FAQ - Digitale Assistent MS Teams
Inleiding
Deze wiki geeft een toelichting op het gebruik van de ValueCare Digitale Assistent voor het opnemen van gesprekken en maken van verslagen in combinatie met Microsoft Teams.
Stap-voor-stap Handleiding voor het Opnemen en Downloaden van een Consult via Microsoft Teams
Voorbereiding
1. Controleer de opname-instellingen:
- Zorg ervoor dat je de juiste machtigingen hebt om een vergadering op te nemen. Dit kan worden ingesteld door je IT-beheerder binnen je organisatie.
Tijdens het Consult
2. Start de vergadering:
- Open Microsoft Teams en start de vergadering zoals gebruikelijk.
3. Opname starten:
- Klik op de drie puntjes (meer opties) in de vergaderingsbesturing boven in de balk.
- Klik op de knop ‘Opnemen en transcriberen’
- Selecteer "Opname starten".
4. Bevestiging van opname:
- Alle deelnemers worden geïnformeerd dat de opname is gestart via een banner bovenaan het venster.
Na het Consult
5. Opname stoppen:
- Klik opnieuw op de drie puntjes (meer opties) in de vergaderingsbesturing.
- Klik op de knop ‘Opnemen en transcriberen’
- Selecteer "Opname stoppen" en bevestig het stoppen door op de knop ‘Stoppen’ te drukken
6. Opname verwerken:
- Na het stoppen van de opname, wordt deze automatisch opgeslagen in Microsoft Stream. Je ontvangt een melding wanneer de opname klaar is om te bekijken.
Opname downloaden als MP4
7. Opname vinden:
- Ga naar de chat van de desbetreffende afspraak in Teams.
- Klik boven in op het mapje bestanden. Indien de opname is opgeslagen en verwerkt komt het mp4 bestand van de opname hier automatisch zichtbaar (dit kan even duren).
8. Opname downloaden:
- Klik op de opname om deze te openen.
- Klik op de drie puntjes (meer opties) onder de video.
- Selecteer "Downloaden". De video wordt als een MP4-bestand gedownload naar je computer.
Verwerken opname tot verslag
9. Uploaden opname
- Ga naar het portaal van ValueCare en ga naar de Digitale Assistent door in de linker balk op ‘Digitale assistent’ te drukken
- Sleep het zojuist gedownloade bestand op de microfoon (als het goed gaat dan licht de microfoon een klein beetje op) en laat het bestand los op de microfoon.
10. Verwerken opname
- Na uploaden komt de knop "Verwerk audiobestand" in beeld. Druk hierop.
- Daarna komt de keuze van het soort verslag tevoorschijn, kies hier het juiste verslag type. Geef vervolgens de naam van de cliënt/patiënt aan en geef aan dat de cliënt/patiënt toestemming heeft gegeven.
- Indien toestemming is gegeven voor de opname, druk dan vervolgens op "Ja, verwerk audiobestand" voor het verwerken van de opname.
- Vervolgens zal het verslag worden gegenereerd.
Na het verslag
- Het is belangrijk dat de Microsoft Teams opname wordt verwijderd.
- Ga hiervoor weer terug naar de chat van de desbetreffende afspraak in Microsoft Teams.
- Klik op de opname. De opname verschijnt nu op een tabblad in je browser.
- Klik op de drie puntjes in de balk en klik vervolgens op "Verwijderen".