Digitale Assistent voor Zorgverleners

ValueCare maakt ook zorgverleners administratievrij. Hiermee besparen we bij een gemiddeld ziekenhuis > 50 FTE aan zorgverlenerstijd.

Samengevat verzorgt de Digitale Assistent de administratie op basis van het gesprek tussen arts en patiënt. De registratie wordt afgeleid uit het gesprek, en automatisch verwerkt in het EPD. Betreft DBC’s, verslag, orders. Dit levert een enorme vergroting van de productiviteit van artsen en een in één keer juiste en volledige registratie.

Inleiding

Behoefte

Door toenemend personeelstekort en stijgende wachtlijsten is de druk op zorgpersoneel (artsen, verpleegkundigen, doktersassistenten) en ondersteuners (zorgadministratie) in de ziekenhuizen groot. Verwachting is dat deze trend versterkt zal worden door vergrijzing en uitstroom en daarmee ook de (toegankelijkheid van) zorg voor patiënten in de knel komt.

Om dit te keren, willen de ziekenhuizen in het netwerk van ValueCare de administratieve lastendruk bij het zorgpersoneel sterk verminderen. Met behulp van AI-technologie en digitalisering zal dit zorgen voor een transformatie in de manier van werken van het zorgpersoneel. Hierdoor wordt er veel tijd bespaard op administratie, krijgt het zorgpersoneel meer tijd voor de patiënt en wordt het werkplezier vergroot.

Oplossing: de "Digitale Assistent Medisch Specialisten" voor de zorgverlener en ondersteuner.

ValueCare heeft een Digitale Assistent ontwikkeld voor de medisch specialisten waarmee ondersteuning wordt geboden op de volgende gebieden:

• Auto-Voorbereiding: samenvatting van eerdere contactverslagen met de patiënt en/of multidisciplinaire overlegmomenten ter voorbereiding van volgende contacten met patiënt of medebehandelaars.
• Auto-Verslaglegging: opname van gesprek met patiënt en/of medebehandelaars en automatisch aanmaken van verslag.
• Registratie Afleiding: de te registreren zorgactiviteiten, DBC-diagnoses, ZIB's, ... worden met AI automatisch afgeleid uit het (auto-)verslag.
• Auto-registratie: verplichte registratie van de administratieve afhandeling na gesprek met patiënt en/of medebehandelaars (garantie voor volledigheid van registratie).

Wat toont deze wiki?

Deze wiki beantwoordt veel gestelde vragen over de ValueCare “Digitale Assistent voor Zorgverleners”.

Vragen

Algemene vragen

Is de Digitale Assistent veilig en vertrouwelijk?

Ja, de Digitale Assistent voldoet aan de strenge beveiligings- en privacyrichtlijnen van het ziekenhuis. Alle opnames en transcripties worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel, ook jij alleen hebt toegang tot de opnames en transcripties van jouw patiënten. Insteek is dat het EPD de juiste plek is én blijft voor het bewaren van de gespreksverslagen. Zodra het verslag in het EPD staat, worden de gegevens in de Digitale Assistent verwijderd.

Hoe kan ik het beste uitleg geven aan de patiënt?

Het is belangrijk om de patiënt goed te informeren. Voor het opnemen van het consult vraagt de Digitale Assistent expliciet de toestemming van de patiënt. Een voorbeeld tekst voor communicatie naar de patiënt is via de volgende link beschikbaar: FAQ - Digitale Assistent MSZ patiënt informatie.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor de "Auto-Voorbereiding"

Wat doet de Digitale Assistent ter ondersteuning van de voorbereiding?

De Digitale Assistent kan in de eerste plaats gebruikt worden voor de zorgverlener om een consult, een MDO, … voor te bereiden. Hiervoor maakt het systeem gebruik van relevante informatie uit alle voorgaande verslagen uit het EPD die vervolgens worden samengevat. Op die manier heeft de zorgverlener in één oogopslag de belangrijkste informatie van de patiënt ter voorbereiding van een afspraak of overleg.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor het "Auto-Verslag"

Algemene vragen

Wat doet de Digitale Assistent ter ondersteuning van verslaglegging?

