Inrichten ValueCare stuurinformatie bij GGZ instelling

Inleiding

ValueCare biedt GGZ instellingen een grote bibliotheek aan Stuurinformatie rapportages. Daarnaast biedt ValueCare een rapportagestructuur, zodat de diverse doelgroepen gemakkelijk de juiste informatie te zien krijgen. Samen met de GGZ instelling wordt de Stuurinformatie ingericht, waarbij een groot deel van de rapportages 1-op-1 uit de bibliotheek gebruikt kan worden en een klein deel aangepast wordt voor de instelling. In deze wiki wordt beschreven hoe de ValueCare stuurinformatie, dwz rapportages en structuur, vanuit de bibliotheek ingericht wordt.

Inhoud bibliotheek

De ValueCare bibliotheek kent de volgende inhoud:

1. Dashboards voor doelgroepen.
2. Verdiepende dashboards rondom 1 onderwerp.
3. Verzameldashboards rondom 1 thema.

Ad 2) Voorbeeld: dashboard verzuimpercentage naar tijd, organisatie, functie en leeftijdsklasse.

Ad 3) Voorbeeld: dashboard verzuim naar percentage, frequentie, nulverzuim, verzuimduur.

Maatwerk tov standaard

Belangrijk om te weten is het volgende:

• De verdiepende dashboards worden geleverd aan alle instellingen, daarom vindt er geen maatwerk plaats rondom deze dashboards.
• De dashboards voor de doelgroepen zijn per definitie specifiek voor een instelling en worden op maat gemaakt op basis van een bibliotheek aan KPI's. Mocht er toch nog een KPI missen in de bibliotheek, dan wordt deze toegevoegd aan de bibliotheek voor het hele netwerk aan instellingen.
• Voor de verzameldashboards geldt hetzelfde als voor de dashboard voor de doelgroepen, deze kunnen desgewenst dus op maat gemaakt worden.

Dashboards doelgroepen

Binnen een GGZ instelling onderscheidt ValueCare een rapportagestructuur met de volgende doelgroepen en bijbehorende rapportages:

• Dashboard Behandelaar
• Dashboard Teamleider
• Prestatiekaart manager / directeur
• Prestatiekaart RvB
• Prestatiekaart RvT

Voorbeeld dashboards voor doelgroepen in de ValueCare bibliotheek.

Uitgebreide lijsten met KPIs voor dashboards voor doelgroepen in de ValueCare bibliotheek.

Toelichting:

• Het Dashboard Behandelaar is een dashboard met ongeveer 6 rapportages. De rapportages zijn sterk visueel, zodat de behandelaar snel ziet waar hij zelf op bij moet of kan sturen. Op de x-as staat in de regel tijd (per week of maand). Voorbeeld: productiviteit per week.
• Het Dashboard Teamleider is een dashboard met ongeveer 9 rapportages. De rapportages zijn sterk visueel. Op de x-as staat tijd (per week of maand) of de medewerker. Voorbeeld: verzuimpercentage per medewerker.
• De prestatiekaart voor de manager / directeur is minder visueel. Er worden in een lijstweergave ongeveer 20 KPI's getoond volgens de Balanced Scorecard methodologie: Financiën, Personeel, Productie, Zorg (logistiek, doelmatigheid, kwaliteit). Op de x-as staat in de regel tijd (per maand). Voorbeelden: bedbezetting per maand, personeelsbezetting per maand, financieel resultaat per maand.
• De prestatiekaart voor de RvB lijkt op de prestatiekaart voor de manager / directeur. Er worden in een lijstweergave minder KPI's getoond, maar de KPI's worden getoond op het niveau van de instelling en de RVE's. Zo kan snel inzicht gekregen worden hoe de verschillende RVE's presteren. Voorbeeld: het financieel resultaat wordt getoond voor de instelling en daarnaast ook per RVE. Focus van de prestatiekaart RvB is op Financiën, Personeel, Productie.
• De prestatiekaart voor de RvT is ook een prestatiekaart in lijstweergave. Focus ligt op de financiële en operationele ratio's die de financiële gezondheid van een instelling laten zien. Voorbeelden: Solvabiliteit, Debt service coverage ratio, Curent ratio, EBITDA, verzuim, verloop personeel, aandeel PNIL, cliënt tevredenheid.

