Ziekenhuizen Automatische blokkade voor facturatie

Blokkeren voor Facturatie

Het blokkeren van facturatie is een beheersmaatregel met betrekking tot de risico’s rondom het facturatieproces, en in het bijzonder omtrent het aantoonbaar correct factureren. Het gebruik van deze beheersmaatregel zou ertoe moeten leiden, dat er zo min mogelijk onjuiste facturen worden verzonden, wat ten goede zou moeten komen van de herdeclaratie. Deze beheersmaatregel is tevens een belangrijke pijler onder Horizontaal Toezicht.

Tijdens het blokkadeproces worden DBC’s die gekoppeld zijn aan de signaleringen in de ValueCare actielijsten, als te blokkeren aangeboden aan het ziekenhuisinformatiesysteem van het ziekenhuis. Het ziekenhuis is vervolgens verantwoordelijk voor het daadwerkelijk blokkeren van de declarabele eenheid. Een meer gedetailleerde uitleg wordt in deze memo verder beschreven.

1. Procesbeschrijving

ValueCare heeft het automatische blokkadeproces ontwikkeld waarbij signaleringen op basis van controles leiden tot een lijst met Zorgproducten (ZP’s) en Overige Zorgproducten (OZP’s), welke wordt aangeboden aan het ZIS van een ziekenhuis. Het ziekenhuis is vervolgens verantwoordelijk dat aan de hand van deze blokkadelijst de ZP’s en OZP’s daadwerkelijk geblokkeerd worden. Het blokkadeproces wordt hieronder schematisch weergegeven:

1.1 Alle acties op ValueCare controles

De beheersmaatregelen binnen ValueCare worden controles en normen genoemd. Deze controles (met R-nummers) en normen (met N-nummers) zijn gebouwd om wet- en regelgeving te controleren met betrekking tot de registratie in het ZIS van ziekenhuis. Het ziekenhuis beoordeeld deze acties, en past, waar nodig, de signalering aan, en corrigeert daarmee de registratie. Het ziekenhuis kan vervolgens bij ValueCare aangeven welke controles gekoppeld dienen te worden aan de blokkade voor facturatie. Dat wil zeggen dat de acties van deze controles, gerelateerd worden aan de relevante ZP’s en OZP’s, die vervolgens geblokkeerd moeten worden om te factureren. In het portaal is het voor het ziekenhuis inzichtelijk gemaakt welke controles en bijbehorende acties staan ingesteld op “te blokkeren”.

1.2 Vertaling acties naar ZP’s en OZP’s

Alle acties (van zowel blokkerende- als niet blokkerende controles in productie) dienen als basis voor de R03271. De R03271 is een ‘verzamelcontrole’ welke dient als de basis voor de blokkadelijst. De controle is te vinden door in het Horizontaal Toezicht (HT) - Blokkade dashboard op de controle R03271 te klikken. Dit dashboard is te vinden via de zoekbalk, of door eerst naar Bibliotheek à Horizontaal Toezicht à Horizontaal Toezicht (HT) - Blokkade te navigeren. Op deze lijst staat per regel één declarabele eenheid (ZP of OZP). Op deze lijst staan genegeerde en niet genegeerde acties. Wanneer een actie ‘genegeerd’ is, betekent het dat deze actie géén blokkerende werking heeft. Niet genegeerde acties hebben wél een blokkerende werking.

Acties kunnen op verschillende manieren genegeerd worden:

1.      ValueCare heeft enkele controles default voor al haar klanten uitgesloten van blokkade, acties op deze controles worden automatisch genegeerd van blokkade voor facturatie.De klant kan zelf ook controles standaard laten uitsluiten, acties op deze controles worden automatisch genegeerd.

o   Per actie wordt in de kolom ‘Opmerking VC’ toelichting gegeven over deze automatische ‘uitsluiting’.

2.      Er zijn ook acties van controles welke in beginsel blokkerend zijn, maar vanwege een uitsluiting alsnog automatisch genegeerd wordt.

o   Zie hier ook kolom ‘Opmerking VC’.

3.      Wanneer een actie op de eigen controle reeds is genegeerd, wordt deze [SV1] ook op de R03271 genegeerd.

o   Dit is terug te vinden in de kolom ‘Opmerking VC’, hier staat dan ‘Automatisch genegeerd, geen openstaande acties’. Bij het negeren van de actie kan ook een opmerking toegevoegd worden met reden.

Indien er meerdere acties op één ZP op OZP van toepassing zijn, worden deze beide getoond in de kolom ‘Toelichting’. Er wordt wel maar één regel voor de ZP of OZP getoond.

