Cliëntlogistiek
Toelichting managementrapportages Cliëntlogistiek
Deze pagina dient als naslagwerk om de managementrapportages op Cliëntlogistiek te interpreteren en gebruiken. Hierbij wordt stilgestaan bij de verschillende benaderingen voor cliëntlogistiek, hoe de belangrijkste KPI’s zijn opgebouw, en welke datasets hiervoor als fundament dienen. Tot slot biedt een begrippenlijst inzicht in de definities van de belangrijkste facetten in de data.
Doelstelling
De doelen van managementrapportages inzake cliëntlogistiek betreft het bieden van inzicht in:
- Waar (in administratieve zin) cliënten zich op een bepaald moment in de organisatie bevinden
- Welke stromen aan cliënten er plaatsvinden, zowel in en uit de organisatie, alsmede binnen de organisatie (doorstroom)
- Wat de doorlooptijd betreft van de stromen van cliënten
- Welke cliënten wachten op zorg / in zorg zijn
Benaderingen
Om bovengenoemde inzichten te verschaffen, worden vier uitkomsten in de data gepresenteerd:
- In – en uitstroom cliënten
- Doorlooptijd cliëntenstromen
- Doorstroom cliënten
- Aantallen cliënten op wachtlijst / in zorg
Omdat de stromen cliënten geen fysieke logistiek betreft, maar dat van administratieve eenheden binnen het EPD, worden verschillende concepten en daaraan gekoppelde tijdsperiodes onderscheiden om (administratieve) locaties en verplaatsingen binnen de organisatie te typeren:
- Inschrijving: Een aaneengesloten tijdsperiode waarin een persoon als actieve cliënt is geregistreerd binnen de organisatie
- Eindverantwoordelijkheid: Een aaneengesloten tijdsperiode waarbinnen de verantwoordelijkheid voor de zorg voor een cliënt is toegekend aan een organisatie-eenheid. Dit kunnen er meerdere tegelijk zijn. De bron voor het vaststellen van de eindverantwoordelijkheid is instelbaar, en betreft de zorgtoewijzing (MijnQuarant), de locatie toewijzing (ONS), dan wel het caseload overzicht.
- Financieringsperiode: Een aaneengesloten tijdsperiode waar de bekostiging van de zorg voor de cliënt wordt weergegeven (bijvoorbeeld: Jeugdhulp of sGGZ). Dit kunnen er per cliënt meerdere financieringsperiodes parallel zijn. De bron voor de financieringsperiode is instelbaar en afhankelijk van het EPD (bijvoorbeeld zorgproducten (DBC’s, jeugd producten, etc); de verstrekking in MijnQuarant, Financieringsperiode in XmCare, of Zorgtraject in User).
N.B.: Wanneer er minder dan 35 dagen tussen financieringsperioden zit, worden deze aaneengesloten tot één financieringsperiode met eenzelfde soort GGZ zorg.
Voor iedere uitkomst van de data zullen in de volgende paragraaf belangrijke definities worden behandeld.
In- en uitstroom
Datasets
- Inschrijving – inschrijving | Inschrijving - uitschrijving
- Eindverantwoordelijkheid | Eindverantwoordelijkheid - Eind
- Financieringsperiode | Financieringsperiode - Eind
Voor iedere administratieve eenheid (Inschrijving/ Eindverantwoordelijkheid/ Financieringsperiode) wordt de in – en uitstroom berekend en gepresenteerd in het portaal.
Instroom
Een nieuwe inschrijving, eindverantwoordelijkheid of financieringsperiode op datum X
Uitstroom
Een beëindigde inschrijving, eindverantwoordelijkheid of financieringsperiode op datum X
N.B.: het verschil per maand in aantallen in – en uitstroom onderbouwt de verschuivingen in cliënten in zorg/op de wachtlijst, per soort GGZ zorg.
N.B.2: dit geldt niet voor aantal cliënten in zorg/op de wachtlijst per OE. Hiervoor hebben we netto in – en uitstroom gedefinieerd.
Netto in- en uitstroom
We hebben ondervonden dat de in – en uitstroom naar eindverantwoordelijkheid zich onvoldoende leent om stromen cliënten, en daarmee verschuivingen in aantal cliënten in zorg/op de wachtlijst te onderbouwen.
Een cliënt kan immers driemaal uitstromen en viermaal instromen in één maand. En, omdat de cliënt reeds één eindverantwoordelijkheid bij de betreffende OE kan hebben, leidt dit tot foutieve waarden.
Voor dit doeleinde hebben we voor eindverantwoordelijkheden netto in – en uitstroom gedefinieerd.
Datasets:
- Eindverantwoordelijkheid instroom|Eindverantwoordelijkheid uitstroom
Netto instroom
Een cliënt was niet bekend in maand X-1 bij OE Y, en heeft in maand X een nieuwe eindverantwoordelijkheid bij OE Y.
Vb1: Cliënt krijgt een eindverantwoordelijkheid op OE Y op 14 juli 2021. De cliënt had op deze OE nog geen eindverantwoordelijkheid in juni 2021. De cliënt wordt meegerekend als instroom op OE Y in juli 2021.
Vb2: Cliënt krijgt een eindverantwoordelijkheid op OE Y op 14 juli 2021. De cliënt had echter al een eindverantwoordelijkheid bij OE Y tot en met 1 juli 2021. De cliënt wordt niet meegerekend als netto instroom op OE Y in juli 2021.
Netto uitstroom
Een cliënt was bekend in maand X-1 bij OE Y, maar deze is beëindigd in maand X. Er wordt in maand X geen nieuwe eindverantwoordelijkheid gestart voor deze cliënt.
