o.a. verzuimduur, verzuimfrequentie en nulverzuimers -, in- en uitstroom van medewerkers en de bezetting op basis van het contract. Deze inzichten worden getoond vanuit verschillende doorsnedes, zoals per tijdsperiode, organisatieonderdeel, functie, arbeidsovereenkomst etc.

Bronnen

De data gepresenteerd in de rapportages is gebaseerd op het HR systeem (bijvoorbeeld AFAS, Beaufort) en het roostersysteem (bijvoorbeeld Inplanning, Ortec).

Definities Personeel

Algemeen

De definities en rekenregels zijn gebaseerd op onderstaande bronnen:

Bij afwijkende definities tussen NVS en Vernet, zijn de definities van Vernet leidend.

AVG proof dashboards

Vanuit de gedachtegang algemene verordening gegevensbescherming bevatten de AVG datasets geen informatie op individueel medewerker niveau zoals namen, leeftijd of personeelsnummers van medewerkers. Verder zijn er zo veel als mogelijk aggregaties gemaakt zonder de basisfunctionaliteiten te verliezen.

Filtercombinaties waarbij het aantal medewerkers dat getoond wordt 5 of lager is, is te herleiden naar een medewerker. Om een dataset AVG proof te maken wil je dit voorkomen. Om de datasets wel zo default mogelijk te maken, maar ook AVG proof zijn de volgende overwegingen gemaakt:

  • Data op het niveau van medewerkers is privacy gevoelig, daarom is deze informatie uit de AVG datasets gehaald.
  • De AVG datasets kunnen data tonen t/m de kostenplaats. Hiermee is echter vaak nog te herleiden om welke medewerker het gaat. Daarom is het mogelijk om met een parameter in te stellen tot op welk organisatie niveau data wordt geaggregeerd.
  • Omdat de dataset geen informatie tot op medewerker niveau heeft, zitten velden zoals fulltimer en abreidsovereenkomst ook niet in de AVG dataset.
  • Om te voorkomen dat er met filtercombinaties te achterhalen is om welke medewerker het gaat is de leeftijdscategorie ook geaggregeerd tot Leeftijdscategorie per 10 jaar
  • Om te voorkomen dat er met filtercombinaties te achterhalen is om welke medewerker het gaat is het met een parameter mogelijk om op functie groep te aggregeren in plaats van op functie

Default filters op rapportages

Op de Personeel rapportages worden in de regel de volgende filters toegepast:

  • Meenemen personeel: Ja. Met dit filter kunnen specifieke medewerkers obv functie, arbeidsovereenkomst of WIA standaard uitgesloten worden van de overzichten. Bijvoorbeeld alle vakantiemedewerkers.
  • Stagiair: Nee. Standaard worden stagiaires uitgesloten van de rapportages. Stagiair data wordt getoond als deze filter wordt gewijzigd.
  • In loondienst: Ja. Standaard wordt er gekeken naar personeel in loondienst. Personeel niet in loondienst data wordt getoond als deze filter wordt gewijzigd.
  • Oproepkracht: Nee. Standaard worden oproepkrachten niet meegenomen in de berekening van verzuimcijfers. Door het filter te verwijderen worden oproepkrachten wel meegenomen in de berekening. Let op: Het veld oproepkracht moet wel gevuld zijn in de data voor de instelling wil dit niet meegenomen worden in de berekening.

In-, door- en uitstroom van personeel

Instroom: Instroom van FTE/Medewerkers op een organisatie niveau. Het kan gaan om instroom van extern of binnen de organisatie.

Uitstroom: Uitstroom van FTE/Medewerkers van een organisatie niveau. Het kan gaan om uitstroom naar extern of binnen de organisatie.

Doorstroom (In/Uit): Doorstroom binnen de organisatie wordt ook gekenmerkt als doorstroom in/uit.

Percentage nulverzuimers

De definitie van een nulverzuimer is iemand die in de voorgaande 12 maanden niet heeft verzuimd. In onze rapportages wordt de som van het aantal FTE contract netto van de nulverzuimers in de rapportageperiode gedeeld door de som van FTE contact netto van het totaal aantal medewerkers.

Vb: Iemand is nog nooit ziek geweest en wordt voor het eerst ziek op 10 mei 2020. Dan telt deze medewerker in april 2020 nog mee als nulverzuimer, maar in mei 2020 niet meer.

Personeelsbezetting

Bruto FTE is het aantal contractuele FTE's.