Tenslotte hebben een aantal controles betrekking op meer dan één OZP en/of ZP terwijl er maar één getoond wordt bij de actie. Dit houdt in dat de actie invloed kan hebben op meer dan één OZP en/of ZP. Eventuele verwante OZP en/of ZP’s die door deze actie ook geblokkeerd moeten worden, krijgen een eigen regel in de lijst van de R03271. Daarbij geeft de kolom ‘Toelichting extra blokkade’ weer, op basis van welke controle en zorgactiviteit deze op de blokkadelijst komt. Vervolgens wordt de verwante OZP en/of ZP’s welke betrekking heeft met de initiële OZP of ZP, op de blokkadelijst getoond. Dit betekent dat wanneer de OZP of ZP van de actie bijvoorbeeld genegeerd wordt, de verwante OZP’s en/of ZP’s ook genegeerd worden.

ValueCare richt deze werking centraal in voor de controles waarvoor dit relevant is.

1.3 Netto blokkadelijst ZP’s en OZP’s

De acties die niet genegeerd zijn in de actielijst van de R03271, worden vertaald naar een technische blokkadelijst: ‘B0010 - Blokkade facturatie o.b.v. ZP’s/OZPs’. Deze is te vinden in het Horizontaal Toezicht (HT) - Blokkade dashboard, in de sectie 'Tabellen', onderaan. De tabellen zijn ook altijd via de zoekbalk bovenin beeld te vinden. Hier is ook de tabel ‘B0025 - Blokkade facturatie o.b.v. ZP’s/OZP’s ZIS controle/norm’ te vinden, wat inhoudelijk dezelfde regels bevat als de B0010, behalve dat op de B0010 méér informatie per regel weergeeft. De B0025 is de lijst welke gebruikt kan worden om in te lezen in het ZIS om de facturen erop te blokkeren (zie volgende paragraaf).

Het aantal declarabele eenheden van de R03271 komt overeen met die van de B0010/25. Het is mogelijk dat er in de B0010/25-lijst voor één zorgproduct (ZP of OZP) meer dan één regel voorkomt, waardoor het totale aantal regels hoger uitvalt. Dit gebeurt omdat elke afzonderlijke factuurregel apart wordt vermeld in de tabel, en er kunnen voor hetzelfde zorgproduct bijvoorbeeld zowel een creditnota als een nieuwe factuur (debet) klaarstaan. Deze worden dan allemaal geblokkeerd.

Er kunnen geen wijzigingen aangebracht worden door de klant op deze blokkadelijsten.

1.4 Export blokkadelijst naar ZIS

Tijdens de dagelijkse verwerking wordt de netto blokkadelijst (B0025) geëxporteerd naar het ZIS van de klant. Zoals aangegeven in sectie 1.3, bevat deze netto blokkadelijst, alle ZP’s en OZP’s, welke o.b.v. de actielijst, en de afgesproken configuratie van controles, als te blokkeren wordt aangeboden aan het ziekenhuis. De blokkadelijst wordt automatisch op de server bij de klant klaargezet. Het verschilt per ZIS hoe deze lijst vervolgens leidt tot blokkade voor facturatie.

1.5 Uitzonderingen op het standaardproces

In principe wordt de blokkadelijst elke dag opnieuw aangeboden aan het ziekenhuis. Het ziekenhuis kan er echter voor kiezen om alleen met delta blokkade lijsten te werken. De blokkadelijst wordt dan eens in de tijd zoals hierboven verwerkt, de rest van de tijd wordt er dan met delta blokkadelijsten gewerkt. Voor die ziekenhuizen met als ZIS EPIC worden behalve blokkade, ook deblokkade bestanden geplaatst.

2. Aantoonbaarheid:

In hoofdstuk 1 is beschreven hoe het blokkadeproces doorlopen wordt. De werking van de blokkade wordt aangetoond doordat dagelijks de verschillende stappen in het proces op elkaar worden aangesloten. Een schematische weergave van de aantoonbaarheid van het blokkadeproces is hieronder weergegeven:

2.1 B1010 en B1020: aantoonbaarheid ValueCare blokkadelijst

De werking van het blokkade proces binnen ValueCare wordt aangetoond met de B1010 en B1020 lijst. Dat wil zeggen dat stappen 1 en 2 van de aansluiting zoals hierboven weergegeven, worden aangetoond met deze tabellen. Ook deze zijn te vinden in de sectie 'Tabellen' of va de zoekbalk. Tabel B1010 bestaat uit een aantal stappen:

Stap 1 toont alle acties die op het moment van de verwerking open staan en betrekking hebben op een DBC.

In stap 1 wordt het totaal aantal acties getoond. Aan elke actie hangt een zogenaamd Logic ID (LOID), en deze vertaling vindt plaats in stap 2. In deze vertaling wordt er bij de LOIDS gekeken naar de aanvangsdatum.

In stap 3 en 4 wordt de data verrijkt, om de vertaling van LOIDS, naar ZP's en OZP's te kunnen maken.

