Robot - Ortec rooster status aanpassen

Samenvatting

Context

Elk rooster in ORTEC WS heeft een bepaalde roosterstatus. Alle statussen op een rijtje (van laag naar hoog) zijn: Planning (door planner) Gepubliceerd (door planner) Verantwoord (door planner) Geaccordeerd (door manager) Verwerkt (door salarisadministratie) Een rooster met de status ‘planning’ zit in de ontwerpfase. Dat wil zeggen: de planner kan in vrijheid elke benodigde aanpassing doen. Een rooster met de status ‘gepubliceerd’ is bekend gemaakt aan de medewerkers. Mutaties (ruilingen en wijzigingen) kunnen worden geregistreerd. Dit is ook de status waarin er andere verstoringen van het rooster kunnen optreden (bijvoorbeeld door ziekte of bijzonder verlof). Als planner zet u de roosterstatus op ‘verantwoord’ nadat u alle benodigde realisaties (aanpassingen) heeft doorgevoerd. Dit is het teken voor de manager om het rooster te beoordelen en de status bij goedkeuring op ‘geaccordeerd’ te zetten. Vervolgens zal de salarisadministratie het rooster ‘verwerken’. De salarisadministratie dient maandelijks een groot aantal keer op Verwerkt te klikken, namelijk voor alle kostenplaatsen. Een robot kan deze taak overnemen. Daarnaast dient de salarisadministratie maandelijks achter de managers aan te zitten om de status naar Geaccordeerd te zetten. Roosters die niet op de status Verwerkt staan, worden niet meegenomen in de salaris-uitbetaling.

Actie

Automatisch verwerken van alle roosters in status Geaccordeerd. Automatisch mails sturen naar managers met roosters in status Verantwoord.

Uitzonderingen

Geen uitzonderingen

Robot proces flow

Stap	Toelichting
1	Open Ortec
2	Open het venster Roosterperioden (via de klikroute Planning > Roosterbeheer).
3	Zet de roosters in status Geaccordeerd op status Verwerkt
4	Stuur een mail naar behandelaren met roosters in status Verantwoord
5	Sluit Ortec
6	Laat de HR administratie weten dat de roosters zijn aangepast en de emails verstuurd.