De Digitale Assistent is verder ook een hulpmiddel dat gebruikt wordt in de medische wereld voor het opnemen en transcriberen van consulten, maar ook voor meer algemene verslagen zoals interne overleggen (vb. vakgroep overleg, MDO, …). De Digitale Assistent maakt vervolgens een samenvatting van deze opname op basis van de specifieke opbouw (prompts) die relevant zijn voor het gekozen type gesprek. Voor elk specialisme is reeds een type verslag beschikbaar opgemaakt a.d.h.v. de huidige structuur die gebruikt wordt voor de verslaglegging. De specifieke opbouw kan steeds worden gewijzigd in samenspraak met elk specialisme.

Hoe werkt de Digitale Assistent ter ondersteuning van verslaglegging?

De Digitale Assistent neemt het gesprek op, zet de opname om in een tekst (transcriptie), en gebruikt dan vooraf ingestelde prompts om de belangrijkste punten en besluiten samen te vatten volgens de gewenste opbouw.

De instructie voor het gebruik van de Digitale Assistent kunt u vinden in de volgende PDF (klik op het plaatje en dan nog een keer om de PDF te openen):

Instructie Digitale Assistent.pdf

Technische vragen

Hoe start ik een opname op een laptop/computer voor een face-to-face gesprek?

U gaat naar het portaal van ValueCare (tip: sla deze op in jouw favorieten) en klikt naar de Digitale Assistent waar u meteen aan de slag kunt gaan. Vanuit jouw persoonlijk agenda kan je het consult met de patiënt starten. Daarna kan u het gesprekstype kiezen om vervolgens de opnameknop in te drukken. Zorg ervoor dat alle deelnemers van het gesprek op de hoogte zijn van de opname en hun toestemming hebben gegeven.

Voor welke type gesprekken kan ik automatisch verslagen maken?

Op dit moment kan de Digitale Assistent voor de meest voorkomende type consulten automatische verslagen maken op maat van elk (sub)specialisme. De bibliotheek aan type gesprekken wordt voortdurend uitgebreid en kan ook op vraag worden uitgebreid. Ga voor een inzicht in de beschikbare gesprekstype naar de volgende pagina: Digitale Assistent MSZ - Bibliotheek.

Hoe start ik een opname op een telefoon voor een face-to-face gesprek?

Er is geen speciale app nodig, u volgt dezelfde procedure als op een laptop. U gaat dus via een webbrowser naar de website van de Digitale Assistent. Let op, hiervoor moet u zich ook op uw telefoon in de beveiligde ziekenhuisomgeving bevinden.

Hoe start ik een opname wanneer ik een telefonisch consult heb met een patiënt?

Voorlopig is de volgende werkwijze van toepassing: u start een opname op uw laptop, u belt uw patiënt per telefoon en zet de telefoon op speaker.

Hoe zie ik dat de opname daadwerkelijk loopt?

Er verschijnt een ring rond de opname knop die beweegt met het geluid. Let op dat het geluid van alle aanwezigen een beweging van de ring geeft.

Is er speciale opname apparatuur nodig?

Nee, vaak is de microfoon van de laptop of telefoon voldoende. Bij desktops is de microfoon vaak geblokkeerd, daarom is het belangrijk deze weer te activeren onderaan de startbalk of bij de instellingen. Bij oudere desktops is het verstandig een externe microfoon te gebruiken. Er zijn goedkopere microfoons en wat duurdere, voor advies kan u contact opnemen met de consultant van ValueCare als vast aanspreekpunt.

Kan ik mijn laptop dichtdoen tijdens de opname?

Nee, dat kan niet. Dan stopt de opname.

Kan ik de opname pauzeren of stoppen?

Ja, tijdens het gesprek kunt u de opname op elk moment pauzeren of stoppen door op de desbetreffende knoppen te drukken. Dit is handig voor langere gesprekken of gesprekken in verschillende delen. U kan dus ook de opname pauzeren op het moment dat de patiënt het consult verlaat maar je zelf nog aantal punten wil inspreken.

Kan ik een gespreksopname starten zonder internet verbinding (wifi)?

Nee, dat kan niet. De gegevens worden niet op het lokale apparaat (laptop, telefoon, tablet) opgeslagen, maar op een server van het ziekenhuis waarvoor een actieve internetverbinding nodig is.

Wat gebeurt er als de wifi verbinding uitvalt tijdens de opname?

Dan loopt de opname gewoon door. De opname wordt gebufferd. Zodra er weer wifi is, wordt de opname weer op de server opgeslagen.

Wat als mijn computer in slaapstand gaat tijdens de opname?

