Percentage cliëntgebonden tijd GGZ
Inleiding
Deze wiki geeft u achtergrond voor de dataset "Personeel productiviteit". Deze dataset wordt gebruikt voor de rapportages rond "Percentage cliëntgebonden (declarabele) tijd GGZ".
Uitleg
Voor de uitleg van het percentage cliëntgebonden tijd is het handig om kennis te hebben van de volgende datasets:
| Dataset | Toelichting |
|---|---|
| Activiteiten | Deze dataset bevat alle tijdschrijfactiviteiten, dwz alle contacten met tijdsregistratie, gezien vanuit de CLIENT.
Er zijn verschillende datasets die allemaal starten met Activiteiten: Per financiering is een activiteiten dataset gemaakt. |
| Agenda inzet | Deze dataset bevat alle activiteiten uit de agenda, dwz alle contacten met tijdsregistratie, gezien vanuit de MEDEWERKER. |
| Personeel productiviteit | Deze dataset brengt EPD informatie over geregistreerde cliëntgebonden (en desgewenst niet-cliëntgebonden) uren samen met informatie uit het personeelsysteem.
De EPD informatie komt overeen met de informatie uit de datasets Activiteiten en Agenda inzet PLUS extra logica. |
De dataset "Personeel productiviteit" kent de volgende velden:
| Veld | Toelichting | |
|---|---|---|
| Declarabele uren | Declarabele uren direct | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Activiteiten. En wel de directe tijd met "Declarabel" = "Ja". |
| Declarabele uren indirect | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Activiteiten. En wel de indirecte tijd met "Declarabel" = "Ja".
Let wel:
| |
| Declarabele uren reistijd | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Activiteiten. En wel de reistijd met "Declarabel" = "Ja". | |
| Declarabele uren overig | Dit is de tijd die niet-cliëntgebonden maar wel declarabel is. | |
| Declarabele uren | Dit is de optelsom van de velden "Declarabele uren direct", "Declarabele uren indirect", "Declarabele uren reistijd" en "Declarabele uren overig". | |
| Declarabele uren indirect norm ZPM | Dit veld komt overeen met het veld "Indirecte tijd (norm)" uit de dataset Activiteiten met "Declarabel" = "Ja". | |
| Productieve uren | Productieve uren direct | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Agenda inzet. En wel de directe tijd. |
| Productieve uren indirect | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Agenda inzet. En wel de indirecte tijd.
Let wel: de indirecte tijd voor de ZVW/FZ (ZPM) wordt gelijke gesteld aan 0. In het ZPM hoeft immers geen tijd geschreven te worden. In de berekening later wordt gebruik gemaakt van het veld "Indirecte tijd (norm)". Dit is de NZA norm tijd. | |
| Productieve uren reistijd | Dit is de tijd die overeenkomt met de data uit de dataset Agenda inzet. En wel de reistijd. | |
| Productieve uren overig | Dit is de tijd die niet-cliëntgebonden maar wel productief is. | |
| Productieve uren | Dit is de optelsom van de velden "Productieve uren direct", "Productieve uren indirect", "Productieve uren reistijd" en "Productieve uren overig". | |
| Productieve uren indirect norm ZPM | Dit veld komt overeen met het veld "Indirecte tijd (norm)" uit de dataset Activiteiten. | |
| Contracturen | Contracturen bruto | Dit zijn de bruto contracturen uit het HR systeem. Per inzetregel wordt een record aangemaakt (je ziet dus de loonverdeling). |
| Contracturen netto | Dit zijn de bruto contracturen verminderd met de uren zwangerschapsverlof en de onbetaalde uren. | |
| Contracturen netto berekening | Dit veld legt uit hoe de berekening van bruto naar netto precies plaatsvindt.
Voorbeeld: Bruto uren - Zwangerschapsverlof - Ouderschapssverlof - Geboorteverlof - Onbetaald verlof + Verlofsparen | |
| Contracturen netto behandelfractie | Dit zijn de netto contracturen, optioneel verminderd met de uren die in mindering gebracht moeten worden.