Om van de bruto naar de netto uren te komen wordt hetgeen vallende onder Wet arbeid en zorg van de bruto uren gehaald:

Netto FTE = Bruto FTE - Zwangerschap - Onbetaald verlof - Ouderschapsverlof - Pleegzorgverlof - Geboorteverlof + Verlofsparen

Let op: Welke verlof soorten exact van de Bruto FTE worden afgehaald voor de berekening naar Netto FTE is in te stellen in de BI beheertabel: Beheer BI: Declarabiliteit parameters.

Productiviteit - declarabiliteit - cliëntgebonden tijd

Productiviteit is grofweg gezegd het aantal uren geregistreerd in het EPD gedeeld door het aantal contracturen. In de grafiek hiernaast en de tekst hieronder wordt een nadere toelichting gegeven.

ValueCare definitie Productiviteit
Blok Definitie
A - Bruto contracttijd Dit is de bruto contracttijd van een zorgverlener. Een fulltime medewerker werkt naar alle waarschijnlijkheid 36 uur per week. Dit komt neer op ca. 1872 uren per jaar.
B - Netto contracttijd Dit is de netto contracttijd van een zorgverlener. Van de bruto contracttijd worden de onbetaalde uren afgehaald om te komen tot de netto contracttijd. Voorbeelden van onbetaalde uren: zwangerschapsverlof en onbetaald verlof.
C - Onbetaalde tijd Dit zijn de uren die een werkgever niet uitbetaalt aan de werknemer of waarvoor de werkgever een vergoeding krijgt. Voorbeeld: voor zwangerschap krijgt de werkgever een vergoeding van het UWV.
D - Inzetbare tijd Dit zijn de uren die een zorgverlener beschikbaar heeft zonder de niet inzetbare tijd uit Blok E.

Middels een parameter is in te stellen of voor de beschikbare uren wordt gekeken naar de contracturen of de roosteruren.

E - Niet inzetbare tijd Dit zijn de uren die een zorgverlener niet beschikbaar heeft voor het verlenen van zorg. Voorbeelden: verzuim, betaald verlof, neventaken.
1 - Cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde cliëntgebonden uren.
2 - Declarabele cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde cliëntgebonden uren, die daadwerkelijk gedeclareerd kunnen worden.
3 - Niet-declarabele cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde cliëntgebonden uren, die niet gedeclareerd kunnen worden.
4 - Niet-Cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren.
5 - Declarabele niet-cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren, die daadwerkelijk gedeclareerd kunnen worden.
6 - Niet-declarabele niet-cliëntgebonden uren Dit zijn de in het EPD geregistreerde niet-cliëntgebonden uren, die niet gedeclareerd kunnen worden.

Ad 1): In de GGZ hoeven indirecte uren niet geregistreerd te worden vanaf de introductie van het ZPM (>01-01-2022). De productiviteit kan worden bepaald aan de hand van alleen de directe uren of met behulp van een opslag voor indirecte uren.

Definities productiviteit:

  • Bruto productiviteit = "1" / "A"
  • Netto productiviteit = "1" / "D"

Opmerkingen:

  • Indien gewenst kunnen ook niet-cliëntgebonden uren toegevoegd worden aan de teller van bovenstaande definities
  • ValueCare biedt instellingen de mogelijkheid om via configuratie te sleutelen aan de definities. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld "Niet inzetbare tijd (E)" op 0 te zetten, zodat "D" gelijk is aan "B".
  • De volgende wiki geeft meer inzicht in de cliëntgebonden tijd voor de GGZ: Percentage cliëntgebonden tijd GGZ.

Rooster

Werkzame uren: De uren binnen een dienst die inzetbaar zijn (= inzetbare FTE).

Betaalbare uren: De uren binnen een dienst die betaalbaar zijn.

Let op: deze definities zijn van toepassing op dashboards als 'Personeel - Dienst' die inzicht geven in de verschillende diensten en dienstsoorten die medewerkers draaien. Indien de bruto en netto inzetbaarheid voor de cliëntgebonden (declarabele) tijd op het rooster wordt gebaseerd i.p.v. op de bezetting o.b.v. het contract, is de definitie als volgt:

Bruto uren rooster: het totaal van uren waarin een medewerker in potentie inzetbaar is (overeenkomstig met de bruto contract uren, dus bijv. ook inclusief verzuim).

Netto uren rooster: het deel van de bruto uren waarin de medewerker daadwerkelijk inzetbaar is (dus bijv. minus verzuim en verlof).

