Bevriezen
Peildatum en bevriesdatum
Het ziekenhuis bepaalt jaarlijks een peilmoment waarop de data wordt bevroren (bijvoorbeeld op basis van wanneer de jaarrekening wordt opgesteld). Op deze peildatum bevriest ValueCare ook de dataset van het ziekenhuis.
Let op: de peildatum van het ziekenhuis (bijvoorbeeld 1 januari 2019) hoeft niet persé gelijk te zijn aan de datum waarop ValueCare de data bevriest. Als het ziekenhuis de data t/m 1 januari mee wilt nemen in de freeze, dan ligt het eraan wanneer ValueCare de data in de portaal heeft verwerkt.Voorbeeld: bij ziekenhuis X loopt de data verwerking 2 dagen achter. Hierdoor zal de sluitdatum van het boekjaar 01-01-2020 zijn en zal de data van het ziekenhuis pas bevroren kunnen worden door ValueCare op 03-01-2020. Dit is namelijk het moment waarop ValueCare de data voor het eerst ontvangen heeft en heeft kunnen verwerken.
Het is belangrijk dat het ziekenhuis op tijd (lees: uiterlijk drie weken voor de peildatum) doorgeeft via een aanvraag bij ValueCare wat de peildatum wordt (oftewel tot welke datum de data moet worden meegenomen van het betreffende boekjaar). ValueCare vult op basis van de aangegeven informatie de peildatum en de bevriesdatum in.
Voorafgaand aan de peildatum is het belangrijk dat het ziekenhuis zoveel mogelijk de retourinformatie verwerkt en de bijbehorende creditnota’s uitstuurt. Ons advies is om de peildatum niet de dag na een facturatierun te zetten, maar twee á drie dagen later om de laatste retourinformatie nog te kunnen verwerken.
Freeze-verwerking
ValueCare werkt standaard met een dagelijkse verwerking (daily auditing). Dit levert in de portaal een dynamische bak op van acties die fout zijn op basis van recente data.
Nadat de data is bevroren, wordt een aparte freeze-verwerking voor ziekenhuizen gedraaid. Tijdens deze freeze-verwerking worden dagelijks de handreikingsnormen gedraaid op basis van de bevroren data. Deze dataset wordt apart getoond in de portaal onder menu Handreiking.
De freeze-verwerking draait na de dagelijkse verwerking. Omdat dit twee losse processen zijn, zijn de wijzigingen in de freeze pas later zichtbaar dan in de dagelijkse verversing van de data. Afhankelijk van de instellingen per ziekenhuis draait de freeze-verwerking elke dag of een paar keer per week.
Een ziekenhuis werkt over het algemeen de acties van de handreiking (data-analyses) weg vanuit de Daily Auditing. De status van handmatig genegeerde en uitgestroomde acties wordt dan met de freeze-verwerking bijgewerkt in de handreikingstabbladen. Dan worden ook de Handreikingsbijlagen geüpdatet.
Nadat de definitieve bijlages zijn ingeleverd, kan de status van een actie ook vastgezet worden.
Actiepunten Bevriezen - ziekenhuizen
- Stuur uiterlijk 3 weken voordat de peildatum plaatsvindt zowel de peildatum als t/m welke dag de data meegenomen dient te worden (via een aanvraag).
- Verwerk de retourinformatie uiterlijk 2 a 3 dagen vóór de peildatum, zodat deze data nog goed meegenomen kan worden in ValueCare.
- Peildatum invoeren en NK brondata op peildatum bevriezen.
- ValueCare kijkt na of de benodigde data voor het handreikingsjaar aanwezig is.
- ValueCare controleert of er ca. 15 GB vrij is voor Handreiking freeze.