Routine Outcome Monitoring (ROM)

Executive summary

De Routine Outcome Monitoring (ROM) is een complex product met tal van mogelijkheden en variaties.

Om de ROM behapbaar te maken is deze executive summary gemaakt met 1 figuur waarin de werking van de ROM gevisualiseerd is.

De verdiepende informatie (bv definities en stappenplan) is ook op deze pagina te vinden, onder deze samenvatting.

Er zijn twee verschillende situaties:

1. GGZBI_ROM_MEETMOMENTEN_ZELFDE_TYPE_VRAGENLIJST = 'NEE': hier mogen verschillende type vragenlijsten gecombineerd worden.
2. GGZBI_ROM_MEETMOMENTEN_ZELFDE_TYPE_VRAGENLIJST = 'JA': hier mogen de verschillende type vragenlijsten niet gecombineerd worden.

Deze twee situaties zijn onder elkaar gevisualiseerd.

Executive summary ROM

Inleiding

Deze pagina dient als naslagwerk om de managementrapportages op de Routine Outcome Monitoring (ROM) te interpreteren en gebruiken.

De doelen van managementrapportage inzake ROM betreft het bieden van inzicht in:

• De (tijdige) inzet van ROM instrumenten op de juiste momenten
• De effecten van de ingezette behandeling

Op deze pagina is een overzicht van definities te vinden, gevolgd door een toelichting op de totstandkoming. De relevante toepassing van de ROM wordt als laatste uitgelicht.

Definities

Hieronder staan alle relevante termen met betrekking tot de ROM gedefinieerd en waar relevant extra toegelicht.