De applicatie zorgt er voor dat de laptop niet in slaapstand gaat.

Wat gebeurt er nadat het gesprek is opgenomen?

Na de opname wordt het gesprek automatisch getranscribeerd en omgezet in een verslag op basis van het gekozen verslagtype. U ontvangt het verslag en het is mogelijk de transcriptietekst in te zien door op 'Toon transcriptie' te drukken.

Kan ik eerdere opnames terugvinden?

Ja, alle opnames worden veilig opgeslagen en kunnen worden teruggevonden via de knop 'Toon opnames' in de interface van de Digitale Assistent. U kunt alleen uw eigen opgenomen gesprekken inzien.

Hoe gebruik ik de Assistent in combinatie met Microsoft Teams?

Ga voor een beschrijving naar de volgende pagina: FAQ - Digitale Assistent MS Teams

Transcripties en samenvattingen

Hoe lang duurt het voordat de transcriptie klaar is?

De tijd die nodig is voor het transcriberen van een gesprek kan variëren, meestal ontvangt u de transcriptie binnen enkele minuten na afloop.

Kan ik de transcriptie en samenvatting aanpassen?

Ja, u kunt de transcriptie en samenvatting doorlezen en waar nodig aanpassen. Het is belangrijk dat u de inhoud controleert op juistheid en volledigheid.

Hoe kies ik het juiste type verslag voor mijn gesprek?

Bij het starten van een opname kunt u kiezen uit verschillende type verslagen. Afhankelijk of uw specialisme verschillende sub-specialismes heeft, zijn er meerdere types beschikbaar. Selecteer het type dat het best past bij het desbetreffende consult.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor de "Registratie Afleiding" en "Auto-Registratie"

Op basis van wat wordt er een “registratie afleiding” gemaakt?

Aan de hand van de tekst die door de Digitale Assistent is gemaakt voor de “Auto-Verslaglegging” of door een verslag gemaakt door de medisch specialist zelf, wordt er door een classificatietaalmodel herkend welke verrichtingen er zijn uitgevoerd en geregistreerd moeten worden. Daarnaast maakt de Digitale Assistent ook een registratie afleiding voor de DBC-diagnose en ZIBs (bv. alcoholgebruik, tabakgebruik, ...). Dit gebeurt dus enkel op basis van het (geautomatiseerd) verslag waar de medisch specialist nog steeds eigen regie over heeft.

Kan ik zelf nog (achteraf) verrichtingen registreren?

Ja, naast de verrichtingen die de Digitale Assistent heeft herkend en geregistreerd uit het verslag, is er altijd de mogelijkheid om nog extra zorgactiviteiten te registreren. Dit kan via de zoekbalk onderaan de “Registratie Suggestie” waar je op naam of nummer van de desbetreffende zorgactiviteit kan zoeken.

Hoe weet ik zeker dat alles correct geregistreerd is?

De regie blijft in handen van de zorgverlener. Het is dus goed om steeds na te kijken dat alles geregistreerd is dat moet geregistreerd worden. Binnen ValueCare blijven wij het model steeds testen, ook voor nieuwe zorgactiviteiten. Op die manier kan de Digitale Assistent het verslag op dezelfde manier beoordelen zoals de zorgverlener waaruit vervolgens de juiste verrichtingen kunnen worden herkend en geregistreerd.

Ik heb per ongeluk op de knop “Registreer in EPD” gedrukt maar ik wou nog iets aanpassen, kan ik dit nog doen?

Neen, dit is niet meer mogelijk. Daarom is het belangrijk na te kijken welke verrichtingen de Digitale Assistent uit het verslag heeft herkend en of je daar akkoord mee bent.

Wat als ik een verrichting nog extra wil toevoegen die niet wordt voorgesteld en ik ook niet via de “zoekbalk” kan vinden?

Via de zoekbalk kan je in de hele bibliotheek van zorgactiviteiten binnen de medisch specialistische zorg zoeken. Deze bibliotheek wordt voortdurend geüpdatet door ValueCare wanneer er nieuwe verrichting codes zijn ontwikkeld.

Technische Ondersteuning

Wat moet ik doen als de opname assistent niet werkt?

Controleer eerst of uw apparaat is verbonden met het internet en dat de microfoon functioneert. U kunt controleren of de microfoon werkt door te kijken of de blauwe cirkel groter of kleiner wordt tijdens de opname. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de consultant ValueCare als vast aanspreekpunt.

