Terechte registratie verblijf zonder overnachting (VZO) (N6250)

Referentienummer: N6250

Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2016: A-9
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2017: A-9

Behoort tot Normenkader ValueCare

1. GGZ_Zelfonderzoek_2016

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2016

Uitzondering Deze uitzondering geldt alleen als u voldoet aan de voorwaarden die zijn opgenomen in het addendum (gepubliceerd op 1 juni 2018) op het Controleplan. De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s.   Doelstelling van het controlepunt Stel vast dat bij dagen waarop meer dan 6 uur (360 minuten) direct patiëntgebonden tijd op een kalenderdag, de geregistreerde zorg daadwerkelijk geleverd is.   Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid Relevante wet- en regelgeving NR/CU-565, pagina 10 3.1.4 Registreren Lid 3. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (hoofd)behandelaar niet op een DBC registreren.    Besluit Zorgverzekering  Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.  De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten. Controlemassa Selecteer uit de totale onderzoeksmassa: Alle DBC’s Waarvan het zorgtype níet is 301 of 302 (crisis) Waarop binnen één DBC (kalender)dagen voorkomen waarbij de som van geregistreerde direct patiëntgebonden tijd meer is dan 360 minuten. Controlemethodiek Deelwaarneming Toelichting deelwaarneming Dagen met meer dan 6 uur direct patiëntgebonden tijd moeten gecontroleerd worden op feitelijke levering.  Als binnen één DBC sprake is van meerdere dagen waarop meer dan 6 uur direct patiëntgebonden tijd is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste dag binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden.  Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle dagen met meer dan 6 uur direct patiëntgebonden tijd binnen die DBC gecontroleerd te worden. We willen u verzoeken om per activiteit een aparte regel aan te maken in het rapportageformat. Toetsingskader De in de DBC geregistreerde direct patiëntgebonden tijd komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen óf een activiteit heeft plaatsgevonden, maar dus ook of de duur van deze activiteit(en) in overeenstemming is met de verslaglegging Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Het feit dat er een aantekening is gemaakt, bewijst op zichzelf nog niet dat de tijd is geleverd; er kan immers ook zijn vermeld dat de cliënt afwezig was. Vandaar dat de controle niet middels een data-analyse mag worden uitgevoerd   Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig. Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan.  De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden gesommeerd en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting. Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.    Geef in de toelichting op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc.    Feitelijke levering kan onder andere blijken uit: Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar(s) én vastlegging in dossier/EPD én de registratie van directe tijd in de DBC. Definities relevante terminologie Direct patiëntgebonden tijd Productgroep

Doelstelling van het controlepunt

Stel vast dat de VZO conform voorwaarden is geregistreerd en gedeclareerd.

Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid 

Relevante wet- en regelgeving

NR/CU-565, pagina 46
3.1.4.23 Verblijf zonder overnachting (VZO)
Er is sprake van verblijf zonder overnachting (VZO) als de patiënt gedurende een groot deel van de dag (gemiddeld tussen 9.00 en 17.00 uur) in de instelling aanwezig is, voor diverse vormen van behandeling dan wel diagnostiek. De patiënt verblijft ’s nachts niet in de instelling. Een VZO deelprestatie is bedoeld om zorg te omschrijven voor patiënten bij wie, naast de behandeling, ook ondersteuning van personeel met een VOV-functie noodzakelijk is voor een goed verloop van de diverse behandel- en/of diagnostiekactiviteiten.

Bij het registreren van een verblijfsdag zonder overnachting registreert de behandelaar twee zaken:
- Verblijfsprestatie VZO: de behandelaar kan, als voldaan is aan de voorwaarden zoals die hieronder zijn benoemd, de deelprestatie VZO registreren.
- Behandel- en/of diagnostiekactiviteiten: de op die dag uitgevoerde behandel- en/of diagnostiekactiviteiten maken geen onderdeel uit van de verblijfsdag zonder overnachting. De bestede behandeltijd moet geregistreerd worden op de DBC.

Voorwaarden voor registratie VZO
- De deelprestatie VZO mag niet geregistreerd worden als er meer dan vier uur aan direct patiëntgebonden activiteiten op één dag worden gegeven
- De ondersteuning van VOV-personeel is noodzakelijk voor een goed verloop van diverse behandel- en/of diagnostiekactiviteiten
- Er is geen sprake van aaneengeschakelde behandeling van de patiënt binnen één dagdeel. In dat geval moeten de behandelaren de afzonderlijke behandelactiviteiten of verrichtingen die hebben plaatsgevonden registreren
- VZO mag alleen geregistreerd worden wanneer op dezelfde kalenderdag minimaal twee direct patiëntgebonden activiteiten plaatsvinden die vallen onder de hoofdgroep diagnostiek en/of behandeling of in combinatie met de verrichting ECT.