In stap 5.0 wordt bepaald welke acties voor de huidige verwerking leiden, tot een te blokkeren DBC. Dit is op basis van DBC sluitdatum, negeren van acties, uitsluitingen op acties, etc. Het tonen van de te blokkeren DBC's wordt in stap 5.1 verder toegelicht.

In stap 5.1 worden de acties geschrapt, waarvan deze niet van toepassing zijn op het blokkadebestand van de verwerking. M.a.w. alle acties waarvan de ZP's/OZP's als te blokkeren aan het ZIS worden aangeboden, blijven over na deze stap. Teven is in kolom "Totaal aantal (O)ZPs op de R03271" te zien hoeveel DBC's er daadwerkelijk als te blokkeren worden aangeboden in het blokkadebestand.

In stap 6 wordt aan de hand van de R03271, de daadwerkelijke blokkadelijst opgesteld, de B0010 en de B0025. Hier worden een aantal regels toegevoegd, omdat er naast de factuurregels, ook soms credit regels geblokkeerd dienen te worden. Zodoende zijn de aantallen van de B0010 niet 1 op 1 in de portaal aan te sluiten, maar dit wordt technisch wel gedaan in de bovenstaande B1010. Door unieke ZP en OZP nummers te tellen kan de aansluiting wel gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor de B0025.

De B0001 lijst toont een overzicht van alle controles en normen in productie. Deze lijst bevat o.a. een kolom met 'Blokkade' JA/NEE. Indien een controle of norm op Blokkade JA staat, dan heeft deze een blokkerende werking voor de facturatie.

2.2 B1000: aantoonbaarheid ZIS facturatie

Bij het aanleveren van de blokkadelijst aan het ZIS van de klant, is de klant vervolgens verantwoordelijk voor het daadwerkelijk blokkeren van de facturen. Op dit proces heeft ValueCare geen invloed. ValueCare is wel in staat om de uitkomst van het proces van blokkeren voor facturatie te monitoren.

Om de uitkomsten van de facturatie te monitoren is de B1000 tabel ontwikkeld:

Deze tabel controleert per facturatierun of er ZP’s/OZP’s zijn gefactureerd welke in het blokkadebestand van de meest recente aanlevering hebben gezeten. M.b.t. het voorbeeld hierboven heeft er op 07-08-2024 een facturatierun plaatsgevonden (kolom “Rundatum facturatie). In kolom “Datum blokkade bestand”, staat de datum van het blokkade bestand weergegeven waar de vergelijking mee wordt gemaakt. Er wordt vervolgens op ZP/OZP niveau, voor alle items in het blokkadebestand, gecontroleerd of deze in de facturatierun zijn verstuurd. Indien de ZP/OZP niet is gefactureerd, dan staat er in kolom “(niet) Gefactureerd?" , “Niet gefactureerd”. Indien de ZP/OZP uit het blokkadebestand wel is gefactureerd, dan wordt het in de kolom weergegeven met “Gefactureerd”.

Zodoende kan er per facturatierun worden gecontroleerd indien er ZP’s/OZP’s zijn gefactureerd, welke in het blokkadebestand hebben gezeten. Zoals eerder aangegeven, is het daadwerkelijk blokkeren van een ZP/OZP de verantwoordelijkheid van de klant.

Naast de B1000 tabel, is ook de B1001 tabel beschikbaar. Deze toont de sommatie per facturatierun, om ze de aansluiting op de totalen te kunnen aantonen. Verder is er ook de B1100 tabel, die gebruikt kan worden om de blokkades te valideren. In een kolom staat aangegeven welke ZPs en OZPs er eventueel foutief gedeclareerd zijn. Het is zaak om de regels die bij de kolom ‘Ind_foutief’ ‘Ja’ of ‘Ja?’ hebben staan, te controleren. Bij deze is er een indicatie dat er iets fout is gegaan. Bij ‘Ja?’  zijn de Actie aanmaak datum en de Laatste faktuurdatum exact gelijk. Als indicatie foutief leeg is, is de actie op dezelfde dag gesloten als de laatste faktuur. Dat zijn dus signaleringen die als gevolg van een timingsissue niet geblokkeerd zijn geweest, maar de signalering is wel dezelfde dag gesloten. In deze gevallen zijn de correcties wel doorgevoerd en is  er  geen sprake van een facturatie terwijl er geblokkeerd had moeten worden. Door deze tabel periodiek te beoordelen kan je eventuele omissies in de facturatie snel oplossen. Het advies vanuit ValueCare is om dit meerdere malen per jaar te controleren. Daarmee voorkom je dat er na een lange periode uitgezocht moet gaan worden waarom er een facturatie plaats heeft gevonden. Dit is eenvoudiger om dit vrij kort na de facturatie na te gaan en daar waar nodig een correctie voor te voeren in het ZIS.

Artikelen

• Aantoonbaar correct declareren: zó maak je fun van je facturatierun