Inkoop - Betalingen overstijgen jaarlijkse verplichting (R65883)

Behoort tot Normenkader ValueCare

Gemeenten

1. Gemeenten - Rechtmatigheidsverantwoording - Inkoop en aanbesteding

Samenvatting

De waarde van de bestedingen moet in overeenstemming zijn met de opdrachtwaarde conform de overeenkomst. Is de besteding niet in overeenstemming met de opdrachtwaarde, dan is mogelijk een verkeerde methode van aanbesteding gehanteerd of er kan sprake zijn van een wezenlijke wijziging die mogelijk ontoelaatbaar is.

De controle signaleert crediteuren met een of meer inkoopcontracten waarbij de betalingen binnen de contractperiode gemiddeld per jaar meer dan 10% hoger zijn dan de jaarlijkse verplichting. Van deze crediteuren moet worden vastgesteld of een verkeerde methode van aanbesteding is gehanteerd of dat er sprake is van een wezenlijke wijziging die mogelijk ontoelaatbaar is.

Risico

Betaling zonder dat er een geldig contract is (i.c.m. niet goed inzichtelijk of er een contract aanwezig is).

Regelgeving / beleid

2020

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2020: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2020: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2021

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2021: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2021: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2022

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2022: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2022: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2023

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2023: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2023: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

Interpretaties

Er zijn geen interpretatiekeuzes gemaakt.

Programmeerbare norm

Er is sprake van “Inkoop - Betalingen overstijgen jaarlijkse verplichting (R65883)” als aan de volgende selectie is voldaan:

1) Alle crediteuren met één of meer inkoopcontracten
2) Waaraan de betalingen binnen de contractperiode gemiddeld per jaar meer dan 10% hoger zijn dan de jaarlijkse verplichting

Logica: 1 en 2

Berekening financiële impact

De financiële impact is gelijk aan de hoogte van de verplichting over de looptijd van het contract/de contracten.