Controlemassa

Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:
• Alle DBC’s
• Waarbinnen minimaal één VZO is geregistreerd (act_8.9.01)
Alle VZO-dagen binnen de DBC worden vervolgens afzonderlijk gecontroleerd conform toetsingskader

Controlemethodiek

Data-analyse en toelichting op beleid (inzet noodzaak personeel met een VOV functie)

Toetsingskader

Een geregistreerde VZO is rechtmatig, indien:
• er op de dag van de VZO niet meer dan 4 uur direct cliëntgebonden activiteiten (bruto aanwezigheid, geen doorval DBC) zijn geleverd

én

• er geen sprake is van een aaneenschakeling van behandelingen in één dagdeel (wanneer er sprake is van aaneenschakeling binnen een dagdeel en er een afspraak later op de dag volgt met een aantal uur ertussen dan zal de VZO hier niet op afgekeurd worden mits aan de overige eisen wel wordt voldaan)

én

• er minimaal twee direct cliëntgebonden activiteiten op dezelfde kalenderdag geleverd zijn, die onder de hoofdgroep diagnostiek en/of behandeling of in combinatie met de verrichting ECT geregistreerd worden

én

• Indien de cliënt gedurende een groot gedeelte van de dag aanwezig is (gemiddeld tussen 9:00 en 17:00), zie nadere toelichting op bepaling groot gedeelte van de dag aanwezig

én

• Er sprake is van de noodzaak voor ondersteuning van VOV personeel. Dit kan o.a. aangetoond worden door aanvullende toelichting en informatie over het rooster aan te leveren in het verantwoordingsdocument

NB: Er kan alleen sprake zijn van VZO indien de cliënt gedurende een groot deel van de dag aanwezig is (gemiddeld tussen 9:00 en 17:00 uur). Hierbij worden de volgende uitgangspunten gevolgd:
• Meer dan 6 uur aanwezigheid kan als rechtmatig beoordeeld worden
• Minder dan 4 uur aanwezigheid is onrechtmatig
• Is een patiënt tussen de 4 en 6 uur aanwezig dan kan dit als rechtmatig beoordeeld worden wanneer het ‘Aantal uur aanwezige tijd buiten behandeling’ groter is dan 1 uur. Het ‘Aantal uur aanwezige tijd buiten behandeling’ wordt berekend middels de formule: Eindtijd van de laatst geregistreerde activiteit -/- Begintijd van de eerst geregistreerde activiteit -/- Daadwerkelijke totale behandelduur.

De output van de data-analyse is onrechtmatig. Uitzonderingen kunnen (op regelniveau) toegelicht worden.

Definities relevante terminologie

• Aaneenschakeling van behandeling in één dagdeel
• VZO-dagen
• Tijdschrijfactiviteiten (incl. agendaregistratie: begin en eindtijd)
• ECT-verrichting
• VOV personeel

Programmeerbare norm

Er is sprake van  “Terechte registratie verblijf zonder overnachting (VZO) (N6250)” als aan de volgende selectie is voldaan: 

1) DBC’s geopend in het betreffende jaar
2) DBC bevat verblijfsdagen zonder overnachting (act_8.9.01)
3) Verblijfsdag zonder overnachting is onrechtmatig indien:  Er meer dan 4 uur direct cliëntgebonden activiteiten op dezelfde dag geleverd is.	4) Verblijfsdag zonder overnachting is onrechtmatig indien:   Er is enkel sprake van aaneenschakeling van direct cliëntgebonden activiteiten.	5) Verblijfsdag zonder overnachting is onrechtmatig indien:   Er zijn minder dan twee direct cliëntgebonden activiteiten geleverd op dezelfde kalenderdag, die onder de hoofdgroep diagnostiek en/of behandeling vallen of in combinatie met de verrichting ECT geregistreerd zijn.	6) Verblijfsdag zonder overnachting is onrechtmatig indien: Indien de cliënt gedurende een groot gedeelte van de dag aanwezig is (gemiddeld tussen 9:00 en 17:00) Meer dan 6 uur aanwezigheid kan als rechtmatig beoordeeld worden Minder dan 4 uur aanwezigheid is onrechtmatig Is een patiënt tussen de 4 en 6 uur aanwezig dan kan dit als rechtmatig beoordeeld worden wanneer het ‘Aantal uur aanwezige tijd buiten behandeling’ groter is dan 1 uur.

	Controlemassa bepaald door data-analyse
	Uitkomst data-analyse

Logica: 1 en 2 (en 3) (en 4) (en 5)

Berekening financiële impact

• De financiële impact is de waarde van alle onrechtmatig geregistreerde VZO-dagen op de DBC
• Als er financiële impact gevonden wordt, dienen fouten gecorrigeerd te worden op microniveau.