Vb1: De Eindverantwoordelijkheid van een cliënt op OE Y eindigt op 28 juli 2021. Er volgt geen nieuwe eindverantwoordelijkheid in juli 2021. De cliënt wordt meegerekend als uitstroom op OE Y in juli 2021.
Vb1: De Eindverantwoordelijkheid van een cliënt op OE Y eindigt op 14 juli 2021. Er volgt een nieuwe eindverantwoordelijkheid op 31 juli 2021. De cliënt wordt niet meegerekend als uitstroom op OE Y in juli 2021.
Doorlooptijd
Datasets
- Inschrijving - uitschrijving
- Eindverantwoordelijkheid - Eind
- Financieringsperiode - Eind
Voor iedere administratieve eenheid (Inschrijving/ Eindverantwoordelijkheid/ Financieringsperiode) wordt de doorlooptijd berekend en gepresenteerd in het portaal.
Doorlooptijd
- Verstreken dagen tussen aanvangsdatum en einddatum betreffende administratieve eenheid (inschrijving/ eindverantwoordelijkheid/ financieringsperiode)
Vb: een inschrijving van 1 januari 2021 t/m 1 februari 2021 heeft een doorlooptijd van 32 dagen
N.B.: Wanneer er minder dan 35 dagen tussen financieringsperioden zit, worden deze aaneengesloten tot één financieringsperiode met eenzelfde soort GGZ zorg. De doorlooptijd wordt berekend voor deze aaneengeschakelde financieringsperiode.
Doorstroom
Doorstroom wordt bepaald op basis van het verloop in eindverantwoordelijkheden.
Datasets
- Eindverantwoordelijkheid instroom | Eindverantwoordelijkheid uitstroom
- Financieringsperiode instroom uitstroom|Financieringsperiode per maand
Doorstroom
Een cliënt was bekend bij een andere eenheid van hetzelfde niveau als waarop wordt geaggregeerd (Org niv),
Vb: een cliënt had een eindverantwoordelijkheid op OE Y (= Org niv 3 “Boom”), geschaard onder Org niv 2 “HO” en krijgt een eindverantwoordelijkheid op OE Y (= Org niv 3 “Water”), geschaard onder Org niv 2 “BG”. In dit geval is er sprake van doorstroom.
- Cliënt stroomt uit op Org niv 2 “HO” . “Org niv 2 naar” betreft “BG”
- Cliënt stroomt uit op Org niv 3 “Boom”. “Org niv 3 naar” betreft “Water”
- Cliënt stroomt in op Org niv 2 “BG. “Org niv 2 van” betreft “HO”
- Cliënt stroomt in op Org niv 2 “BG. “Org niv 3 van” betreft “Boom”
N.B.: Indien een cliënt nog geen eindverantwoordelijkheid binnen de betreffende inschrijving had bij aanvangen eindverantwoordelijkheid, betreft “Org niv Y van”: “In behandeling”.
N.B.2: Indien een cliënt geen eindverantwoordelijkheid meer heeft binnen de betreffende inschrijving bij beëindigen eindverantwoordelijkheid, betreft “Org niv Y naar”: “Uit behandeling”
Aantallen cliënten op wachtlijst / in zorg
Of een cliënt in zorg is, of op de wachtlijst staat, wordt gedefinieerd op basis van de “behandelfase” van een cliënt binnen diens inschrijving.
Datasets
- Cliënt per maand
In zorg
Een cliënt heeft in de betreffende rapportageperiode de behandelstatus “Diagnostiek” of “Behandeling”.
Een cliënt heeft in behandelstatus “Diagnostiek” wanneer het eerste intake contact binnen de inschrijving heeft plaatsgevonden, maar nog geen eerste behandel/begeleiding/verpleging/dagbesteding/crisis contact heeft plaatsgevonden binnen de looptijd van de betreffende inschrijving.
Een cliënt heeft behandelstatus “Behandeling” wanneer het eerste behandel/begeleiding/verpleging/dagbesteding/crisis contact heeft plaatsgevonden binnen de looptijd van de betreffende inschrijving.
Wachtlijst
Een cliënt heeft behandelstatus “Wachtlijst” wanneer nog geen eerste contact* heeft plaatsgevonden binnen de looptijd van de betreffende inschrijving.
N.B.: Dataset “Cliënt per maand” werkt met een peildatum voor afgeronde maanden (status laatste dag van de maand), en met een dynamische datum voor de lopende maand. Dit houdt in dat als cliënt op de wachtlijst stond tot en met 12 juni, en op 13 juni zijn eerste intake contact heeft gehad:
- Deze cliënt gedurende de maand juni t/m de 12e van de maand onder cliënten op de wachtlijst viel
- Deze cliënt vanaf 13 juni en verder onder cliënten in zorg viel
- Vanaf de maand juli is terug te zien welke cliënten eind juni nog op de wachtlijst stonden / in zorg waren. Het betreft dus geen rapportage op alle cliënten die op de wachtlijst hebben gestaan / in zorg zijn geweest in de betreffende rapportageperiode.
*intake/behandel/begeleiding/verpleging/dagbesteding/crisis contact /(instelbaar: FTF contact)
Actieve cliënten
Het aantal Actieve cliënten wordt bepaald a.d.h.v. activiteiten, dus of er een consult of verblijfsdag heeft plaatsgevonden in de geselecteerde rapportageperiode.
Datasets
- Activiteiten ZPM
- Activiteiten WMO
- Activiteiten
- Activiteiten Jeugd
- Activiteiten WLZ
- Verblijfsdagen
Voor verdere verdieping
Nadere uitleg over de opbouw van genoemde datasets, alsmede de operationalisering van facetten is terug te vinden in het ValueCare portaal. Hiervoor is dashboard “Beheer – Datadictionary” te raadplegen.