Wat moet ik doen als mijn geluid niet wordt opgenomen bij gebruik van de browser Chrome?

Controleer eerst of het geluid wel goed wordt opgenomen met de browser Microsoft Edge. Als het geluid nu wel goed wordt opgenomen, dan ligt het niet aan een algemene setting van de laptop/desktop. Neem in dat geval contact op met uw ICT helpdesk om de instellingen in Chrome goed te zetten.

Wat moet ik doen na inloggen bij langdurig bericht "Bezig met laden"?

Er zou een cache probleem kunnen zijn. De browser gebruikt eerst opgeslagen pagina's in de cache en probeert daarna pas een nieuwe pagina op te halen. Het helpt meestal om dan de pagina met het bericht "Bezig met laden" opnieuw te laden met Ctrl-F5. Je forceert dan dat de pagina niet uit de cache wordt gehaald. Mocht dit niet werken, dan helpt het om eerst de cache te verwijderen via Ctrl-Shift-Del.

Hoe kan ik contact opnemen met technische ondersteuning?

Voor technische ondersteuning kunt u contact opnemen met de consultant van ValueCare die jullie eerste aanspreekpunt is. Hij/zij zal dit dan eventueel verder opnemen intern met de betrokken diensten binnen het ziekenhuis.

Meten van resultaten

Hoe wordt de kwaliteit en/of tijdswinst van de verslagen gemeten?

Er zijn twee aspecten die belangrijk zijn:

1. Is het verslag technisch gezien gelukt?
2. Is het verslag inhoudelijk correct?

Het eerste aspect wordt gemeten door te checken of de audio, de transcriptie en het verslag zijn gegenereerd. De uitkomsten worden toegelicht in het dashboard "Digitale Assistent - Gebruiksoverzicht". De belangrijkste KPI is de tegel met daarin "Percentage gesprekken succesvol uitgevoerd".

Het tweede aspect kan op verschillende manieren gemeten worden. ValueCare heeft de mogelijkheid om de gebruiker te vragen om een oordeel. Via de feedbacktabel "Beheer Digitale Assistent - Analyse gesprekken" kan de gebruiker aangeven wat de kwaliteit van het verslag was, hoeveel tijd er bespaard is en opmerkingen over het verslag teruggeven. Deze manier heeft als nadeel dat de gebruiker een extra inspanning wordt gevraagd. ValueCare heeft ook de mogelijkheid om te meten wat het verschil is tussen het door de Digitale Assistent gegenereerde verslag en het verslag zoals het door de gebruiker is aangepast en verwerkt in het EPD. Het verschil geeft aan wat de tijdsinspanning was die de gebruiker heeft moeten doen om het verslag aan te passen.

Hoe wordt de kwaliteit en/of tijdswinst van de automatisch genereerde registraties gemeten?

In de eerste plaats zal deze gemeten worden aan de hand van de goedkeuring van de medisch specialist die worden gegeven op de “Registratie Suggestie” en de eventuele aanvulling die zijn moeten gedaan worden om extra zorgactiviteiten te registreren. Dit mogelijke verschil geeft een indicatie van de kwaliteit van de automatisch genereerde registraties door de Digitale Assistent.

Verder heeft ValueCare de mogelijkheid om de gebruiker te vragen om een oordeel. Via de feedbacktabel "Beheer Digitale Assistent - Analyse gesprekken" kan de gebruiker aangeven hoe accuraat de “Registratie Suggestie” was en of er handmatig nog extra zorgactiviteiten zijn moeten geregistreerd worden die wel uit het verslag zouden gehaald kunnen worden. Ook wordt er dan gevraagd hoeveel tijd er bespaard is en kunnen er eventuele opmerkingen gegeven worden. Deze manier heeft als nadeel dat de gebruiker een extra inspanning wordt gevraagd.

Gegevens opslag

Welke data wordt opgeslagen én voor hoe lang?

De opname, de transcriptie en het gespreksverslag worden opgeslagen op de ValueCare server gedurende de bewaartermijn. Ter info: De bewaartermijn kan worden ingesteld per ziekenhuis. Insteek is dat het EPD de juiste plek is én blijft voor het bewaren van de gespreksverslagen.

Wie kan er bij de opname, transcriptie en gespreksverslag?

Een gebruiker kan alleen zijn eigen gegevens zien gedurende de bewaartermijn. De audio is niet toegankelijk voor gebruikers.

