Robot - Ortec rooster status aanpassen

Samenvatting

Context

Elk rooster in ORTEC WS heeft een bepaalde roosterstatus. Alle statussen op een rijtje (van laag naar hoog) zijn: Planning (door planner) Gepubliceerd (door planner) Verantwoord (door planner) Geaccordeerd (door manager) Verwerkt (door salarisadministratie) Een rooster met de status ‘planning’ zit in de ontwerpfase. Dat wil zeggen: de planner kan in vrijheid elke benodigde aanpassing doen. Een rooster met de status ‘gepubliceerd’ is bekend gemaakt aan de medewerkers. Mutaties (ruilingen en wijzigingen) kunnen worden geregistreerd. Dit is ook de status waarin er andere verstoringen van het rooster kunnen optreden (bijvoorbeeld door ziekte of bijzonder verlof). Als planner zet u de roosterstatus op ‘verantwoord’ nadat u alle benodigde realisaties (aanpassingen) heeft doorgevoerd. Dit is het teken voor de manager om het rooster te beoordelen en de status bij goedkeuring op ‘geaccordeerd’ te zetten. Vervolgens zal de salarisadministratie het rooster ‘verwerken’. De salarisadministratie dient maandelijks een groot aantal keer op Verwerkt te klikken, namelijk voor alle kostenplaatsen. Daarnaast dient de salarisadministratie maandelijks achter de managers aan te zitten om de status naar Geaccordeerd te zetten. Een robot kan deze taken overnemen. Roosters die niet op de status Verwerkt staan, worden niet meegenomen in de salaris-uitbetaling.

Actie

Automatisch verwerken van alle roosters in status Geaccordeerd. Automatisch mails sturen naar managers met roosters in status Verantwoord.

Uitzonderingen

Geen uitzonderingen

Robot proces flow

Stap	Toelichting
1	Open Ortec Ga naar Ortec URL Log in met gewenste account Kies de juiste omgeving (Test tijdens het validatieproces, Productie na accordering robot) Kies WS Client Pop-up kies toestaan
2	Open het venster Roosterperioden Klik op menu item "Planning" en daarna "Roosterbeheer".
3	Selecteer de te verwerken Roosterperiodes Selecteer een Roostergroep Check welke Roosterperiode in status Geaccordeerd staat Voer voor deze Roosterperiode stap 4 uit Herhaal stap 3 voor de volgende Roostergroep totdat alle Roostergroepen zijn geverifieerd NB: alleen de gewenste roosters worden aangepast. In overleg met het HR-team wordt de juiste scope van roosters bepaald.
4	Zet de roosters in status Geaccordeerd op status Verwerkt Klik op een roosterperiode Klik op de knop met de twee pijltjes. Het venster "Roosterperiode" verschijnt. Pas de roosterstatus in het venster aan naar "Verwerkt"
5	Selecteer de te accorderen Roosterperiodes Selecteer een Roostergroep Check welke Roosterperiode in status Verantwoord staat Voer voor deze Roosterperiode stap 6 uit Herhaal stap 5 voor de volgende Roostergroep totdat alle Roostergroepen zijn geverifieerd NB: alleen de gewenste roosters worden aangepast. In overleg met het HR-team wordt de juiste scope van roosters bepaald.
6	Stuur een mail naar behandelaren met roosters in status Verantwoord Maak gebruik van de beheertabel "kostenplaats vs manager/emailadres" om een email te sturen naar de juiste manager.
7	Sluit Ortec
8	Laat de HR administratie weten dat de roosters zijn aangepast en de emails verstuurd.

Opmerkingen:

• De robot wordt afgetrapt op de door de salarisadministratie aangegeven dagen (bv. 1e tot en met de 5e van de maand) op een specifiek tijdstip (bv. 16.00 uur).
  • Op deze manier worden wijzigingen door managers opgepikt door de robot.
  • Als managers de status niet hebben aangepast bij een volgende run van de robot, volgt dus een nieuwe email.