RPA & AI - Automatische EPD registratie (Ziekenhuizen)
Inleiding
In de hedendaagse zorgwereld is expertise van onschatbare waarde. Medewerkers in de zorgwereld bezitten een schat aan zorginhoudelijke kennis die zij dagelijks toepassen. Terwijl de complexiteit van deze kennis en de uitvoering ervan hoog is, zijn er ook werkzaamheden die een herhalend karakter kennen. Om de efficiëntie te verhogen en medewerkers meer ruimte te bieden voor gespecialiseerde taken, heeft ValueCare RPA-oplossingen beschikbaar om deze repeterende werkzaamheden te automatiseren. De onderstaande lijsten geven de robots weer die binnen het ValueCare netwerk operationeel zijn en deze automatisering mogelijk maken. Voor elke robot worden de acties en hun kenmerken uiteengezet die hen geschikt maken voor automatisering, evenals een beschrijving van de gerealiseerde robotflows.
Ook hebben we een HT steekproef beschikbaar om achteraf steekproefsgewijs de door Luca opgeloste acties te controleren binnen het ValueCare portaal. Dit waarborgt dat de juiste acties zijn toegewezen aan Luca en dat Luca deze op de verwachte wijze heeft opgelost. Voor meer informatie over deze steekproef en de aanpak, zie Steekproef - Automatisering - Uitgevoerde acties door Luca (HT9003).
Werking van RPA met ValueCare
Onderstaand schema toont hoe Luca stap voor stap acties in het ValueCare portaal afhandelt:
- Toewijzing oplosser – Aan de hand van beschikbare gegevens in de ValueCare database wordt bepaald welke acties geschikt zijn voor Luca om op te lossen.
- Actie oppakken – Luca selecteert een actie uit de actielijst, waarin alle benodigde informatie staat om de taak correct af te handelen.
- Actie oplossen – Met toegang tot het EPD voert Luca de actie uit
- Feedback verwerken – Nadat een actie is uitgevoerd, markeert Luca deze als voltooid. In het geval van een mislukking, wordt de actie doorgestuurd naar een medewerker voor verdere opvolging.
| Stap 1 Toewijzing oplosser Gebaseerd op alle relevante gegevens in de ValueCare database wordt bepaald of de actie geschikt is om op te lossen door Luca. Wanneer de oplossing eenduidig is, dan wordt Luca de oplosser van de bijbehorende actie. |
|
| Stap 2 Luca pakt een actie op Deze acties vindt Luca in het ValueCare portaal binnen de bijbehorende actielijst. In de actielijst is alle informatie voor Luca voorhanden om de actie op te lossen. |
|
| Stap 3 Luca lost de actie op Vervolgens duikt Luca het EPD in om de actie uit te voeren. |
|
| Stap 4 Feedback in ValueCare Wanneer het uitvoeren van de oplossing is geslaagd markeert Luca de actie als behandeld in ValueCare. Wanneer Luca's taak is mislukt wordt de actie doorgezet naar een medewerker. |
|
Bibliotheek Actielijsten RPA (Robot Process Automation)
Verrichtingen koppelen
- N4400
| HiX Foutenlijsten voor robot | Robot |
|---|---|
| EV 2 - Geen verrichting aanwezig | B00002 |
| EA 32 - DBC bevat parallelle verrichting | B00032 |
| EA 37 - Afsluitreden anders | B00037 |
| EA 40 - Berekende einddatum anders dan huidig | B00041 |
| EV 400 - Zorgproductcode hergrouperen | B00004 |
| EV 404 - Nieuwe verrichtingen in profiel | B00044 |
| I100 - Artscode is vervallen (R0005 - DBC/subtraject bevat overige foutcodes) | B00001 |
Bibliotheek Registratie Processen RPA
| Zorg gerelateerde registratie processen voor automatisering |
|---|
| Monitoring bij klinische trails |
| Registratie van kwaliteitsindicatoren |
| Scannen dossiers voor wetenschappelijk onderzoek |
| Uploaden van bestanden naar VECOZO |
| Exporteren LBZ-data |
| Vertalen van instelling specifieke codes naar LBZ-codes |
| Verzenden van LBZ data |
| Coderen van diagnoses |
| Patiëntenadministratie processen voor automatisering |
|---|
| Patiënt inschrijving |
| Controleren patiënt gegevens |
| Doorverwijzing patiënt |
| Klacht- en schadeafhandeling |
| Verifiëren BSN nummer |
| Pseudonimisatie van persoonsgegevens |
| Personeelsgerelateerde processen voor automatisering |
|---|
| VOG aanvragen |
| Nieuwe medewerkers opvoeren |
| Wachtwoord reset uitvoeren |
| Bed- en werkplanning versturen |
| Coördineren personeelsbezetting |
| AGB adres check |
| Financiële registratie processen voor automatisering |
|---|
| ODV overschrijven van financieel systeem naar EPD |
| Vaste activa registreren |
| Registreren incasso dossier |
| Check op vooruitbetaling bij patiënt facturen |
| Medische inlichtingen factureren |
| Factuuraanvragen verwerken |
| Betalingen verwerken |
| Blokkeren van facturatie (tbv HT) |
| Overige registratie processen voor automatisering |
|---|
| Receptaanvragen |
| Invoeren bestelling |
| Bestanden klaarzetten/aanleveren |
| Synchroniseren van systemen |
| Opbouw en naamgeving van data wijzigen |
| Controle op data bestanden |
| (Her)aanlevering van gegevens |
Bibliotheek Inlezen correctielijsten HiX
In HIX biedt de functionaliteit van de inleeslijst gebruikers het gemak om meerdere verrichtingen in één handeling aan te maken. Binnen het ValueCare netwerk zijn er diverse lijsten beschikbaar die ingezet kunnen worden om geautomatiseerde inleeslijsten te genereren. ValueCare zorgt ervoor dat deze bestanden direct bruikbaar zijn, waardoor met minimale inspanning gemiste verrichtingen eenvoudig aangemaakt kunnen worden in HIX. De onderstaande lijst geeft de in te lezen HiX inleeslijsten weer die beschikbaar zijn in het ValueCare netwerk.
| ValueCare actielijst voor inlezen EPD |
|---|
| R03402 - Zorgactiviteit verwacht op basis van geregistreerde zorgactiviteit en uitvoerend specialisme |
| R06803/N4091 - Verrichting in OK module wijst op ontbreken operatieve verrichting in de facturatiemodule |
| R06804/N4820 - Neurologie - Registratie voldoet aan zorgactiviteit Neurologische behandeling en begeleiding MS-patiënten |
| R06808/N4190 - Registratie operatieve zorgactiviteit wijst op gemiste materiaalcode |
| R06812/N4009 - Registratie voldoet aan de eisen van een SEH consult op de SEH-afdeling op basis van een polikliniekbezoek |
Bibliotheek Bulk wijzigingen HiX
De onderstaande lijst geeft de ValueCare actielijsten weer met verrichtingen die in bulk gemuteerd kunnen worden in HiX.
| ValueCare actielijst voor in bulk muteren in EPD |
|---|
| R02818 - Zorgactiviteit met verkeerde instantiecode |