FAQ - Digitale Assistent MSZ

Inleiding

Behoefte

Door toenemend personeelstekort en stijgende wachtlijsten is de druk op zorgpersoneel (artsen, verpleegkundigen, doktersassistenten) en ondersteuners (zorgadministratie) in de ziekenhuizen groot. Verwachting is dat deze trend versterkt zal worden door vergrijzing en uitstroom en daarmee ook de (toegankelijkheid van) zorg aan patiënten in de knel komt.

Om dit te keren, willen de ziekenhuizen in het netwerk van ValueCare de administratieve lastendruk bij het zorgpersoneel sterk verminderen. Met behulp van AI-technologie en digitalisering zal dit zorgen voor een transformatie in de manier van werken van het zorgpersoneel. Hierdoor wordt er veel tijd bespaard op administratie, krijgt het zorgpersoneel meer tijd voor de patiënt en wordt het werkplezier vergroot.

Oplossing: de "Digitale Assistent Medisch Specialisten" voor de zorgverlener en ondersteuner.

ValueCare heeft een Digitale Assistent ontwikkeld voor de medisch specialisten waarmee ondersteuning wordt geboden op de volgende gebieden:

• Auto-Voorbereiding: samenvatting van eerdere contactverslagen met de patiënt en/of multidisciplinaire overlegmomenten ter voorbereiding van volgende contacten met patiënt of medebehandelaars.
• Auto-Verslaglegging: opname van gesprek met patiënt en/of medebehandelaars en automatisch aanmaken van verslag.
• Registratie Afleiding: de te registreren zorgactiviteiten met AI automatisch afleiden uit het (auto-)verslag.
• Auto-registratie: verplichte registratie van de administratieve afhandeling na gesprek met patiënt en/of medebehandelaars (garantie voor volledigheid van registratie).

Wat toont deze wiki?

Deze wiki beantwoordt veel gestelde vragen over de ValueCare “Digitale Assistent Medisch Specialisten”.

Vragen

Algemene vragen

Is de Digitale Assistent veilig en vertrouwelijk?

Ja, de assistent voldoet aan de strenge beveiligings- en privacyrichtlijnen van het ziekenhuis. Alle opnames en transcripties worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel, ook jij alleen hebt toegang tot de opnames en transcripties van jouw patiënten. Insteek is daarnaast dat het EPD de juiste plek is én blijft voor het bewaren van de gespreksverslagen. Zodra het verslag in het EPD staat, worden de gegevens in de Digitale Assistent verwijderd.

Hoe kan ik het beste uitleg geven aan de patiënt?

Het is belangrijk om de patiënt goed te informeren. Voor het opnemen van het consult vraagt de Digitale Assistent expliciet de toestemming van de patiënt. Een voorbeeldtekst voor communicatie naar de patiënt is via de volgende link beschikbaar: FAQ - Digitale Assistent MSZ patiënt informatie.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor de "Auto-Voorbereiding"

Wat doet de Digitale Assistent ter ondersteuning van de voorbereiding?

De Digitale Assistent kan in de eerste plaats gebruikt worden voor de zorgverlener om een consult, een MDO, … voor te bereiden. Hiervoor maakt het systeem gebruik van relevante informatie uit alle voorgaande verslagen uit het EPD die vervolgens worden samengevat. Op die manier heeft de zorgverlener in één oogopslag de belangrijkste informatie van de patiënt ter voorbereiding van een afspraak of overleg.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor de "Auto-Verslaglegging"

Algemene vragen

Wat doet de Digitale Assistent ter ondersteuning van verslaglegging?

De Digitale Assistent is verder ook een hulpmiddel dat gebruikt wordt in de medische wereld voor het opnemen en transcriberen van consulten, maar ook voor meer algemene verslagen zoals interne overleggen (vb. vakgroep overleg, MDO, …). De Digitale Assistent maakt vervolgens een samenvatting van deze opname op basis van de specifieke opbouw (prompts) die relevant zijn voor het gekozen type gesprek. Deze specifieke opbouw wordt gemaakt in samenspraak met elk specialisme.