Term	Definitie	Toelichting
Voor- en nametingen	De voor- en nametingen vormen de kapstok voor het bepalen of er een geldige ROM voormetingen dan wel nametingen uitgevoerd is voor het ZPM zorgtraject. Voor andere financieringsstromen geschiedt dit voor de daarvoor leidende zorgproducten (bijvoorbeeld een jeugdproduct). Daarnaast wordt per meting de T-score bepaald, zodat het effect kan worden gemeten door de T-score van de nameting te vergelijken met de voormeting.	nvt
Voormeting	Het eerste behandelcontact binnen het zorgtraject (of ander zorgproduct) is het ijkpunt voor de voormeting. Hierop is een (instelbare) marge in dagen van toepassing om als geldige voormeting te tellen.	nvt
Nameting	Het laatste behandelcontact binnen het zorgtraject (of ander zorgproduct) is het ijkpunt voor de nameting. Ook hierop is een (instelbare) marge in dagen van toepassing om als geldige nameting te tellen.	De nameting van het voorgaande zorgtraject mag gezien worden als voormeting van het nieuwe traject, indien het voldoen aan de eisen: Marge in dagen t.o.v. eerste behandelcontact in nieuwe zorgtraject Vragenlijst wordt gebruikt binnen de diagnose hoofdgroep Notes: Als er nog geen einddatum is bepaald voor een behandelreeks, verwachten we dat er nog behandelcontacten gaan volgen. In dit geval bepalen we wel een laatste (ofwel meest recente) behandelcontact, maar valideren we nog niet of er een geldige nameting is geweest. Als er een verwachte einddatum (in de toekomst) is ingevuld voor een behandelreeks, dan kijken we voor een valide nameting binnen het tijdsinterval rondom de einddatum van de behandelreeks Als de einddatum van een zorgtraject reeds voorbij is, dan kijken we naar het laatste (ofwel meest recente) behandelcontact
Tussenmetingen	Voor mensen die langdurig in zorg zijn (en hetzelfde zorgtraject hebben) zijn regelmatigere tussentijdse metingen van ROM is wenselijk. Het gewenste tijdsinterval verschilt per instelling, daarom is een tijdsinterval in te stellen. Voor informatie over het instelbare tijdsinterval, zie Tijdsinterval.
Valide meting	Een valide meting is een meting die: is aangemerkt als ROM volledig is ingevuld Als de diagnosegroep van het zorgtraject gevuld is, wordt met Beheer BI: Vragenlijst per diagnose bepaald of de vragenlijst in aanmerking komt voor de diagnose hoofdgroep. Indien de diagnosegroep leeg is, tonen we op dit moment geen meetmomenten in de dataset.
Tijdsinterval	Hiermee wordt gedoeld op de gewenste tijd tussen ROM metingen. Zie ook definitie tussenmetingen. De tijdsinterval is door de instelling zelf in te stellen. De tijdsinterval kan verschillen per type vragenlijst en diagnose en kan ingesteld worden via de beheertabel Beheer BI: Vragenlijst per diagnose	Stuurinformatie > Beheer BI > Beheer BI: Vragenlijst per diagnose
Meetmoment	Indien er geen meting plaatsvindt binnen het ingestelde tijdsinterval, wordt er een meetmoment aangemaakt. Dit is dus een moment waarop er een meting verwacht werd, maar deze niet is gedaan.	Zie ook "Totstandkoming - Stappenplan - stap 3: Nummering metingen" hieronder.
Initiële meting	Dit is de eerste valide meting binnen een reeks. De initiële meting is nodig als aanvulling op de voormeting voor de gevallen waarin de voormeting gegenereerd is (en dus geen valide meting is). In deze gevallen is de initiële meting de eerste valide meting binnen een reeks.	Zie ook "Toepassing - (Delta) t-score" hieronder.
Behandelreeks	Alle meetmomenten binnen een zorgtraject in combinatie met de DBC’s. Binnen één behandelreeksmoeten de onderstaande aspecten overeenkomen. Komen deze aspecten niet overeen, dan geldt dat als een andere behandelreeks. Inschrijving (en daarmee ook cliënt) Als een inschrijving eindigt, eindigt de behandelreeks Diagnose        Is er een nieuwe diagnose gesteld is, eindigt de behandelreeks Zorgtraject / DBC / Jeugd / WMO  Als er een nieuw zorgtraject, jeugdproduct, of wmo product is, eindigt de behandelreeks	Als er voor een Jeugd product of WMO product een nieuw product is aangemaakt met een zelfde product-code wordt dit ondervangen in dezelfde behandelreeks. Dit geldt enkel als het nieuwe product binnen 35 dagen na sluiting van het vorige product is aangemaakt.
Reeks	Een behandelreeks kan bestaan uit meerdere reeksen. Dit is afhankelijk van de instelling van GGZBI_ROM_MEETMOMENTEN_ZELFDE_TYPE_VRAGENLIJST. Mits er meerdere type vragenlijsten zijn afgenomen, kan er voor elk type vragenlijst een aparte reeks worden aangemaakt. De voor- en nameting worden op het niveau van de behandelreeks gedefinieerd. Oftewel, mits er een voormeting is afgenomen binnen één van de reeksen met dezelfde behandelreeks, zal deze voormeting getoond worden voor al die reeksen. Behandelreeks (Optioneel) vragenlijst code Instelbaar Wordt enkel toegepast op behandelreeksen met één of meer geldige metingen Mits parameter = ‘JA’: dan geldt dat voor een andere vragenlijst-code een andere reeks wordt gemaakt ( T-scores worden enkel vergeleken voor vragenlijsten met hetzelfde type (bijv. enkel HoNOS vragenlijsten binnen één behandelreeks). Meetmomenten worden gegenereerd voor elke type vragenlijst. Bijvoorbeeld, is er een HoNOS U verwacht dan voor elk type vragenlijst een nieuw meetmoment. ( Mits parameter = ‘Nee’: dan geldt dat voor een andere vragenlijst-code dezelfde reeks wordt gebruikt T-scores worden vergelijken onafhankelijk van het type vragenlijsten (Bijvoorbeeld, HoNOS en FARE worden afwisselend gebruikt). Verwachtte meetmomenten worden enkel gegenereerd als er geen meting is geweest binnen het tijdsinterval voor alle type vragenlijsten.
(Delta)-T score	De T-score is een uniforme maat om de diverse vragenlijsten naar scores te transformeren en loopt van 0-100. Een succesvolle behandeling zorgt voor een lagere nametingen dan de voormeting (behalve bij het meetinstrument MANSA-16). De Delta-T score is het verschil in T score tussen twee T scores. Zie voor interpretatie van de Delta T-score de tabel onder "Toepassing - interpretatie delta T-score"

