Inkoop - Crediteur zonder actueel inkoopcontract (R65882)

Behoort tot Normenkader ValueCare

Gemeenten

1. Gemeenten - Rechtmatigheidsverantwoording - Inkoop en aanbesteding

Samenvatting

In een inkoopcontract worden de afspraken vastgelegd die opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar maken. Het inkoopcontract is daarmee een belangrijk handvat om te kunnen sturen op de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkoopuitgaven.

Deze controle signaleert crediteuren waaraan meer dan het normbedrag is betaald in het afgelopen jaar, waarbij:

• Geen inkoopcontract is geregistreerd
• Een inkoopcontract zonder einddatum is geregistreerd
• De einddatum van het inkoopcontract is overschreden

Van deze crediteuren moet worden vastgesteld of ze correct zijn gecontracteerd, alsnog gecontracteerd moeten worden of dat een aanbestedingsprocedure moet worden ingezet.

Risico

Betaling zonder dat er een geldig contract is (i.c.m. niet goed inzichtelijk of er een contract aanwezig is).

Regelgeving / beleid

2020

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2020: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2020: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2021

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2021: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2021: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2022

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2022: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2022: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

2023

Inkoopbeleid Aanbestedende diensten dienen een inkoopbeleid op te stellen om de inkoop, vooral van onderdrempelige opdrachten, te kunnen reguleren. Daarbij zijn aanbestedende diensten verplicht om de Gids Proportionaliteit toe te passen. Daarnaast geldt dat wanneer het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen in het normenkader voor de accountantscontrole tevens een materiële toetsing op de naleving daarvan is vereist. Het inkoopproces als geheel dient te worden getoetst. 2023: NBA - Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij jaarrekeningcontrole van decentrale overheden - p. 11 Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. 2023: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, art. 4.1.2.2

Interpretaties

De volgende interpretatiekeuzes zijn gemaakt:

1. Het normbedrag staat standaard op € 50.000, dit is per klant instelbaar via een parameter.

Programmeerbare norm

Er is sprake van “Inkoop - Crediteur zonder actueel inkoopcontract (R65882)” als aan de volgende selectie is voldaan:

1) Alle crediteuren met betalingen in het afgelopen jaar
2) De betalingen in het afgelopen jaar waren hoger dan het normbedrag (parametriseerbaar)
3) Er is geen inkoopcontract geregistreerd	4) Er is een inkoopcontract zonder einddatum geregistreerd	5) De einddatum van het inkoopcontract is overschreden

Logica: 1 en 2 en (3 of 4 of 5)

Berekening financiële impact

De financiële impact is gelijk aan de hoogte van de betalingen aan de crediteur in het afgelopen jaar.