Aanpassen tegels en dashboards (GGZ)

Inleiding

Af en toe moeten prestatiekaarten met bijbehorende KPI's aangepast worden. Andere speerpunten zijn belangrijk geworden, voortschrijdende inzichten nopen tot wijzigen of een foutje moet gecorrigeerd worden. ValueCare biedt ziekenhuizen aan om geheel te ontzorgen en deze wijzingen uit te voeren, maar biedt ook aan dat ziekenhuizen deze wijzigingen zelf kunnen uitvoeren. In deze wiki wordt de instructie toegelicht.

Procedure aanpassen bestaande tegels en dashboards

In het kort is de procedure:

1. Klant past de relevante tegels en dashboards aan in het Acceptatie portaal.
2. Klant downloadt de relevante tegels en dashboards vanuit het Acceptatie portaal.
3. Klant maakt een aanvraag aan in het Productie portaal met de vraag om bijgevoegde gewijzigde tegels en dashboards op te slaan in het configuratiemanagement systeem.
4. Het ValueCare Datamanagement/Beheer team pakt de aanvraag op en slaat de gewijzigde tegels en dashboards op in het configuratiemanagement systeem.
5. Klant checkt in het Acceptatie portaal na de eerstvolgende verwerking de gewijzigde tegels en dashboards. Bij eventuele correcties wordt de procedure opnieuw doorlopen (met nieuwe aanvraag).
6. Indien de gewijzigde tegels en dashboards in orde zijn, vermeldt de klant dit in de aanvraag met "Test=OK op omgeving X".
7. Het ValueCare Datamanagement/Beheer team voert wekelijks of tweewekelijks een release uit naar Productie. Daarna zijn de gewijzigde tegels en dashboards zichtbaar op Productie.

Opmerkingen:

• Ad 1) Let op dat bij dashboards de juiste nummering wordt meegegeven. Dit gebeurt in het portaal immers niet automatisch.
• Ad 2) De klant biedt d2x bestanden aan. Dit zijn geünzipte bestanden. De klant geeft ook aan in welk mapje de bestanden moeten komen te staan.
• Ad 3) Er wordt geen functionele check uitgevoerd door het ValueCare Datamanagement/Beheer team.
• Ad 4) Let op dat bij het opslaan van de tegels geen onbedoelde filters vanuit het dashboard aan de tegel worden toegevoegd.

Procedure aanpassen nieuwe tegels en dashboards

In het kort is de procedure:

1. Klant vraagt na bij ValueCare of het gewenst is om de tegel of het dashboard default toe te voegen. Zo ja, dan pakt ValueCare de aanvraag op. Zo niet, dan kan gegaan worden naar stap 2.
2. Klant maakt nieuwe tegels en dashboards aan in het Acceptatie portaal.

Hierna worden dezelfde stappen gevolgd als hierboven beschreven.

Opmerkingen:

Ad 1) De nummerreeksen die beschikbaar zijn voor GGZ klanten zijn als volgt:

1000 - 2000

Lokale dashboards en tegels

Ad 2) Het is belangrijk om een uniek nummer toe te voegen aan de nieuwe tegels en dashboards.

Uitgebreide instructie voor aanpassen en creëren van tegels of dashboards

Het tandwiel in de blauwe balk.

Algemene informatie

Om in het portaal tegels of dashboards te muteren, heb je de juiste rechten nodig. Zie je in de blauwe balk het tandwieltje linksboven? Dan heb je de BUILDER-rol via de portaalrechten toegekend gekregen. Zonder BUILDER-rol heb je geen machtiging om tegels of dashboards te muteren.

Het pijltje om de onzichtbare filters uit te klappen, zodat deze in te zien zijn.

Aanpassen van bestaande tegels of dashboards gebeurt bij voorkeur op de acceptatieomgeving, anders zijn alle (tussentijdse) wijzigingen meteen zichtbaar voor alle gebruikers. Wat je vandaag hebt veranderd verdwijnt wel elke nacht tijdens de nachtelijke portaalverversing (ook op de productieomgeving!).

Je moet na de gewenste aanpassing jouw wijziging (laten) inchecken in het configuratiemanagementsysteem – die wordt dan meegenomen in de a.s. release, daarna komt het live op productie.

Belangrijke voorkennis voor het creëren van dashboards en tegels: Er zijn zichtbare, en onzichtbare filters. Om de onzichtbare filters in beeld te krijgen, moet je die uitklappen met het pijltje rechtsbovenin het scherm.

Zichtbare, en onzichtbare filters zijn zo te herkennen binnen het portaal. Onzichtbare filters worden enkel getoond wanneer deze via het pijltje rechts bovenin zijn uitgeklapt.