Totstandkoming

Stappenplan

Hieronder is het stappenplan uitgewerkt dat gevolgd wordt om de berekeningen voor de ROM te maken.

Per stap is toelichting gegeven en zo nodig een extra visualisatie toegevoegd.

Stap	Toelichting
0: Bepalen behandelingen binnen behandelreeks	Eerst wordt bepaald naar welke behandelingen we moeten kijken om de uitersten van behandelreeks te kunnen bepalen. Mits het ZPM zorgtraject is aangemaakt met zorglabel N02 (Overgang oude bekostiging met direct tijd naar Zorgprestatiemodel), wordt de voormeting bepaald op basis van de voorafgaande DBC(s). De DBCs die worden meegenomen bij de betreffende zorgtrajecten, zijn DBCs die dezelfde (1) diagnose en (2) inschrijvingsnummer hebben als het zorgtraject. Voor de combinatie van de zorgtrajecten met eventuele DBCs (en losse DBCs) kijken we naar alle behandelcontacten met directe tijd. Voor een dergelijke behandelreeks moeten we het eerste/laatste behandelcontact bepalen.
1: Bepalen uitersten van behandelreeks	Als er bepaald is welke behandelingen in een behandelreeks vallen, wordt er per behandelreeks bepaald: Het eerste behandelcontact Het laatste behandelcontact LET OP Er moet directe tijd zijn geschreven op het behandelcontact en er moet een diagnose bekend zijn voor de behandelreeks. De diagnose is nodig om te bepalen of een eventuele ROM-meting met een vragenlijst is afgenomen die geldig is bij die specifieke diagnose
2: Bepalen valide metingen	Dan wordt er gekeken of er binnen de vastgestelde uiterste waarden van een behandelreeks, valide metingen te vinden zijn. Mits er een valide meting te vinden is, dan wordt de behandelreeks, en (optioneel) type vragenlijst meegenomen in de behandelreeks. Mits er geen valide meting te vinden is, dan is een reeks enkel bepaald op basis van de behandelreeks. In dit geval zullen er dan ook geen geldige metingen te tonen zijn in de dataset. Er worden wel twee meetmomenten gegenereerd, namelijk het verwachte voormeetmoment en het verwachte nameetmoment.
3:Nummering metingen	We nummeren de opvolgende metingen binnen een behandelreeks op basis van de datum van afname. Hierdoor kunnen we de opvolgende metingen makkelijk koppelen. Met behulp van het tijdsinterval per type vragenlijst en diagnose, kunnen we bepalen of de opvolgende metingen plaats hebben gevonden binnen het tijdsinterval (t.o.v. de vorige meting), waarbinnen ze worden verwacht. Optie Situatie Gevolg A De volgende meting valt binnen tijdsinterval De volgende meting is een valide meting. Let op: alle valide metingen moeten voldoen aan de criteria gedefinieerd in stap 2. B De volgende meting valt buiten tijdsinterval Genereren meetmoment (dus geen valide meting). Dit meetmoment moet duidelijk maken aan instellingen dat er een meting verwacht wordt, maar deze meting niet (valide of volledig) is afgenomen. C Geen volgende meting Laatste behandelcontact is in het verleden geweest Genereren meetmomenten tot en met het laatste behandelcontact. D Laatste behandelcontact wordt in de toekomst verwacht Genereren meetmomenten tot en met de aanleverdatum.
4: Bepalen voor- en nameting	Het bepalen van de voor- en nametingen: De metingen die binnen een reeks het dichtste bij het eerste/laatste behandelcontact liggen worden bestempeld als voor- of nameting. Indien er enkel een voormeting of een nameting is en niet beide, dan genereren we een meetmoment voor de missende voor- of nameting, met als datum het eerste/laatste behandelcontact. Mits er een valide meting heeft plaatsgevonden in de reeks, bepalen we of de meting een valide voor- of nameting is aan de hand van een marge rondom het eerste- of laatste behandelcontact. Deze marges worden bepaald aan de hand van parameters BI_MARGE_RONDOM_EERSTE_BEHANDELCONTACT_VOORMETING en BI_MARGE_RONDOM_LAATSTE_BEHANDELCONTACT_NAMETING . Optioneel: Instelbaar Mits er voor een reeks meerdere type vragenlijst worden gebruikt (bijv. zowel Honos-12 als SQ48) dan wordt er voor elk type vragenlijst een aparte reeks aangemaakt. De voor- en nametingen worden onafhankelijk van type vragenlijst bepaald. Dit wordt dus gedaan voor de overkoepelende behandelreeks.

