Cliëntgebonden (declarabele) tijd in het ZPM

Cliëntgebonden (declarabele) tijd in het ZPM

Deze pagina dient als naslagwerk om de managementrapportages cliëntgebonden (declarabele) tijd te gebruiken. Hierbij wordt stilgestaan bij de doelen van rapportages op geregistreerde uren in het EPD, hoe de hierop gebaseerde KPI’s zijn opgebouwd, en welke datasets hiervoor als fundament dienen.

Doelstelling

Het sturen op geregistreerde uren wordt met ValueCare Stuurinformatie ondersteund door het bieden van inzicht in:

1. Gerealiseerde behandeluren van organisatieonderdelen, en hoe deze zich verhouden tot de begroting. Het betreft stuurinformatie met als primaire doel de dialoog op team-niveau en hogere organisatieniveaus te ondersteunen, om ervoor te zorgen dat de organisatie financieel gezond opereert (declarabele uren).
2. Gerealiseerde cliëntgebonden behandeluren van medewerkers, en hoe deze zich verhouden tot inzetbare behandeluren. Het betreft stuurinformatie met als primaire doel de dialoog tussen manager en individuele medewerkers te ondersteunen, om ervoor te zorgen dat behandelaren, rekening houdend met individuele omstandigheden, hun beschikbare tijd voor cliënten inzetten (cliëntgebonden tijd).
3. Gerealiseerde cliëntgebonden én declarabele behandeluren van medewerkers, en hoe deze zich verhouden tot van inzetbare behandeluren. Het betreft stuurinformatie met als primaire doel de dialoog tussen manager en individuele medewerkers te ondersteunen, om ervoor te zorgen dat behandelaren, rekening houdend met individuele omstandigheden, hun beschikbare tijd efficiënt besteden aan activiteiten die resulteren in opbrengsten (cliëntgebonden declarabele tijd).

Inzichten

Om bovengenoemde inzichten te verschaffen, worden twee uitkomsten in de data gepresenteerd:

1. Declarabele uren
2. Cliëntgebonden tijd
3. Cliëntgebonden declarabele tijd

Voor iedere uitkomst van de data zullen in de volgende paragraaf belangrijke definities worden behandeld.

Declarabele uren

Datasets

• Activiteiten

Het sturen op declarabele uren is erop gericht de productie van organisatieonderdelen in lijn met de begroting te waarborgen. Dit houdt in dat deze KPI verband houdt met voor het kalenderjaar gefixeerde omzetdoelstellingen, en betreft derhalve een statische norm.  

N.B.: Indien er nog geen begrotingscijfers zijn aangeleverd, is de norm declarabele uren gebaseerd op de realisatie van het vorige kalenderjaar.

Declarabele uren in het ZPM zijn uren die in het EPD zijn geregistreerd en waarvoor een declaratiecode kan worden afgeleid. In de gesimuleerde historie worden hierbij de contacten gekoppeld aan niet declarabele zorgproducten (D(B)BC, behandeltraject) uitgesloten.

Declarabele uren bestaan uit Individuele consulten, Groepsconsulten en Toeslagen. Crisis binnen budget wordt standaard uitgefilterd.  

N.B.: Er kunnen specifieke soorten GGZ zorg worden uitgesloten van rapportages op declarabele uren. Dit kan middels parameter “GGZ_SOORT_UITSLUITEN_DECLARABILITEIT” op pagina “Beheer BI: Parameters”

N.B.2: Op aanvraag kan aanvullende logica worden toegepast om declarabele uren verder te specificeren (bijvoorbeeld door specifieke contactsoorten uit te sluiten). Dit kan op aanvraag worden geïmplementeerd.

Cliëntgebonden (declarabele) tijd

Datasets

• Personeel Productiviteit

Het sturen op de gerealiseerde (declarabele) behandeluren van medewerkers ten opzichte van inzetbare behandeluren. Deze houden verband met de contracturen en andere gepersonaliseerde kenmerken van een medewerker, en betreft derhalve een dynamische norm.

Ondanks het wegvallen van registratie indirecte tijd beoogt ValueCare Stuurinformatie inzicht te geven in de cliëntgebonden (declarabele) tijd van behandelaren die consulten uitvoeren op een wijze die rekening houdt met het effect van de behandelmix op de zichtbare uren van een behandelaar in het EPD.

