FAQ - Digitale Assistent GGZ

Inleiding

Deze wiki geeft antwoorden op veelgestelde vragen over de ValueCare Digitale Assistent GGZ.

Algemene vragen

Wat is de Digitale Opname Assistent?

De Digitale Opname Assistent is een hulpmiddel dat gebruikt wordt in de GGZ voor het opnemen en transcriberen van intakegesprekken, behandelgesprekken, triagegesprekken en algemene gesprekken. Het systeem kan deze opnames vervolgens samenvatten op basis van specifieke opbouw (prompts) die relevant zijn voor het gekozen type gesprek.

Hoe werkt de Digitale Opname Assistent?

De assistent neemt het gesprek op, zet de opname om in tekst (transcriptie), en gebruikt dan vooraf ingestelde prompts om de belangrijkste punten en besluiten samen te vatten.

Is de Digitale Opname Assistent veilig en vertrouwelijk?

Ja, de assistent voldoet aan de strenge beveiligings- en privacyrichtlijnen van de GGZ instelling. Alle opnames en transcripties worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel.

Hoe kan ik het beste uitleg geven aan de cliënt?

Het is erg belangrijk om de cliënt goed te informeren. Via de volgende link is een voorbeeld tekst beschikbaar voor communicatie met de cliënt: FAQ - Digitale Assistent GGZ cliënt informatie

Gebruik van de Assistent

Hoe start ik een opname?

U kunt een opname starten door de digitale opname assistent te openen, de benodigde gegevens zoals cliëntnaam en cliëntnummer in te vullen, het type gesprek te kiezen en op de opnameknop te drukken. Zorg ervoor dat alle deelnemers aan het gesprek op de hoogte zijn van de opname en hun toestemming hebben gegeven.

Hoe zie ik dat de opname daadwerkelijk loopt?

Er verschijnt een ring rond de opname knop. Die beweegt met het geluid. Let er op dat het geluid van alle aanwezigen een beweging van de ring geeft.

Kan ik mijn laptop dichtklappen tijdens de opname?

Nee, dat kan niet. Dan stopt de opname.

Kan ik de opname pauzeren of stoppen?

Ja, tijdens het gesprek kunt u de opname op elk moment pauzeren of stoppen door op de desbetreffende knoppen te drukken. Dit is vooral handig voor langere gesprekken, pauzes of gesprekken in verschillende delen.

Wat gebeurt er als de wifi verbinding uitvalt tijdens de opname?

Dan loopt de opname gewoon door. De opname wordt gebufferd. Zodra er weer wifi is, dan wordt de opname weer op de server opgeslagen.

Is er een probleem met de laptop in slaapstand?

De applicatie zorgt er voor dat de laptop niet in slaapstand gaat.

Wat gebeurt er nadat het gesprek is opgenomen?

Na de opname wordt het gesprek automatisch getranscribeerd en omgezet in een verslag op basis van het gekozen verslagtype. U ontvangt het verslag en het is mogelijk de transcriptietekst in te zien door op 'Toon transcriptie' te drukken.

Kan ik eerdere opnames terugvinden?

Ja, alle opnames worden veilig opgeslagen en kunnen worden teruggevonden via de knop 'Toon opnames' in de interface van de digitale opname assistent. U kunt alleen uw eigen opgenomen gesprekken inzien.

Hoe gebruik ik de Assistent in combinatie met Microsoft Teams?

Ga voor een beschrijving naar de volgende pagina: FAQ - Digitale Assistent MS Teams

Transcripties en Samenvattingen

Hoe lang duurt het voordat de transcriptie klaar is?

De tijd die nodig is voor het transcriberen van een gesprek kan variëren, maar meestal ontvangt u de transcriptie binnen enkele minuten na afloop van het gesprek.

Kan ik de transcriptie en samenvatting aanpassen?

Ja, u kunt de transcriptie en samenvatting doorlezen en waar nodig aanpassingen maken. Het is belangrijk dat u de inhoud controleert op juistheid en volledigheid.

Hoe kies ik het juiste type verslag voor mijn gesprek?

Bij het starten van een opname kunt u kiezen uit verschillende types. Selecteer de type die het beste past bij het doel van uw gesprek.

Technische Ondersteuning

Wat moet ik doen als de opname assistent niet werkt?

Controleer eerst of uw apparaat is verbonden met het internet en dat de microfoon correct functioneert. U kunt controleren of de microfoon werkt door te kijken of de blauwe cirkel groter of kleiner wordt tijdens de opname. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de technische ondersteuning van de GGZ-instelling en/of de contactpersoon van ValueCare.

Wat moet ik doen als mijn geluid niet wordt opgenomen bij gebruik van de browser Chrome?

Check eerst of het geluid wel goed wordt opgenomen met de browser Edge. Als het geluid nu wel goed wordt opgenomen, dan ligt het niet aan een algemene setting van de laptop/desktop. Neem contact op met uw ICT helpdesk om de instellingen in Chrome goed te zetten.

Wat moet ik doen na inloggen bij langdurig bericht "Bezig met laden"?