Worden de data binnen de EU opgeslagen?

Ja, er wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen rond het opslaan van gegevens.

Beveiliging en privacy

Welke maatregelen zijn getroffen voor beveiliging en privacy rondom Networked AI?

• Eigen dedicated machines in eigen datacenter: Voor zware AI-taken gebruikt ValueCare speciale machines met hoge rekenkracht, waardoor taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd zonder dat de gegevens de beveiligde omgeving verlaten.
• Private AI Instances: Grote AI-modellen draaien op een privé-instantie van de Open AI Azure-service, wat betekent dat de gegevens niet worden gedeeld of gebruikt voor training buiten de specifieke toepassing. Er wordt dus gegarandeerd dat de data niet wordt verspreid.
• Strikte beheersingsmaatregelen: Er zijn meerdere lagen van beveiliging, zoals firewalls en toegangsbeheer, om ervoor te zorgen dat gegevens veilig blijven binnen het ValueCare-netwerk.
• Interne toetsing: Elk ValueCare AI-systeem is intern uitgebreid getoetst en is geaccordeerd door de klant voorafgaand aan de in productie name.
• Externe Toetsing: ValueCare laat haar AI-systemen toetsen door een externe IT-auditor om te garanderen dat de gegevens veilig en correct worden gebruikt. De rapportages van de audits zijn voor klanten beschikbaar.

Kort samengevat: voor elke klant een geïsoleerde, strikt gescheiden gegevensverwerking, conform NEN 7512 met meerdere lagen afgeschermd.

Welke gegevens worden gebruikt om de taalmodellen te trainen voor de “Auto-Verslaglegging”?

Er zijn 2 taalmodellen:

1. Transcriptie taalmodel.
2. Samenvatting taalmodel.

Het transcriptie taalmodel wordt gebruikt om de geluidsopname om te zetten naar uitgeschreven tekst. Dit model draait lokaal bij ValueCare en deze data wordt dus niet gedeeld met andere partijen. We vergelijken de correcte en gevalideerde transcripties met verschillende versies van het transcriptiemodel. Zo vergelijken we of het model dat we gebruiken nog “the state of the art” is of dat er een nóg beter model kan gebruikt worden. Voor elke klant wordt er een losse instantie van het taalmodel gebruikt, zodat data van klanten apart gehouden wordt. Op dit moment wordt het transcriptiemodel niet verbeterd aan de hand van transcripties van klanten. In de toekomst is het de verwachting dat de volgende termen uit transcripties wel worden gebruikt om het model te verbeteren: namen van ziekenhuizen en specialisten, medicijnen, geneeskundige specifieke termen, klant specifieke termen. Er zullen dus GEEN patiënten- en medewerkersnamen gebruikt worden.

De performance van het generieke samenvatting taalmodel wordt vooral geoptimaliseerd met verbeterde prompts. Deze prompts bevatten GEEN privacy gevoelige gegevens. Input voor verbetering zijn de wijzigingen die gebruikers maken in de verslagen, alsmede de feedback die we krijgen uit de gesprekken die we voeren met klanten. Er worden geen privacy gevoelige gegevens gebruikt bij deze verbeteringen.

Welke gegevens worden gebruikt om het classificatietaalmodel te trainen voor de “Registratie Afleiding” en “Auto-registratie” ?

Het classificatietaalmodel is gebaseerd op meer dan tien miljoen verslagen uit EPDs van ziekenhuizen. Hier is bestaand wetenschappelijk onderzoek voor gebruikt en wordt er dus GEEN gebruik gemaakt van de data van onze klanten. Om dit nog beter af te stemmen op de situatie binnen specifieke ziekenhuizen finetunen we dit classificatietaalmodel met specifieke verslagen van het betrokken ziekenhuis. Op die manier is het model afgestemd op de terminologie die binnen het ziekenhuis wordt gebruikt. Daarnaast wordt het model gefinetuned op wat het moet kunnen classificeren, bijvoorbeeld bepaalde verrichtingen. Het model wordt ook gefinetuned op bepaalde gestructureerde data (vb. welke ICD 10-code er geregistreerd is).

Voor elk ziekenhuis wordt er dus een ander model gefinetuned. Dit heeft twee belangrijke redenen: goede afstemming van het model op de context én om te zorgen dat er nooit informatie uit verslagen gedeeld wordt tussen de verschillende ziekenhuizen.