Zoals eerder beschreven zijn de dashboards voor de doelgroepen per definitie specifiek voor een instelling en worden op maat gemaakt op basis van een bibliotheek aan KPI's. In de bibliotheek zitten voorbeelden van dashboards voor de doelgroepen zoals die voor de meeste instellingen zullen voldoen. Zie hiervoor het eerste plaatje hiernaast. Daarnaast zijn er uitgebreide lijsten met alle beschikbare KPI's voor de dashboards voor de doelgroepen. Zie hiervoor het tweede plaatje hiernaast.

Enkele punten van belang zijn hieronder beschreven:

• Indien een instelling besluit om een doelgroep dashboard niet aan te bieden aan de relevante gebruikers, dan is dat uiteraard mogelijk en kan deze uitgezet worden. Voorbeeld: geen Prestatiekaart RvT.
• Indien een instelling verschillende doelgroepen dashboards wil inzetten voor verschillende RVE's of afdelingen, dan is dat uiteraard mogelijk. Voorbeeld: Dashboard Teamleider Ambulant vs Dashboard Teamleider Kliniek.

Verdiepende dashboards

Het voert te ver om alle verdiepende dashboards te beschrijven in de ValueCare bibliotheek. Op alle stuurpunten zijn verdiepende dashboards ontwikkeld.

Enkele punten van belang zijn hieronder beschreven:

• De ValueCare bibliotheek bevat ook benchmark verdiepende dashboards.
• Zoals eerder aangegeven kunnen de verdiepende dashboards in de ValueCare bibliotheek niet aangepast worden. Ze zijn hetzelfde voor alle instellingen. Door instellingen voorgestelde verbeteringen voor het hele netwerk worden uiteraard wel doorgevoerd. Eventueel worden aanpassingen in klantnetwerkbijeenkomsten besproken voordat ze worden uitgevoerd.
• Verdiepende dashboards kunnen worden uitgezet bij een instelling. Voorbeeld: als een instelling geen gebruik maakt van de e-health applicatie Minddistrict heeft het geen zin om de verdiepende Minddistrict dashboards te tonen aan gebruikers.
• Mocht de situatie dit vereisen dan kunnen instelling specifieke verdiepende dashboards gemaakt worden. Aangezien dit leidt tot hogere onderhoudsinspanningen zullen instelling en ValueCare hier verstandig mee omgaan.

Verzameldashboards

Het voert te ver om alle verzameldashboards te beschrijven in de ValueCare bibliotheek.

Enkele punten van belang zijn hieronder beschreven:

• De ValueCare bibliotheek bevat verzameldashboards, die gekopieerd kunnen worden naar instelling specifieke verzameldashboards. De verzameldashboards kunnen aangepast worden met andere KPI's uit de ValueCare bibliotheek.

Stappenplan inrichting stuurinformatie

Bij het inrichten van ValueCare stuurinformatie dienen de onderstaande stappen doorlopen te worden.

1. ValueCare implementatieconsultant bespreekt met instelling welke doelgroepen dashboards gemaakt dienen te worden.
2. ValueCare implementatieconsultant bespreekt met instelling welke KPI's vanuit de ValueCare bibliotheek gebruikt dienen te worden op de doelgroepen dashboards.
3. De instelling stelt de doelgroepen dashboards en de bijbehorende KPIs vast. De scope is nu bepaald.
4. ValueCare levert de verdiepende dashboards.
5. ValueCare levert de doelgroepen dashboards.
6. Instelling test de dashboards.
7. ValueCare verwerkt de bevindingen.
8. Er wordt toegang gegeven aan gebruikers tot de relevante rapportages en onderliggende data.

Aan deze stappen vinden de volgende parallelle processen plaats:

• Datavalidatie van de datasets die ten grondslag liggen aan de rapportages.
• Vaststellen van de autorisatie matrix: welke gebruiker mag welke data zien? Ter info: alle gebruikers mogen in principe alle rapportages zien, maar doordat er een beperking is op de data in de rapportages, kunnen gebruikers geen niet-geautoriseerde data inzien.