N.B.: voor de eenvoud wordt in het vervolg enkel de term “cliëntgebonden tijd” gebruikt. De werking voor cliëntgebonden declarabele tijd is hetzelfde.

Benadering 1 – op basis van uren

De NZa heeft in haar kostprijsberekeningen voor consulttarieven een component indirecte tijd toegekend aan Zorgprestaties in declaratie-categorie Consulten. Deze indirecte tijd vertegenwoordigt de benodigde tijd om dit consult met een directe tijdscomponent af te wikkelen, alsmede hetgeen gepaard gaat met indirecte contacten, zoals MDO’s.  

Deze component indirecte tijd wordt in de basis als normtijd gehanteerd die aan de geregistreerde consulten van behandelaren wordt toegekend. Deze normtijd is per declaratiecode aan te passen in het ValueCare portaal: Beheer BI > Beheer BI: Opslag indirecte tijd.

In KPI “Cliëntgebonden tijd o.b.v. uren” wordt deze component indirecte tijd vervolgens toegekend aan de som cliëntgebonden uren van een behandelaar op basis van de geregistreerde declaratiecodes van die behandelaar. Dit houdt bijvoorbeeld in dat als medewerker A op 1-1-2022 4 declaratiecodes CO0001 registreert, er voor medewerker A op 1-1-2022 ook 4 x 11 minuten = 44 minuten indirecte normtijd wordt toegekend aan diens cliëntgebonden uren.

Met name in het overgangsjaar naar het ZPM biedt dit stabiliteit in het sturen op deze prestatie-indicatoren op basis van uren.  

Benadering 2 – op basis van omzet

De NZa kostprijsberekeningen voor consulttarieven verdisconteren de waarde van de component indirecte tijd in het consulttarief. Dit biedt de mogelijkheid om rekening te houden met de behandelmix van een behandelaar in het vaststellen van cliëntgebonden tijd door een omzetnorm te stellen.

Vereisten:

1. Een begrootte normomzet per beroepscategorie, per setting

De tarieven van consulten binnen een setting nemen namelijk evenredig toe met de hoeveelheid tijd die hieraan is toegekend in de kostprijsberekening, maar dit geldt niet over settingen heen. Derhalve is het wenselijk te differentiëren met een normomzet per setting

1. Een 1-op-1 relatie tussen kostenplaats en setting (A)  ÓF Een referentieperiode waarin wordt vastgesteld in welke hoedanigheid een behandelaar actief is in een bepaalde setting (B).

Wanneer er een 1-op-1 relatie te leggen is tussen kostenplaats en setting, kan de normomzet worden berekend aan de hand van de loonkostenverdeling voor behandelaren die op meerdere kostenplaatsen actief zijn. Bijvoorbeeld: medewerker A met beroep III werkt 50% op kostenplaats X (setting S02 – normomzet per dag = 800,-) en 50% op kostenplaats Y (setting S03 – normomzet per dag = 1000,-). De normomzet voor deze medewerker bedraagt (50% * 800,-)+ (50% * 1000,-) = 900,-

Indien dit niet het geval is, bieden we de mogelijkheid om met een instelbare referentieperiode te bepalen in welke verhoudingen een behandelaar in een bepaalde setting omzet heeft gerealiseerd. Vervolgens wordt op basis van deze proporties een geïndividualiseerde normomzet berekend. Bijvoorbeeld: medewerker A met beroep III heeft de afgelopen 3 maanden (= standaard referentieperiode) 60% van diens omzet gerealiseerd in setting S02 (normomzet per dag = 1000), en 40% van diens omzet in setting S03 (normomzet per dag = 800,-). De geïndividualiseerde normomzet voor deze medewerker bedraagt (60% * 800,-)+ (40% * 1000,-) = 880,-

N.B.: er kunnen behandelaren zijn die voor een deel van de contracturen binnen een bepaalde kostenplaats een andere soort GGZ zorg (Jeugd, WLZ, etc.) leveren. Er wordt gewerkt aan een methode hiervoor een representatieve uitzondering te maken op niveau van de individuele medewerker.

Voor verdere verdieping

Nadere uitleg over de opbouw van genoemde datasets, alsmede de operationalisering van facetten is terug te vinden in het ValueCare portaal. Hiervoor is dashboard “Beheer – Datadictionary” te raadplegen.