Deze definities kunnen naar gelang wens van de instelling en inrichting van het bronsysteem worden aangepast. Het is wel belangrijk te weten dat zowel dashboards als 'Personeel - Dienst' als de bruto en netto inzetbaarheid voor cliëntgebonden (declarabele) tijd op dezelfde brontabel binnen ValueCare worden gebaseerd. Daarom moeten de definities op elkaar aansluiten wanneer deze inzichten allemaal op de rooster uren worden gebaseerd.

Vangnet verzuim

Onder het vangnet verzuim (FTE ziek (+ vangnet)) vallen de volgende categorieën:

  • Ziekte wegens zwangerschap
  • Arbeidsongeschikt (bijv. WGA)
  • Orgaandonatie

Verlof

De verlof dataset is per dag, echter wordt niet altijd data per dag ontvangen uit het bronsysteem. Hierdoor kan het voorkomen dat het ontvangen verlof wordt uitgesmeerd, zodat het verlof per dag getoond kan worden. Dit gebeurt als volgt: Het ontvangen aantal uur voor bijv. een week of maand wordt gedeeld door het aantal dagen in dat tijdsbestek om tot een regel per dag te komen.

Verlof types

De volgende types verlof worden onderscheiden:

  • Geboorte verlof
  • Onbetaald verlof
  • Ouderschapsverlof
  • Betaald ouderschapsverlof
  • Onbetaald ouderschapsverlof
  • Zorgverlof
  • Pleegzorgverlof
  • Adoptieverlof
  • Bijzonder verlof
  • Verlof recht

Verzuim types

De volgende types verzuim worden onderscheiden:

  • Ziekteverzuim
  • Zwangerschap
  • Ziekte na zwangerschap
  • Ziekte wegens zwangerschap
  • Arbeidsgehandicapt
  • Orgaandonatie

Verzuimfrequentie

De verzuimfrequentie is het aantal verzuimmeldingen (in verslagperiode) / aantal unieke medewerkers (in verslagperiode).

Verzuimpercentage

Verzuimpercentage is gedefinieerd als FTE ziek gedeeld door FTE netto

Daarbij is FTE netto gelijk aan FTE bruto minus zwangerschapsverlof en onbetaald verlof.

FTE ziek is gedefinieerd als de ziekteperiode maal het deeltijdpercentage. De ziekteperiode volgt de kalenderdag methode uit de landelijke definities.

Verzuimduur

De vier duurklassen die Vernet hanteert zijn:

  • 1 t/m 14 dagen (kortdurend verzuim)
  • 15 t/m 91 dagen (middellang verzuim)
  • 92 t/m 365 dagen (lang verzuim)
  • 366 t/m 730 dagen (extra lang verzuim)

Gemiddelde verzuimduur

Gemiddelde verzuimduur = (alle verzuimdagen van de in de betreffende periode beëindigde verzuimgevallen)/(het aantal in de betreffende periode beëindigde verzuimgevallen)

Voortschrijdend verzuim

Het voortschrijdend verzuim wordt opgebouwd op basis van de gegevens van het afgelopen jaar. Elke maand is het gemiddelde percentage van de dan afgelopen 365 dagen. Steeds wordt de ‘oudste’ maand weggelaten en de ‘nieuwste’ maand toegevoegd. Met deze inzichten wordt de structurele ontwikkeling van het verzuim getoond, zonder fluctuaties ten gevolge van seizoensinvloeden.

Voorbeeld van voortschrijdend verzuim: voor de maand april 2021 wordt het gemiddelde percentage genomen van de periode mei 2020 t/m april 2021.

Datasets Personeel

De bibliotheek aan Personeel rapportages en dashboards is gestoeld op een aantal datasets. Hieronder is een overzicht te vinden:

Dataset Informatie
Personeel bezetting Tabel met FTE contractinformatie per medewerker per inzet per kostenplaats per dag.
Personeel bezetting AVG Tabel afgeleid van "Personeel bezetting". Geaggregeerde informatie per kostenplaats.
Personeel bezetting maand Tabel afgeleid van "Personeel bezetting". Geaggregeerde informatie per medewerker per inzet per kostenplaats per maand.
Personeel begroting Tabel met de begroting van de bezetting per kostenplaats per dag.
Personeel in en uitstroom Tabel met informatie over de in-, door- en uitstroom van personeel
Personeel dienst Tabel met informatie over de geregistreerde diensten uit het roostersysteem.
Personeel dienstverband
Personeel dienstverband evaluatie
Personeel verzuim Tabel met informatie over verzuim per medewerker per inzet per kostenplaats per dag.
Personeel verzuim AVG Tabel afgeleid van "Personeel verzuim". Geaggregeerde informatie per kostenplaats.
Personeel verlof maand Tabel met informatie over het verlofsaldo (verlofrecht - verlof) van personeel
Personeel DigiMV Tabel met informatie ten behoeve van de externe DigiMV aanlevering.
Personeel WAB
Personeel MTO Tabel met informatie over medewerkers tevredenheidsonderzoeken.
Personeel cao dienstperiode
Personeel financieel Tabel met de FTE bezetting informatie in financiële zin.
Personeel in en uitleen Tabel met informatie over het in- en uitlenen van personeel van/aan andere kostenplaatsen
Personeel productiviteit Tabel met enerzijds productieve uren uit het EPD en anderzijds contract/rooster-informatie.
Personeel productiviteit maand Tabel afgeleid van "Personeel productiviteit". Geaggregeerde informatie per medewerker per inzet per kostenplaats per maand.

Beheertabellen Personeel

Beheer BI Personeel & Financieel: Kostenplaatsstructuur

In deze tabel is te bepalen per kostenplaats:

  • Kostenplaats code voor niveau 1 t/m 5
  • Rekening omschrijving voor niveau 1 t/m 5
  • Kostenplaats categorie

In de meeste gevallen zal de data voor deze beheertabel uit de brondata gehaald kunnen worden.

Beheer BI Personeel: Afwijkende Verzuimnorm

In deze tabel is het mogelijk om een afwijkende verzuimnorm voor het verzuimpercentage en de verzuimfrequentie in te stellen per organisatieniveau 2. Hier kunnen ook afwijkende periodes worden ingesteld. De reguliere verzuimnorm is in te stellen via Beheertabellen 'Parameters', genaamd 'norm op ziekteverzuim'.

Beheer BI Personeel: Omzetnorm per Beroep en Setting

In deze tabel is het mogelijk om een norm voor de jaaromzet in te stellen voor alle GGZ zorg-soorten. Dit is in te stellen per beroepscategorie en setting, met een begin- en einddatum. Dit is enkel van toepassing mits gestuurd wordt op cliëntgebonden (declarabele) omzet.

Beheer BI Personeel: Dienst soort (betaalbaarheid/ inzetbaarheid)

In deze tabel is het mogelijk om per dienst aan te geven of deze betaald moet worden of niet, en of iemand ingezet moet worden om wat te doen. Bijvoorbeeld voor personeel roosteruren, waar kan worden gefilterd op diensten waar de medewerker daadwerkelijk moet worden ingezet voor patiëntbehandeling.

Beheer BI Personeel: Parameters

In deze tabel kan voor verschillende parameters waarden worden ingesteld voor verschillende personeel datasets.