Hoe werkt de Digitale Assistent ter ondersteuning van verslaglegging?

De assistent neemt het gesprek op, zet de opname om in een tekst (transcriptie), en gebruikt dan vooraf ingestelde prompts om de belangrijkste punten en besluiten samen te vatten volgens de gewenste opbouw.

De instructie voor het gebruik van de Digitale Assistent kunt u vinden in de volgende PDF: Instructie Digitale Assistent.pdf

Technische vragen

Hoe start ik een opname op een laptop voor een face2face gesprek?

U gaat naar het portaal van ValueCare  en klikt naar de Digitale Assistent waar u meteen aan de slag kunt gaan. Eerst zullen nog de benodigde gegevens zoals de naam van de patiënt (evt. patiëntennummer) gevraagd worden. Daarna kan u het gesprekstype kiezen om vervolgens de opnameknop in te drukken. Zorg ervoor dat alle deelnemers van het gesprek op de hoogte zijn van de opname en hun toestemming hebben gegeven.

Voor welke type gesprekken kan ik automatisch verslagen maken?

Op dit moment kan de Digitale Assistent voor de meest voorkomende type consulten automatische verslagen maken op maat van elk (sub)specialisme. De bibliotheek aan type gesprekken wordt voortdurend uitgebreid en kan ook op vraag worden uitgebreid. Ga voor een inzicht in de beschikbare gesprekstype naar de volgende pagina: Digitale Assistent MSZ - Bibliotheek

Hoe start ik een opname op een telefoon voor een face2face gesprek?

Er is geen speciale app nodig, u volgt dezelfde procedure als op een laptop. U gaat dus via een webbrowser naar de website van de Digitale Assistent.

Hoe start ik een opname wanneer ik een telefonisch consult heb met een patiënt?

Voorlopig is de volgende werkwijze van toepassing: u start een opname op uw laptop, u belt uw patiënt per telefoon en zet de telefoon op speaker.

Hoe zie ik dat de opname daadwerkelijk loopt?

Er verschijnt een ring rond de opname knop die beweegt met het geluid. Let op dat het geluid van alle aanwezigen een beweging van de ring geeft.

Is er speciale opname apparatuur nodig?

Nee, vaak is de microfoon van de laptop of telefoon voldoende. Bij desktops is de microfoon vaak geblokkeerd, daarom is het belangrijk deze weer te activeren onderaan de startbalk of bij de instellingen. Bij oudere desktops is het verstandig een externe microfoon te gebruiken. Er zijn goedkopere microfoons en wat duurdere, voor advies kan u contact opnemen met de consultant van ValueCare als vast aanspreekpunt.

Kan ik mijn laptop dichtdoen tijdens de opname?

Nee, dat kan niet. Dan stopt de opname.

Kan ik de opname pauzeren of stoppen?

Ja, tijdens het gesprek kunt u de opname op elk moment pauzeren of stoppen door op de desbetreffende knoppen te drukken. Dit is handig voor langere gesprekken of gesprekken in verschillende delen. U kan dus ook de opname pauzeren op het moment dat de patiënt het consult verlaat maar je zelf nog aantal punten wil inspreken.

Kan ik een gespreksopname starten zonder internet verbinding (wifi)?

Nee, dat kan niet. De gegevens worden niet op het lokale apparaat (laptop, telefoon, tablet) opgeslagen, maar op een server van het ziekenhuis waarvoor een actieve internetverbinding nodig is.

Wat gebeurt er als de wifi verbinding uitvalt tijdens de opname?

Dan loopt de opname gewoon door. De opname wordt gebufferd. Zodra er weer wifi is, wordt de opname weer op de server opgeslagen.

Wat als mijn computer in slaapstand gaat tijdens de opname?

De applicatie zorgt er voor dat de laptop niet in slaapstand gaat.