Gebruikte beheertabellen en parameters

Hieronder zijn de parameters en beheertabellen met relevante toelichting te vinden. De dataset die voor de ROM gebruikt wordt is ROM meetmomenten.

Parameters	Toelichting
BI_MARGE_RONDOM_EERSTE_BEHANDELCONTACT_VOORMETING	Bandbreedte in dagen rondom eerste behandelcontact zorgtraject waarbinnen een geldige voormeting afgenomen moet zijn
BI_MARGE_RONDOM_LAATSTE_BEHANDELCONTACT_NAMETING	Bandbreedte in dagen rondom laatste behandelcontact zorgtraject waarbinnen een geldige nameting afgenomen moet zijn
GGZBI_ROM_MEETMOMENTEN_ZELFDE_TYPE_VRAGENLIJST	Of een reeks rekening moet houden met aparte type vragenlijsten of niet. Mits parameter = JA, genereren we voor elke verschillende vragenlijst-code binnen een behandelreeks, een aparte reeks Mits parameter = NEE, mogen de vragenlijsten onafhankelijk van elkaar afgenomen zijn NOTE: deze parameter wil ik nog hernoemen naar GGZBI_ROM_MEETMOMENTEN_ZELFDE_TYPE_VRAGENLIJST
GGZBI_TIJDSINTERVAL_ROM_MEETMOMENTEN_ONAFHANKELIJK_VAN_TYPE	Het tijdsinterval dat gebruikt wordt voor reeksen, waarbij geen tijdsinterval bepaald is in de beheertabel 'Beheer BI: Vragenlijst per diagnose'

Beheertabel	Toelichting
Beheer BI: Vragenlijst per diagnose	Per diagnosehoofdgroep kan het gebruikte ROM-instrument aangegeven worden. In deze beheertabel kan ook het interval per type vragenlijst en diagnose ingesteld worden. (NIEUW!)
Beheer BI: Vragenlijst	Per vragenlijst kan worden aangegeven of deze wordt gebruikt als ROM- en/of CQI-instrument
Beheer BI: Parameters	Voor het instellen van o.a. de hierboven genoemde parameters.

Toepassing

In dit deel worden de toepassingen toegelicht, deze toepassingen zijn gericht op het behalen van de doelen van de managementrapportage inzake ROM zoals beschreven in de inleiding van deze pagina.

Beheertabel

Zoals hierboven al vaker aangegeven zijn er een aantal dingen instelbaar via beheertabellen. Zie ook het overzicht van beheertabellen hierboven.

De instellingen van deze beheertabellen hebben invloed om de onderstaande toepassingen en dienen dus correct ingevuld te zijn om de toepassing zo nuttig en accuraat mogelijk te laten zijn.