Er zou een cache probleem kunnen zijn. De browser gebruikt eerst opgeslagen pagina's in de cache en probeert daarna pas een nieuwe pagina op te halen. Het helpt meestal om dan de pagina met het bericht "Bezig met laden" opnieuw te laden met Ctrl-F5. Je forceert dan dat de pagina niet uit de cache wordt gehaald. Mocht dit niet werken, dan helpt het om eerst de cache te verwijderen via Ctrl-Shift-Del.

Hoe kan ik contact opnemen met technische ondersteuning?

Voor technische ondersteuning kunt u contact opnemen via het interne ondersteuningsportaal van de GGZ of telefonisch via [telefoonnummer].

Meten van resultaten

Hoe wordt de kwaliteit van de verslagen gemeten?

Er zijn twee aspecten die belangrijk zijn:

1. Is het verslag technisch gezien gelukt?
2. Is het verslag inhoudelijk correct?

Het eerste aspect wordt gemeten door te checken of de audio, de transcriptie en het verslag zijn gegenereerd. De uitkomsten worden toegelicht in het dashboard "Digitale Assistent - Gebruiksoverzicht". De belangrijkste KPI is de tegel met daarin "Percentage gesprekken succesvol uitgevoerd". Het tweede aspect kan op verschillende manieren gemeten worden. ValueCare heeft de mogelijkheid om de gebruiker te vragen om een oordeel. Via de feedbacktabel "Beheer Digitale Assistent - Analyse gesprekken" kan de gebruiker aangeven wat de kwaliteit van het verslag was, hoeveel tijd er bespaard is en opmerkingen over het verslag teruggeven. Deze manier heeft als nadeel dat de gebruiker een extra inspanning wordt gevraagd. ValueCare heeft ook de mogelijkheid om te meten wat het verschil is tussen het door de Digitale Assistent gegenereerde verslag en het verslag zoals het door de gebruiker is aangepast en verwerkt in het EPD/ECD. Het verschil geeft aan wat de tijdsinspanning was die de gebruiker heeft moeten doen om het verslag aan te passen.

Hoe wordt de tijdswinst bij het maken van verslagen gemeten?

ValueCare heeft de mogelijkheid om de gebruiker te vragen om een oordeel. Via de feedbacktabel "Beheer Digitale Assistent - Analyse gesprekken" kan de gebruiker aangeven wat de kwaliteit van het verslag was, hoeveel tijd er bespaard is en opmerkingen over het verslag teruggeven. Deze manier heeft als nadeel dat de gebruiker een extra inspanning wordt gevraagd. ValueCare heeft ook de mogelijkheid om te meten wat het verschil is tussen het door de Digitale Assistent gegenereerde verslag en het verslag zoals het door de gebruiker is aangepast en verwerkt in het EPD/ECD. Het verschil geeft aan wat de tijdsinspanning was die de gebruiker heeft moeten doen om het verslag aan te passen.

Gegevens opslag

Welke data wordt opgeslagen?

De opname, de transcriptie en het gespreksverslag worden opgeslagen op de ValueCare server gedurende de bewaartermijn. Ter info: De bewaartermijn kan worden ingesteld per instelling. Insteek is dat het EPD de juiste plek voor het bewaren van de gespreksverslagen is.

Hoelang worden de opname, transcriptie en gespreksverslag opgeslagen?

De opname, de transcriptie en het gespreksverslag worden opgeslagen op de ValueCare server gedurende de bewaartermijn. De bewaartermijn kan worden ingesteld per instelling. Insteek is dat het EPD de juiste plek voor het bewaren van de gespreksverslagen is.

Wie kunnen er bij de opname, transcriptie en gespreksverslag?

Een gebruiker kan alleen zijn eigen gegevens zien. Een gebruiker kan gedurende de bewaartermijn de transcriptie en het gespreksverslag inzien. De audio is niet toegankelijk voor gebruikers.

Worden de data binnen de EU opgeslagen?

Ja, er wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen rond het opslaan van gegevens.

Beveiliging en privacy

Welke maatregelen zijn getroffen voor beveiliging en privacy rondom Networked AI?

• Eigen dedicated machines in eigen datacenter: Voor zware AI-taken gebruikt ValueCare speciale machines met hoge rekenkracht, waardoor taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd zonder dat de gegevens de beveiligde omgeving verlaten.
• Private AI Instances: Grote AI-modellen draaien op een privé-instantie van de Open AI Azure-service, wat betekent dat de gegevens niet worden gedeeld of gebruikt voor training buiten de specifieke toepassing. Er wordt dus gegarandeerd dat de data niet wordt verspreid.
• Strikte Beheersingsmaatregelen: Er zijn meerdere lagen van beveiliging, zoals firewalls en toegangsbeheer, om ervoor te zorgen dat gegevens veilig blijven binnen het ValueCare-netwerk.
• Interne toetsing: Elk ValueCare AI-systeem is intern uitgebreid getoetst en is geaccordeerd door de klant voorafgaand aan de in productie name.
• Externe Toetsing: ValueCare laat haar AI-systemen toetsen door een externe IT-auditor om te garanderen dat de gegevens veilig en correct worden gebruikt. De rapportages van de audits zijn voor klanten beschikbaar.

Kort samengevat: Voor elke klant een geïsoleerde, strikt gescheiden gegevensverwerking, conform NEN 7512 met meerdere lagen afgeschermd.