Handreiking Q&A

Waarom zijn er toch wijzigingen in mijn Freeze-omgeving?

1. De freeze is een verzameling data die apart gezet wordt en waarin niet meer gemuteerd kan worden via het ZIS. Als je hier dan elke dag dezelfde controles op uitvoert, zou je verwachten dat er ook elke dag hetzelfde aantal fouten uitkomt. Toch is dit niet zo, en daar zijn verschillende redenen voor:1. De scripts waarmee ValueCare de controles uitvoert, kunnen veranderen. Denk bijvoorbeeld aan een wijziging in de Handreiking of een andere interpretatie die tot wijzigingen leidt. Dit kan er toe leiden dat we een actie die eerst fout was, nu niet meer fout is en omgekeerd.
2. De referentiegegevens bij de controles kunnen wijzigen. Als voor een afdeling stond aangegeven dat daar géén klinische opnames mogen plaatsvinden, maar dat blijkt dus wél te mogen, dan zullen bij die wijziging registraties die als fout werden bestempeld nu als goed worden gezien.
3. Stel dat de risicomassa verkeerd vastgesteld was en herzien moet worden, dan kan dat ook tot in- en/of uitstroom van fouten leiden. Denk aan een verkeerde bevriesdatum, het toevoegen of weghalen van een uzovi-code, etc. Deze situatie is uitzonderlijk, maar kan voorkomen.
4. Indien het ziekenhuis na de freeze een uitsluiting aanvraagt op een data-analyse die gekoppeld is aan een deelwaarneming, dan zullen de ‘automatisch genegeerde’ acties doorstromen naar de deelwaarneming (bijvoorbeeld bij de N0167 en de N0170).

Wat is het verschil tussen kolom status_hr en kolom status_hr_bevroren?

Status_hr_bevroren is leidend voor de bijlagen. Status_hr wordt voor handmatig genegeerde en uitgestroomde acties overgenomen vanuit Daily auditing. Als in Daily Auditing een actie handmatig wordt genegeerd die in HR voorkomt, zal hij binnen HR ook genegeerd worden (status_hr = Genegeerd). De uitsluitingen die betrekking hebben op de freeze lopen ook met de freeze mee, dus van automatisch genegeerde acties wordt de status niet overgenomen. Zolang de parameter om de actie-status te bevriezen in de freeze nog niet is ingevuld zal status_hr_bevroren hetzelfde zijn als status_hr. Echter na het invullen van de parameter wordt status_hr_bevroren niet meer overgenomen vanuit status_hr. Zo kunnen er nog acties worden genegeerd in de Daily Auditing, zonder dat dit invloed heeft op de bijlages.

Waarom is kolom M vaak groter dan kolom K in bijlage II?

Kolom M = de fouten die worden gerapporteerd (fouten op peildatum). Dit betreffen de acties met status Open en status Uitgestroomd. Dus ook acties met impact 0 die niet genegeerd zijn.

Kolom K = de fouten die voortvloeien uit de query met eventuele financiële impact.

Hoe gaan andere ziekenhuizen om met signaleringen die 0 euro impact geven?

In het handreikingsdocument wordt er verkapt vermeld dat je voor de handreiking geen acties hoeft op te lossen zonder impact, dit zijn echter toch fouten in de registratie. Ons advies hierover is dat het ziekenhuis de acties met 0 euro impact ook oplost om hiermee de foute registratie toch te corrigeren. Dit past ook in de Horizontaal Toezicht gedachte. Indien het ziekenhuis toch besluit om acties met 0 euro impact automatisch te negeren, dan houdt ValueCare er wel rekening mee dat alleen acties die ook netto 0 euro impact hebben, worden genegeerd. Acties die netto impact hebben, horen wel tot de risicogerichte massa en dienen te worden opgelost. Dit is te controleren met het facet ‘DBC netto impact indicator’.

Hoe kan ik prioriteit bepalen voor het wegwerken van signaleringen?

Veel ziekenhuizen richten het uitroepteken in het portaal zo in dat ze door te filteren op het uitroepteken kunnen zien hoeveel werk er nog ligt voor de handreiking van dat jaar. Hiermee kunnen ze snel de prioriteit bepalen. Er zijn ook ziekenhuizen die zonder het uitroepteken werken. Zij focussen zich bijvoorbeeld op normen waar vorige jaren veel impact stonden of werken eerst acties weg met de hoogste impact.

Wat houdt de status 'Open (boekjaar 20XX)' voor data-analyses in?

Het kan voorkomen dat er bij de data-analyse normen de status ‘open (boekjaar 20xx)’ komt te staan. Dat is omdat ze op het moment van de freeze een facturatiestatus hadden, maar nu een status gecrediteerd (dus niet meer een facturatiestatus). Hierdoor is er momenteel een ander boekjaar gekoppeld aan de actie, maar er zit nog wel een fout in de freeze die niet is opgelost. Voor de handreiking moet het ziekenhuis dit wel oplossen voor het uit te voeren handreikingsjaar (het zit in de freeze data en op het moment van de freeze was het een actie), alleen wordt er een ander boekjaar toegekend aan de actie in de freeze, dan in de daily auditing. Door dit aan te geven, is de actie makkelijker te vinden voor het ziekenhuis.

Wat betekent de toelichting 'Actie behoort tot massa B HR20XX' (oftewel het vorige boekjaar)?

Het kan voorkomen dat er bij het ziekenhuis acties zijn met de tekst ‘Actie behoort tot massa B HR20XX’ in de dagelijkse verwerking onder ‘Opmerking VC’ (dus niet in de freeze verwerking). Aangezien deze acties boekjaar 2018 hebben en het terechte acties zijn staan ze erbij. Als het ziekenhuis volledig wil zijn, dan kunnen ze deze ook oplossen. Punt is alleen dat Deelmassa B (aldus Handreikingsdocument) over getoetst moet worden, indien de deelmassa B boven de 1% zit. Zolang deelmassa B dus onder de 1% zit hoeft het ziekenhuis de acties niet persé op te lossen. Of deelmassa B boven de 1% zit kan gecheckt worden bij Overzicht -> Handreiking 2018 – Declarabele Massa -> tabblad ‘DATA_massa_B’. Het gaat dan om het percentage wat staat bij omzet_jaar 2016.

Wat betekent actiestatus 'Genegeerd/uitgestroomd'?

In de freeze tabbladen kan de status genegeerd/uitgestroomd voorkomen. De actie is genegeerd, waarmee het ziekenhuis zegt dat de actie onterecht word gesignaleerd. Maar toch is de actie uitgestroomd, wat aangeeft dat de actie toch is opgelost in het ZIS. Goed om hierbij te weten is dat de status genegeerd de status uitgestroomd ‘overruled’. Het ziekenhuis kan zichzelf de vraag stellen of het wel terecht is dat de actie genegeerd is.

Hoe verwerkt ValueCare de HT-stimuleringsregeling?

Het ziekenhuis kan via een aanvraag doorgeven welke normen wel en niet uitgevoerd dienen te worden voor de Handreiking. Wij verwerken dit en zorgen ervoor dat er geen acties worden getoond op de data-analyses en deelwaarnemingen die niet uitgevoerd hoeven te worden.