(Delta) t-score

De instellingen vinden het vooral belangrijk om de t-scores te weten die bij een ROM meting hoorde. Daarnaast willen ze de delta t-score weten, zodat ze kunnen zien of een cliënt verbeterd of juist verslechterd in de loop der tijd.

Voor een gegenereerd meetmoment hebben we geen t-score. Daardoor kunnen we enkel t-scores vergelijken van valide metingen. We tonen in dataset ROM meetmomenten daarom enkel delta t-scores voor valide metingen ten opzichte van valide metingen. Dit houdt ook in dat voor gegenereerde voormeetmomenten, we geen delta t-score ten opzichte van de voormeting kunnen doen. Om dit te voorkomen, hebben we de ‘initiële meting’ geïntroduceerd. Dit is de eerste valide meting binnen een reeks. We hebben op deze manier dus twee type delta t-scores in de dataset: (1) delta t-score t.o.v. de vorige valide meting, (2) delta t-score t.o.v. de initiële meting.

Interpretatie Delta T-score

Zie de tabel hieronder voor de interpretatie van de Delta T-score:

Code	Classificatie	Delta T-score
1	Hersteld	> 5 AND voormeting t > 42,5 AND nameting t < 42,5
2	Verbeterd	> 5
3	Onveranderd	-5 < delta t < 5
4	Verslechterd	< -5

KPI's en dashboards

Voor de ROM biedt ValueCare verschillende dashboards in het portaal.

Deze zijn te vinden onder Meer dashboards > ROM > ROM - Delta t-score en Meer dashboards > ROM > ROM - Proces valide metingen.

Zie hieronder een overzicht:

Dashboard	Tegel	Toelichting
Delta t-score	Delta T-score ROM per maand	Delta-T wordt per patient/behandeling berekend als de verschilscore tussen de vorige meting en huidige meting.
	Delta T-score ROM per organisatieniveau
	Delta T-score ROM per soort vragenlijst
	Delta T-score ROM per RCI
Proces valide metingen	Valide ROM metingen per maand	De rapportage toont het aantal valide metingen. De rapportagedatum is gelijk aan de datum waarop de meting is afgenomen of anders de uiterlijke datum waarop de meting verwacht wordt.
	Valide ROM metingen per organisatieniveau
	Valide ROM metingen per soort vragenlijst
	Valide ROM metingen per soort meetmoment
Effectmeting	ROM RCI score per maand	Alle RCI waarden van diverse meetinstrumenten zoals IDS-SR, HoNOS65, etc. gegroepeerd per dbc sluitdatum (einddatum DBC) Deze rapportage laat de gemiddelde ROM Deltra-t score zien.
	ROM HoNOS65 subschalen	Deze rapportage laat de ruwe scores van de voor- en nameting zien voor 11 vragen uit de HoNOS65 vragenlijst.
	ROM RCI score per diagnosegroep	Deze rapportage laat de ROM RCI score zien per diagnosegroep. In de tabel onder de grafiek is meer verdiepende data te vinden. Deze rapportage laat de gemiddelde ROM Delta-T score zien.
	ROM CANSAS subschalen	Deze rapportage laat de ruwe scores van de voor- en nameting zien voor 25 vragen uit de CANVAS vragenlijst. Proportie cliënten met onopgeloste zorgbehoeften is het percentage cliënten dat minimaal 1 heeft gescoord op de subschaal "onopgeloste zorgbehoeften" tov het totaal aantal cliënten.
Effectmeting Delta t-score	ROM Delta-T score per maand	Rapportage: gemiddelde ROM Delta-T score per maand.
	ROM Delta-T score per org. niv.	Rapportage: gemiddelde ROM Delta-T score per organisatie niveau.
	ROM Delta-T score per diagnosegroep	Rapportage: gemiddelde Delta-T score per diagnosegroep.
	ROM Delta-T score per jaar	Rapportage: gemiddelde Delta-T score per jaar.