Parameter Default Waarde Toelichting
Norm op ziekteverzuim Vullen met numerieke waarde voor percentage, bijv. 4
Extra personeel datasets aanmaken, geaggregeerd op maandniveau NEE Kan gebruikt worden voor extra rapportage doeleinden. Echter, dit heeft ook invloed op de prestatie van het portaal door de extra data. Vullen met JA of NEE
AVG datasets aggregeren op functie of functiegroep Hier is mogelijk om op functie en functiegroep datasets te aggregeren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als weinig mensen een bepaalde functie uitvoeren. Hiermee kunnen deze medewerkers gemakkelijk worden herleid. Vul met FUNCTIE of FUNCTIEGROEP
Extra personeel datasets aanmaken, geaggreerd op instelbare AVG niveaus NEE Kan gebruikt worden voor extra rapportage doeleinden. Echter, dit heeft ook invloed op de prestatie van het portaal door de extra data. Vullen met JA of NEE
AVG datasets aggregeren op organisatieniveau Hier is het mogelijk om op organisatieniveau datasets te aggregeren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als weinig mensen werkzaam zijn binnen een organisatie niveau. Hiermee kunnen deze medewerkers gemakkelijk worden herleid. Ook kan worden gekozen om op hoger organisatieniveau te aggregeren. Vullen met 1,2,3,4,5 of KPL. Laatste org. niv. niveau dat in aggregatie voor de AVG datasets wordt gebruikt.
Jaargesprekken - Aantal dagen waarop eerste jaargesprek plaats moet hebben na start dienstverband Deze parameter geeft het aantal dagen weer na starten van het dienstverband waarbinnen het eerste jaargesprek plaats moet hebben gevonden. Voor daaropvolgende gesprekken wordt dezelfde interval gehanteerd.
Personeel productiviteit dataset aanmaken Indien gewenst om op cliëntgebonden (declarabele) uren te rapporteren, dient personeel productiviteit aangezet te worden. Vullen met JA of NEE
Looncomponent code tonen in dataset "Personeel Financieel" Vullen met JA of NEE, om naast de omschrijving ook de code van het looncomponent te tonen
Aantal extra toekomstige maanden dat voor personeelsdatasets moet worden meegenomen Bepaalt het aantal extra maanden dat in de Personeel dag BI-tabel meegenomen moet worden, vanaf vandaag. De laatste maand die toegevoegd wordt, wordt altijd in zijn geheel meegenomen, dus t/m de laatste dag van die maand. Standaard 6 maanden om personeel vooruitzicht ook te vullen.
PNIL medewerkers tonen in dataset "Personeel in en uitstroom" Vullen met JA of NEE
Naast de functieomschrijving ook de functie code tonen in personeel rapportages" Vullen met JA of NEE. Indien gekozen wordt voor JA, wordt de functiecode voorafgaand aan de functieomschrijving getoond.
Verzuim wat langer duurt dan 2 jaar (731+ dagen), meenemen in de berekening van cijfers op verzuimdashboards. Vullen met JA of NEE. Hiermee kunnen medewerkers die langer dan 2 jaar verzuim hebben worden uitgesloten van de rapportages.
Het percentage regiebehandelaar beroepen binnen de organisatie. Vullen met numerieke waarde voor percentage, bijv. 4. Deze parameter wordt als norm gebruikt voor de KPI 'ZPM - Percentage regiebehandelaar beroepen'.
Factor waarmee het uurloon vermenigvuldigd wordt om de werkgeverlasten te berekenen. Vullen met numerieke waarde. Deze parameter wordt gebruikt voor dashboard 'Personeel - Verzuimkosten'.

Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit afwijkende normen

In deze tabel is het mogelijk om een afwijkende norm in te stellen voor cliëntgebonden (declarabele) uren/ percentages rapportages. De standaardwaarde komt uit beheertabel 'Productiviteit & Declarabiliteit parameters'. In de beheertabel 'Productiviteit & Declarabiliteit afwijkende normen' kunnen de afwijkingen van de standaardwaarde worden aangegeven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer een medewerker voor een bepaalde periode geen cliëntgebonden tijd gaat schrijven. De norm zou in dat geval kunnen worden bijgesteld naar '0'.

Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit functies

In deze tabel kan per functie code en functie naam een behandelaarsfractie ingevuld worden.

De behandelaarsfractie is het deel van de werkweek dat declarabel is.

Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Geschreven productie

In deze tabel kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de kostenplaats waarop de uren zijn geschreven. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.

De behandelaarsfractie is het deel van de kostenplaats dat declarabel is.

Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Inzet medewerker

In deze tabel kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de inzet kostenplaats van de medewerker. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.

De behandelaarsfractie is het deel van de kostenplaats dat declarabel is.

Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit parameters

In deze tabel kan voor verschillende parameters aangegeven worden of deze actief zijn of niet. Als een parameter actief is dan wordt er met die parameter rekening gehouden in de bezetting/productiviteit/declarabiliteits berekening.

Let op: Mocht je een wijziging willen in onderstaande tabel, neem dan contact op met de consultant. Dit graag niet zelf aanpassen.

Parameter Default waarde Toelichting
Zwangerschap verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met zwangerschap voor de berekening

FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof

Verlofsparen verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met het verlofsparen in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Opleidingsuren verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met de neventaak opleidingsuren in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

OR uren verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met de neventaak OR uren in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Ziekteverlof verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met ziekteverlof in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Bijzonder verlof verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met bijzonder verlof in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Overig verlof verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met overig verlof in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Geregistreerd verlofrecht verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met geregistreerd verlofrecht in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Normaal verlofrecht verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met normaal verlofrecht in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Neventaken verrekenen naar netto FALSE TRUE: Er wordt rekening gehouden met overige neventaak in de berekening

Beschikbare tijd (bruto productiviteit) = Netto FTE - verlof - neventaken - verzuim

Productiviteit toewijzen op kostenplaats waar deze geschreven is FALSE Het verdelen van de geregistreerde uren over de kostenplaatsen kan op 2 manieren:

Parameter op TRUE:

  • Er worden uren geschreven op kostenplaatsen uit de loonverdeling van de medewerker. En er worden uren geschreven op kostenplaatsen buiten de loonverdeling.
  • Eerst worden de uren neergezet bij de kostenplaatsen uit de loonverdeling.
  • Vervolgens worden de uren van de kostenplaatsen buiten de loonverdeling verdeeld. Die worden verdeeld over de kostenplaatsen van de loonverdeling naar rato van de verhouding van de loonverdeling.

