Bevriezen

LET op: deze pagina is nog in ontwikkeling. Er kunnen zodoende nog wijzigingen worden doorgevoerd.

Peildatum en bevriesdatum

Het ziekenhuis bepaalt jaarlijks een peilmoment waarop de data wordt bevroren (bijvoorbeeld op basis van wanneer de jaarrekening wordt opgesteld). Op deze peildatum bevriest ValueCare ook de dataset van het ziekenhuis.

Let op: de peildatum van het ziekenhuis (bijvoorbeeld 1 januari 2019) hoeft niet persé gelijk te zijn aan de datum waarop ValueCare de data bevriest. Als het ziekenhuis de data t/m 1 januari mee wilt nemen in de freeze, dan ligt het eraan wanneer ValueCare de data in de portaal heeft verwerkt.

Voorbeeld: Bij Ziekenhuis X loopt de data verwerking 2 dagen achter. Hierdoor zal de sluitdatum van het boekjaar 01-01-2020 zijn en zal de data van het ziekenhuis pas bevroren kunnen worden door ValueCare op 03-01-2020. Dit is namelijk het moment waarop ValueCare de data voor het eerst ontvangen heeft en heeft kunnen verwerken.

Het is belangrijk dat het ziekenhuis op tijd (lees: uiterlijk drie weken voor de peildatum) doorgeeft via een aanvraag bij ValueCare wat de peildatum wordt (oftewel tot welke datum de data moet worden meegenomen van het betreffende boekjaar). ValueCare vult op basis van de aangegeven informatie de peildatum en de bevriesdatum in.

Voorafgaand aan de peildatum is het belangrijk dat het ziekenhuis zoveel mogelijk de retourinformatie verwerkt en de bijbehorende creditnota’s uitstuurt. Ons advies is om de peildatum niet de dag na een facturatierun te zetten, maar twee á drie dagen later om de laatste retourinformatie nog te kunnen verwerken.