Als je van een dashboard (of prestatiekaart) doorklikt naar een tegel, “erft” de tegel de zichtbare filters die ingesteld waren op het vorige dashboard; de onzichtbare filters zijn tegel/dashboardspecifiek. Als je dezelfde tegel via de zoekbalk opzoekt, zal je zien dat de zichtbare filters die net meekwamen vanaf het dashboard, niet meer in de filterlijst staan. Als je op een tegel bijv. de filter Rapportageperiode = LY maakt en het dashboard met Rapportageperiode = YTM, gaat het mis – het portaal weet dan niet welke filter te hanteren. We maken de tegels daarom zonder met zo min mogelijk zichtbare filters, omdat het anders spaak loopt als je vanaf een dashboard doorklikt. Let ook op als je een tegel gaat muteren als je vanaf een dashboard doorklikt; sla dan niet de filters op die mee zijn “geërfd” vanaf het dashboard!

Druk eerst op potlood [1], vervolgens op potlood [2] om in de Edit-modus van een tegel te komen.

Maken van tegels is het makkelijkst als je begint vanaf een bestaande tegel. Voor het vervolg van deze tegel-instructie beginnen we vanuit het voorbeeld van de tegel: “Percentage cliëntgebonden tijd”.

Instructie tegels

2. Controleer welke dataset er gebruikt wordt; bij de verborgen filters zie je “Paginanaam” met daarachter de gebruikte dataset(s) gespecificeerd. Met de verborgen filter wil je limiteren welke data er voor dit overzicht gebruikt wordt, zodat niet alle data uit allerlei onnodige datasets wordt ingeladen bij het laden van de tegel.
3. Via het potloodje rechts [1] kan je vervolgens nog een potloodicoon kiezen [2]; hiermee kom je in de “Edit-modus” van de tegel.

1. Controleer welke dataset er gebruikt wordt; bij de verborgen filters zie je “Paginanaam” met daarachter de gebruikte dataset(s) gespecificeerd. Met de verborgen filter wil je limiteren welke data er voor dit overzicht gebruikt wordt, zodat niet alle data uit allerlei onnodige datasets wordt ingeladen bij het laden van de tegel.
2. Via het potloodje rechts [1] kan je vervolgens nog een potloodicoon kiezen [2]; hiermee kom je in de “Edit-modus” van de tegel.

   

   De Edit-interface waarmee tegels gemodificeerd kunnen worden. Zie de begeleidende tekst voor uitleg.

3. In de interface van de Edit-modus zie je het type plaatje (‘KPI type’) [1]. Drilldown fields zijn de velden aan de onderkant (de X-as) [2]. De Column is de Y-as [3]. Daaronder zitten de datavelden [4]. Elke tegel heeft een eigen definitie; vanaf de datavelden wordt een berekening gedaan, waarna de visualisatie wordt gecreëerd [5]. Als je op “update preview” drukt [6], komt onderin een voorbeeld van de berekening die wordt toegepast.
4. Via “Toon meer opties” [7] krijg je nog extra opties, bijvoorbeeld om het plaatje van horizontaal naar verticaal te maken, of de totalen wel of niet te tonen, of het maximumaantal balkjes in je overzicht (bijvoorbeeld bij ‘Medewerker’ op de x-as relevant).
5. De norm [8] kan je invullen als getal, of als datareferentie – die verschijnt dan als norm in het overzicht, met automatische kleuring van rood of groen afhankelijk van of de norm gehaald wordt.

   

   De locatie van de knop 'Zoekopdracht opslaan'.

6. Als je je wijzigingen wilt testen om te zien wat er gaat gebeuren, druk je op “update preview”. Ben je tevreden, dan druk je bovenin de edit-interface op de blauwe knop “Toepassen”.
7. Hierna heb je de tegel in de portaal veranderd, maar nog nergens opgeslagen. Om dit te doen, moet je deze tegel eerst downloaden. Dit doe je via de knop “Zoekopdracht opslaan”. Hier zie je de naam van de tegel, het nummertje van de tegel, en de toelichting die bij de tegel hoort. De toegangsgroep is de beveiliging op de data, zodat niet iedereen zomaar alle gegevens in het portaal kan inzien. Iedereen die NIET tot die toegangsgroep behoort, kan de tegel niet inzien. Via contact met uw consultant kan ValueCare een aparte reeks nummertjes (zoekopdrachtnummers) reserveren, zodat we geen bestaande tegels overschrijven bij het creëren van nieuwe overzichten.

   

   Locatie van het 'Rooster'-menu.

8. Als je je zoekopdracht opslaat via de blauwe ‘Opslaan’-knop onderin het venster, is de tegel in het portaal opgeslagen – niet op je laptop! Je moet hiervoor via het tandwieltje naar ‘Rooster’. Selecteer dan in de lijst de zoekopdracht die je wilt downloaden naar jouw PC.

   

   De knop 'Download schedule' bevindt zich rechts in beeld in het Rooster-menu.