Parameter op FALSE:

  • Er worden uren geschreven op kostenplaatsen uit de loonverdeling van de medewerker. En er worden uren geschreven op kostenplaatsen buiten de loonverdeling.
  • De uren worden verdeeld over de kostenplaatsen van de loonverdeling naar rato van de verhouding van de loonverdeling.


Uiteraard wordt rekening gehouden met kostenplaatsen die als niet tijdschrijvend zijn gemarkeerd in de beheertabel "Beheer BI: Declarabiliteit kostenplaatsen".

Alleen doorgevallen productieve uren weergeven FALSE TRUE: Alleen de doorgevallen productieve uren worden weergegeven
Neventaken schalen naar rato van ziekte en verlof uren TRUE TRUE: Als iemand ziek is, dan wel verlof heeft, dan worden deze uren naar rato van de neventaken afgehaald
Ouderschap verlof verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met ouderschapsverlof voor de berekening

FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof

Onbetaald verlof verrekenen naar netto TRUE TRUE: Er wordt rekening gehouden met onbetaald verlof voor de berekening

FTE netto = FTE bruto - zwangerschapsverlof - onbetaald verlof - ouderschapsverlof

Frequently Asked Questions

  1. Op basis van welke gegevens wordt het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' gevuld?
    • De dataset die hieronder hangt is 'Personeel financieel', deze wordt gevuld vanuit salarismutaties uit het personele systeem.
  2. Zou het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' moeten aansluiten op het financiele dashboard 'Personeel - Verloonde FTE's'?
    • Het zou inderdaad op hetzelfde neer moeten komen, alleen doordat het uit 2 verschillende systemen komt hoeft dit niet het geval te zijn. Daarnaast is de benadering van beide dashboards anders. Het verloonde FTE dashboard heeft een ander detailniveau, deze kijkt naar de FTE's van PIL vs PNIL waarover het loon is betaald op basis van de kostenplaats en rekeningstructuur. Terwijl het dashboard bezetting obv financiën niet de loonkosten toont, maar wel de financiële FTE's tot op medewerker niveau. Daarbij zijn er o.a. de doorsnedes functie, looncomponent en kostenplaats.
    • De informatie van het dashboard 'Personeel - Bezetting obv financiën' kan bijvoorbeeld leidinggevende inzicht geven in waar de uitbetaalde FTE’s uit bestaan. Er is in te zien of er veel parttimers zijn ingezet, hoeveel ouderschapsverlof er is geweest of uitbetaling van overuren ect.
  3. Hoeveel uur staat gelijk aan 1 FTE?
    • Standaard staat 1 FTE gelijk aan 36 uur. Dit is wel aan te passen. Neem hiervoor contact op met de consultant.
  4. Er zijn meerdere dashboards onder 'Meer dashboards' waar wij geen interesse in hebben, kunnen deze worden uitgezet?
    • Zeker kunnen deze worden uitgezet. Neem hiervoor contact op met de consultant.
  5. Bij ons in het bronsysteem wordt het verlof bij overgang naar een nieuw dienstverband al meegegeven. Dit lijkt ook in het dashboard Verlof te gebeuren, waardoor de data niet klopt. Kan dit worden gewijzigd?
    • Hiervoor hebben wij een parameter ontwikkeld. Door contact op te nemen met de consultant kan de parameter op de juiste manier gevuld worden.
  6. Wij willen een wijziging in de row level security. Hiervoor is een beheertabel aanwezig. Kunnen wij dit zelf aanpassen in deze beheertabel?
    • Wij raden niet aan om de row level security zelf te wijzigen, aangezien het om gevoelige informatie gaat. Wij raden aan om dit samen met de consultant te bekijken en in te richten.
Overgenomen van "https://www.normenkaderzorg.nl/index.php?title=Stuurinformatie_op_Personeel&oldid=71311"