FAQ - Digitale Assistent GGZ cliënt informatie

Voorbeeld 1: Toelichting en toestemming Jeugdzorg

Toestemming voor gebruik audio-opnames voor verslag

Elke keer dat wij een gesprek met elkaar voeren moet uw hulpverlener een verslag van dat gesprek maken voor uw dossier. Wij willen daarom elk gesprek dat wij samen hebben gaan opnemen en geautomatiseerd omzetten naar een tekstverslag. Dat doen wij met behulp van AI-technologie. Deze technologie is uiteraard veilig en voldoet aan alle noodzakelijke veiligheidsnormen en uw gegevens blijven vertrouwelijk.

Het voordeel van deze manier van werken is het volgende. Uw hulpverlener moet tijdens een gesprek notities maken voor het verslag van de bespreking. Dat leidt af van het gesprek dat de hulpverlener met u heeft. Als het gesprek wordt opgenomen kan uw hulpverlener zich helemaal op u focussen.

Deze manier van werken is veilig en uw gegevens blijven zonder meer vertrouwelijk. Nadat het verslag is gemaakt wordt de geluidsopname vernietigd. Wij hebben voor deze manier van werken met uw persoonsgegevens uw toestemming nodig. Wij zullen u bij de start van ieder gesprek op wijzen dat u ervoor kunt kiezen dat u een gegeven toestemming kunt intrekken.

Naam van de hulpverlener:

Datum:

Toestemming cliënt:

Waar in dit document wordt gesproken over ‘ouder(s)’ wordt bedoeld: gezag dragende ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s). Wanneer cliënt jonger is dan 12, tekenen alleen de ouders. Wanneer cliënt tussen 12 en 16 jaar is, dan tekenen zowel ouders als cliënt. Wanneer de cliënt tussen 16 en 18 jaar is, tekent cliënt zelfstandig.

Hierbij geef ik toestemming om het gesprek op te nemen voor administratieve doeleinden.

Plaats:

Datum:

Naam cliënt: Naam ouder 1: Naam ouder 2:

Handtekening cliënt: Handtekening ouder 1: Handtekening ouder 2

Voorbeeld 2: Toelichting en toestemming Volwassenen eenvoudig

Beste cliënt,

Wij willen u graag informeren dat we het gesprek dat we voeren opnemen en geautomatiseerd omzetten naar een tekstverslag met behulp van AI-technologie. Dit stelt uw behandelaar in staat om tijdens het gesprek volledig op u te focussen, zonder afleiding door notities. Daarnaast wordt uw behandelaar ontzorgd bij het maken van het verslag.

We zorgen er uiteraard voor dat uw gegevens veilig worden behandeld en vertrouwelijk blijven. Uw behandelaar maakt zoals gewoonlijk een verslag, waarbij de geluidsopname niet wordt bewaard. Mocht u bezwaar hebben, dan kunt u dit bij ons kenbaar maken.

Met vriendelijke groet,

Naam van de behandelaar:

Datum:

Toestemming cliënt:

Hierbij geef ik toestemming om het gesprek op te nemen voor administratieve doeleinden.

Handtekening cliënt:

Voorbeeld 3: Toelichting en toestemming Volwassenen uitgebreid

TOESTEMMINGSVERKLARING Geluidopnames

“Uw persoonsgegevens zijn veilig bij XXXX!”

Dat is de belofte die XXXX doet aan haar cliënten en medewerkers. Deze belofte willen wij waarmaken. Om die reden vragen wij uw toestemming voor het maken van geluidsopnames. Deze toestemmingsverklaring geldt voor de cliënten en medewerkers van XXXX.

Inleiding

Middels dit formulier geeft de ondergetekende toestemming aan XXXX tot het maken van geluidsopnames van het gesprek. De geluidsopnames vallen onder bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). XXXX zal deze verwerken en beschermen conform de wettelijke vereisten en zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor de toestemming is verstrekt.

Geldigheidsduur

Deze toestemmingverklaring geldt voor onbepaalde tijd. Ondergetekende stemt vrijelijk in met deze opnames en het is hem/haar bekend dat deze toestemming te allen tijde kan worden ingetrokken zonder nadelige gevolgen. Ondergetekende begrijpt dat de verwerkingen van zijn/haar persoonsgegevens tijdens de periode van toestemming geven tot en met toestemming intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Toestemming

• De toestemming geldt uitsluitend voor het hieronder beschreven doel;

• De opnames worden alleen voor een ander doeleinde gebruikt of met andere instanties of personen gedeeld als hiervoor opnieuw toestemming is gegeven;

• XXXX is niet aansprakelijk voor het onterechte gebruik van de beelden door derden waar MET ggz niet van op de hoogte is.

Doel:

Geluidsopnames ten behoeve van werking verslag door de Digitale Assistent.

Ondertekening

Datum en plaats: …………………………….

Naam: ………………………………………………….                              Geboortedatum: …………………………….

Adres: …………………………….                                                          Telefoonnummer: …………………………….

Handtekening voor toestemming:

…………………………………………………..

Bijlage: Toelicht Digitale Assistent

Betreft: Informatie over werkwijze verslaglegging

Geachte heer/mevrouw,

Wij willen u graag informeren dat we het gesprek dat we voeren opnemen en geautomatiseerd omzetten naar een tekstverslag met behulp van onze Digitale assistent.

Dit stelt uw behandelaar in staat om tijdens het gesprek volledig op u te focussen, zonder afleiding door notities maken of typen op de laptop. Daarnaast wordt uw behandelaar ontzorgd bij het maken van het verslag.

We zorgen er uiteraard voor dat uw gegevens veilig worden behandeld en vertrouwelijk blijven. Uw behandelaar verwerkt zoals gewoonlijk het verslag, waarbij de geluidsopname niet wordt bewaard, en plaats het in uw clientdossier. Mocht u bezwaar hebben, dan kunt u dit bij ons kenbaar maken.

Met vriendelijke groet,

YYYY, onderdeel van XXXX.