   ‘Download schedule’ is de knop om een bestand met .d2as-extensie te downloaden naar je eigen laptop. Dit bestand moet door ValueCare in het configuratiemanagementsysteem worden gestopt zodat deze tijdens de nachtelijke portaalverwerking mee wordt genomen; het zojuist gedownloade bestand mag (via een aanvraag) aan ValueCare worden toegestuurd.
9. Via “Import schedule” en de knop “Append” kan je bestanden vanaf je computer inlezen. Dit blijft echter niet in het portaal na de nachtelijke verwerking! Door hier gebruik van te maken, kan je ook verder werken vanaf een bestand dat je eerder gedeeltelijk had gebouwd, en had opgeslagen naar jouw PC.
10. Nieuwe tegels of dashboards maak je ook vanaf het tandwielmenu: “Grafiek maken” is een tegel maken, “Pagina met grafieken maken” is een dashboard maken.
11. Je begint met de dataset te definiëren waar je het overzicht op baseren; je maakt dan een verborgen filter met “Paginanaam is Verblijfsdagen” om bijvoorbeeld de dataset Verblijfsdagen aan te roepen. Een tip om jouw tegel of dashboard automatisch up to date te houden: Voeg facet ‘Rapportagedatum’ als geheim filter toe, met syntax erin; “groter of gelijk aan start last year”. Zo hoef je niet elk jaar je tegel te updaten.
12. Je moet alle facetten links bij de filterlijst toevoegen die je interessant vindt voor het plaatje. Er wordt aangeraden de filters allemaal in te klappen voor je de tegel of het dashboard opslaat, omdat in/uitgeklapt ook mee opgeslagen wordt.
13. Met het “+”-icoon midden in het scherm kan je een visualisatie toevoegen. Je drukt dan op de knop “KPI toevoegen”. Je kan hier kiezen uit meerdere formats voor het plaatje. Richtlijn van ValueCare is altijd om zo min mogelijk verschillende formats gebruiken, dat is wel zo overzichtelijk voor de gebruikers.
14. In de tegel kan je ‘Rows’ toevoegen, hier kiezen we vaak de rapportagedatum. “Year with month” is gebruikelijk. De berekening wordt daarna automatisch gesplitst per maand; het totaal wordt nog steeds berekend over de totale massa. “Aantal dagen in verblijfsmaand” is het facet dat aangeeft hoe veel dagen er in de maand zitten (30, 31 of 28/29). Voor je bedbezetting wil je bijvoorbeeld je totaal delen door het aantal dagen in de maand, dat kan door gebruik te maken van dit facet.
15. Als je meerdere datasets wilt betrekken in je plaatje, moet je in je verborgen filter een “|” tussen de namen van de datasets zetten, dus “Paginanaam is Verblijfsdagen|Personeel bezetting AVG” bijvoorbeeld.
16. Als we de tegel willen opslaan als nieuwe tegel, moet je dus een eigen naam, zoekopdrachtnummer, omschrijving en toegangsgroep (VALUECARE_ROLE_BI) toevoegen. Let erop dat je een uniek zoekopdrachtnummer gebruikt, anders overschrijf je een bestaand overzicht! Je zoekt dan jouw zoekopdrachtnummer op bij ‘Rooster’, selecteer deze, downloadt het bestand, en laat deze inchecken door ValueCare.

Instructie dashboards / prestatiekaarten

Een dashboard wordt anders opgeslagen dan een tegel! Gebruik voor het opslaan van het dashboard de 'Opslaan'-knop, die verschijnt na het drukken op het potlood (het potlood bevindt zich nog steeds aan de rechterkant van het scherm).

Het creëren van dashboards geschiedt door de tegels te selecteren welke in het dashboard opgenomen dienen te worden. Tijdens het aanmaken van een dashboard kan worden gekozen of deze in de vorm van een regulier dashboard, of een prestatiekaart moet worden gegenereerd. Nieuwe tegels of dashboards maak je ook vanaf het tandwielmenu: “Grafiek maken” is een tegel maken, “Pagina met grafieken maken” is een dashboard maken.

Voor het maken van een dashboard kies je welke tegels je in het dashboard wilt hebben; dit kan op basis van zoekopdrachtnummer of op de naam van de tegel. Op een dashboard willen we de Rapportagedatum of Rapportageperiode inperken (zodat je niet data sinds het begin der tijden inlaadt). Een dashboard kan je als prestatiekaart, of als ‘regulier’ dashboard opslaan.

Een dashboard sla je ook op met een naam, een dashboardcode, en een toegangsgroep. Opslaan doe je hier via het potloodje, en dan op de blauwe ‘Opslaan’-knop te drukken – !! LET OP: dit is een andere knop dan die gebruikt wordt bij het opslaan van tegels!

Ook een dashboard moet worden gedownload, opgeslagen en ingecheckt door ValueCare alvorens deze vanuit het portaal te raadplegen is. Dit geschiedt grotendeels op dezelfde manier als hierboven beschreven voor de tegels (stap 8 en stap 9).

Een dashboard wordt altijd helemaal onderin de lijst bij ‘Rooster’ gezet; je moet dan handmatig het nummertje wijzigen in ‘Rooster’ naar het nummer dat je bij opslaan had gedefinieerd. Nadat je dat nummer hebt aangepast, kan je het dashboard ook downloaden naar je computer en dit bestand naar ValueCare sturen om te laten checken in het configuratiemanagementsysteem.