Er is keuze om te verminderen met: uren verlof, uren ziekte, verlofrecht, neventaken, uren OR, uren opleiding, etc. | |
| Contracturen netto behandelfractie berekening | Dit veld legt uit hoe de berekening van netto naar netto behandelfractie precies plaats vindt.
Voorbeeld: Productieffractie * (Netto uren - Gecorrigeerde OR uren - Gecorrigeerde opleidings uren) | |
| Behandelfractie | Met behandelfractie wordt de fractie bedoeld dat een medewerker werkelijk kan behandelen op de betreffende inzetregel.
Voorbeeld: behandelaar behandelt 50% en is 50% coördinator van zijn team, dan is de fractie 0,5. Let wel:
| |
| Behandelfractie toelichting | Dit veld legt uit hoe de berekening van de behandelfractie tot stand komt.
Voorbeeld: Medewerker heeft productieve tijd geschreven binnen de afgelopen 3 maanden van deze datum; Er geldt een fractie 1 productief op kostenplaats 12901; | |
| Uren | Uren bruto | ValueCare biedt de mogelijkheid om in de noemer van de productiviteit/declarabiliteit berekening gebruik te maken van de contracturen, de roosteruren of de financiële uren.
De meerderheid van de zorginstellingen kiest voor "Contracturen", al lijken de "Roosteruren" in de regel beter de ingezette tijd weer te geven. |
| Uren netto | Dit zijn de uren bruto verminderd met de uren zwangerschapsverlof en de onbetaalde uren. | |
| Uren netto behandelfractie (Inzetbare uren) | Dit zijn de netto contracturen, optioneel verminderd met de uren die in mindering gebracht moeten worden.
Er is keuze om te verminderen met uren verlof, uren ziekte, verlofrecht, neventaken, uren OR, uren opleiding, etc. | |
| Niet inzetbare uren | Dit is de som van alle uren die in mindering zijn gebracht op de bruto uren om tot 'Uren netto behandelfractie' te komen. Dit is dus gelijk aan: 'Uren bruto' - 'Uren netto behandelfractie'. | |
| Norm productiviteit netto | Dit veld geeft de productie norm aan voor de betreffende inzetregel.
De productie norm kan op verschillende manieren geconfigureerd worden:
| |
| Norm declarabiliteit netto | Dit veld geeft de declarabiliteit norm aan voor de betreffende inzetregel. De configuratie van deze norm gaat op vergelijkbare wijze als de configuratie voor 'Norm productiviteit netto'. | |
| Overig | Declarabele uren behandelfractie | Dit is een variant van het veld "Declarabele uren", gecorrigeerd voor de behandelfractie en de uren netto behandelfractie. Indien de behandelfractie en de uren netto behandelfractie groter zijn dan 0 worden de "Declarabele uren" 1:1 overgenomen in "Declarabele uren behandelfractie". Indien één van beide fracties 0 is worden de "Declarabele uren behandelfractie" op 0 gezet. Iemand die niet productief hoeft te zijn of geen netto inzetbare tijd heeft, hoeft/kan immers geen declarabele uren schrijven. |
| Productieve uren behandelfractie | Dit is een variant van het veld "Productieve uren", gecorrigeerd voor de behandelfractie en de uren netto behandelfractie. Indien de behandelfractie en de uren netto behandelfractie groter zijn dan 0 worden de "Productieve uren" 1:1 overgenomen in "Productieve uren behandelfractie". Indien één van beide fracties 0 is worden de "Productieve uren behandelfractie" op 0 gezet. Iemand die niet productief hoeft te zijn of geen netto inzetbare tijd heeft, hoeft/kan immers geen productieve uren schrijven. |
Indien een medewerker een loonverdeling heeft op verschillende kostenplaatsen, dan moeten de productieve en declarabele uren verdeeld worden. Dat kan op 2 manieren:
- Naar rato van de loonverdeling.
- Naar rato van de geschreven tijd.
Zie hieronder bij het scenario "Basis" de uitwerking. Via een parameter kan de gewenste optie geconfigureerd worden.