Wat gebeurt er nadat het gesprek is opgenomen?

Na de opname wordt het gesprek automatisch getranscribeerd en omgezet in een verslag op basis van het gekozen verslagtype. U ontvangt het verslag en het is mogelijk de transcriptietekst in te zien door op 'Toon transcriptie' te drukken.

Kan ik eerdere opnames terugvinden?

Ja, alle opnames worden veilig opgeslagen en kunnen worden teruggevonden via de knop 'Toon opnames' in de interface van de Digitale Opname Assistent. U kunt alleen uw eigen opgenomen gesprekken inzien.

Hoe gebruik ik de Assistent in combinatie met Microsoft Teams?

Ga voor een beschrijving naar de volgende pagina: FAQ - Digitale Assistent MS Teams

Transcripties en samenvattingen

Hoe lang duurt het voordat de transcriptie klaar is?

De tijd die nodig is voor het transcriberen van een gesprek kan variëren, meestal ontvangt u de transcriptie binnen enkele minuten na afloop.

Kan ik de transcriptie en samenvatting aanpassen?

Ja, u kunt de transcriptie en samenvatting doorlezen en waar nodig aanpassen. Het is belangrijk dat u de inhoud controleert op juistheid en volledigheid.

Hoe kies ik het juiste type verslag voor mijn gesprek?

Bij het starten van een opname kunt u kiezen uit verschillende type verslagen. Afhankelijk of uw specialisme verschillende sub-specialismes heeft, zijn er meerdere types beschikbaar. Selecteer het type dat het best past bij het desbetreffende consult.

Vragen bij het gebruik van de Digitale Assistent voor de "Registratie Afleiding" en "Auto-Registratie"

Op basis van wat wordt er een “registratie afleiding” gemaakt?

Aan de hand van de tekst die door de Digitale Assistent is gemaakt voor het “Auto-Verslag” of door een verslag gemaakt door de medisch specialist zelf, wordt er door een classificatietaalmodel herkend welke verrichtingen er zijn uitgevoerd en geregistreerd moeten worden. Dit gebeurt dus enkel op basis van het (geautomatiseerd) verslag waar de medisch specialist nog steeds eigen regie over heeft.

Kan ik zelf nog (achteraf) verrichtingen registreren?

Ja, naast de verrichtingen die de Digitale Assistent heeft herkend  en geregistreerd uit het verslag, is er altijd de mogelijkheid om nog extra zorgactiviteiten te registreren. Dit kan via de zoekbalk onderaan de “Registratie Suggestie” waar je op naam of nummer van de desbetreffende zorgactiviteit kan zoeken.

Hoe weet ik zeker dat alles correct geregistreerd is?

De regie blijft in handen van de zorgverlener. Het is dus goed om steeds na te kijken dat alles geregistreerd is dat moet geregistreerd worden. Binnen ValueCare blijven wij het model steeds testen, ook voor nieuwe zorgactiviteiten. Op die manier kan de Digitale Assistent het verslag op dezelfde manier beoordelen zoals de zorgverlener waaruit vervolgens de juiste verrichtingen kunnen worden herkend en geregistreerd.

Ik heb per ongeluk op de knop “Registreer in EPD” gedrukt maar ik wou nog iets aanpassen, kan ik dit nog doen?

Neen, dit is niet meer mogelijk. Daarom is het belangrijk na te kijken welke verrichtingen de Digitale Assistent uit het verslag heeft herkend en of je daar akkoord mee bent.

Wat als ik een verrichting nog extra wil toevoegen die niet wordt voorgesteld en ik ook niet via de “zoekbalk” kan vinden?

Via de zoekbalk kan je in de hele bibliotheek van zorgactiviteiten binnen de medisch specialistische zorg zoeken. Deze bibliotheek wordt voortdurend geüpdatet door ValueCare wanneer er nieuwe verrichting codes zijn ontwikkeld.

Beveiliging en privacy