Via een Beheertabel kan aangeven worden of bepaalde kostenplaatsen niet moeten meetellen (het gaat dan om niet tijdschrijvende kostenplaatsen). Zie hieronder bij het scenario "Niet tijdschrijven" de uitwerking.
Welke keuzes maak ik en hoe configureer ik cliëntgebonden (declarabele) tijd?
Het is belangrijk om vooraf de keuze te maken voor cliëntgebonden tijd of voor cliëntgebonden declarabele tijd. Alle volgende keuzes dienen met dat uitgangspunt worden genomen.
Stap 1: Bepaal je netto inzetbaarheid. Dit zijn de uren die een zorgverlener beschikbaar heeft zonder de niet inzetbare tijd. Bespreek daarnaast overige basisinstellingen.
- Bereken je netto inzetbaarheid dynamisch door de bruto inzetbaarheid te verminderen met verlof, verzuim, neventaken, etc.
- Zorg ervoor dat de zaken waar voor je wilt corrigeren ook worden opgehaald uit de bron en verwerkt in het personeelsmodel.
- Besluit van te voren of je wilt werken met ZPM indirecte norm tijd.
- Bespreek hoe om te gaan met tijd die geschreven wordt buiten de eigen kostenplaatsen. Bijv: contract op A en B, geschreven tijd op C. Die kan verdeeld worden over A en B via de loonverdeling (contract) of de geschreven uren (realisatie).
Stap 2: Configureer via de beheertabel
- Stel de gemaakte bovenstaande keuzes in via beheertabel "Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit parameters"
Stap 3: Bepaal je normpercentage voor de productie afgezet tegen de netto inzetbaarheid
- Kies een norm die past bij jouw specifieke situatie en behoeften. De norm geeft aan hoeveel uren je verwacht te realiseren. Indien er vooraf veel gecorrigeerd wordt op de netto inzetbaarheid wordt de norm doorgaans hoger ingesteld dan wanneer er niet wordt gecorrigeerd. Bijv. ziekteverzuim kan vooraf voor gecorrigeerd worden via de netto inzetbaarheid of men kan het verwachte gemiddelde ziekteverzuim verdisconteren in de norm.
Stap 4: Configureer via de beheertabel
- Gebruik de beheertabel "Beheer BI Personeel: Normen productiviteit en declarabiliteit" om de norm voor cliëntgebonden uren te configureren. Dit kan worden gedaan op basis van de volgende criteria:
- Medewerker
- Kostenplaats
- Functie
- Combinatie van twee of meer van de bovenstaande criteria
- Als er geen gebruik wordt gemaakt van de beheertabel, zal de norm automatisch teruggaan naar de standaardwaarden die zijn ingesteld in de parameters in beheertabel "Beheer BI Personeel: Declarabiliteit parameters"
- De standaardnorm kan worden aangepast door een consultant.
Stap 5: Specifieke updates op de data (optioneel)
- Indien nodig kunnen er nog specifieke updates worden doorgevoerd op de gegevens. Een voorbeeld hiervan zijn niet-clientgebonden activiteiten die we kunnen tonen als ‘overige tijd’.
Stap 6: Bepaal de behandelfractie. Het is mogelijk om de behandelfractie te beïnvloeden op basis van de volgende criteria:
- Inzet (via per_inzet, o.b.v. bronregistratie of vooraf bepaalde logica): Er kan bijv. in de personeelsdata zijn vastgelegd dat een bepaalde medewerker voor 75% inzetbaar is voor cliëntgebonden activiteiten
- Kostenplaats Productie (beheertabel "Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Geschreven productie"): Er kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de kostenplaats waarop de uren zijn geschreven. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.
- Kostenplaats Inzet (beheertabel "Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit kostenplaatsen - Inzet medewerker"): Er kan per kostenplaats een afwijkende behandelfractie worden meegegeven voor de inzet kostenplaats van de medewerker. Hierdoor kunnen bepaalde kostenplaatsen worden uitgesloten.
- Functie (beheertabel "Beheer BI Personeel: Productiviteit & Declarabiliteit functies"): Er kan per functie een afwijkende behandelfractie worden meegegeven. Hierdoor kunnen bepaalde functies worden uitgesloten.